So wird Dein Geschäftsessen ein Erfolg

Ein Geschäftsessen kann viele Anlässe haben, zum Beispiel Kundenakquise, Vertragsabschlüsse oder Beziehungspflege. Abhängig davon, ob Geschäftspartner, Kunden, Investoren oder Angestellte zum Essen eingeladen werden, fällt dieses formell oder informeller aus, es gibt jedoch immer einen offiziellen Anlass. Was es zu beachten gibt und welche Tipps es für die Planung und Durchführung eines Geschäftsessens gibt, liest Du in diesem Artikel.

Wenn wir ein “Geschäftsessen” planen, meinen wir damit meistens eine Mahlzeit mit Kunden oder Geschäftspartnern in einem Restaurant. Bei oder nach dem Essen werden geschäftliche Dinge besprochen, beispielsweise ein gemeinsames Projekt, eine zukünftige Zusammenarbeit, ein Vertragsabschluss oder eine Vertragsverlängerung. Das Geschäftsessen kann jedoch auch primär zur Pflege und Vertiefung der Geschäftsbeziehung veranstaltet werden.

Auch ein offizielles Essen mit Bewerbern oder Bewerberinnen oder mit Vorgesetzten könnte man im weitesten Sinne als Geschäftsessen verstehen. Der Anlass könnte sein, einen Erfolg zu feiern oder dem Team gegenüber Wertschätzung zu zeigen

Für die Steuer ist die Definition eindeutig: als “geschäftlich” gilt ein Essen, wenn mindestens eine betriebsfremde Person daran teilnimmt. Sind alle Teilnehmenden Angestellte des Unternehmens, ist das Essen stattdessen “betrieblich”. Den steuerlichen Unterschied kannst Du weiter unten in diesem Artikel nachlesen.

Grundsätzlich kannst Du Dein Geschäftsessen jederzeit an jedem Wochentag und zu jeder Tageszeit planen, die für Dich und Deine Gäste passt. Üblicherweise findet es am Abend statt, kann aber auch in der Mittagspause geplant werden. Möchtest Du die Kosten des Essens (teilweise) steuerlich absetzen, ist es wichtig, dass dieses für das Finanzamt klar als betrieblicher Anlass erkennbar ist. Von einem Geschäftsessen am Wochenende ist daher eher abzuraten, wähle lieber einen Arbeitstag (Montag bis Freitag)..

Ob die Zeit während des Essens für Mitarbeitende als Arbeitszeit zu bewerten ist, hängt übrigens von vielen Faktoren ab und kann nicht pauschal beantwortet werden. Wichtig für die Bewertung ist unter anderem, welchem Ziel das Essen dient und ob es Vereinbarungen im Arbeitsvertrag gibt. Auf jeden Fall solltest Du den teilnehmenden Angestellten aus Deinem Unternehmen vorher mitteilen, ob das Essen in die Arbeitszeit fällt oder als Freizeit zu betrachten ist.

Wichtig ist, dass sich alle Gäste beim Essen wohlfühlen und passende Speisen finden. Denke deshalb immer daran, vorab nach eventuellen Unverträglichkeiten, Allergien oder Ernährungsformen zu fragen. Ist Dir nicht bekannt, wer welche Einschränkungen oder Vorlieben hat, ist ein Restaurant mit einer großen Auswahl, das auch vegetarische, vegane und glutenfreie Speisen anbietet, eine gute Wahl.

Als Anregung haben wir Dir einige Ideen zusammengestellt, die zu verschiedenen Anlässen passen. Denk immer daran, dass die gewählte Location zu den Gästen, zu Deinem Unternehmen und zur Branche sowie zum Anlass passen sollte. Auch wenn die meisten Geschäftsessen abends stattfinden, findest Du hier auch Anregungen zum geschäftlichen Mittagessen oder Frühstück.

Warum nicht gleich zum Frühstück oder Brunch treffen, ausgeschlafen und mit freiem Kopf? Einige Ideen:

Zu Mittag darf es gern etwas Sättigendes sein, nachdem der Kopf schon arbeiten musste. Manche Menschen essen kein Frühstück, damit ist das Mittagessen die erste Mahlzeit des Tages und darf entsprechend üppig ausfallen.

Auch abends darf reichhaltig gegessen werden, es passen aber auch kleinere Gerichte und Snacks, je nach Anlass kann der Fokus auch auf exquisiten Getränken liegen. Aber Achtung: Alkohol beim Geschäftsessen bitte nur in Maßen und nur wenn es für die Gäste angemessen ist.

Wir möchten Dir einige weitere Tipps an die Hand geben, die Du bei der Planung Deines betrieblichen Essens beachten solltest, damit alles erfolgreich verläuft.

Oben haben wir Dir verschiedene Ideen für Restaurants und Alternativen vorgestellt. Grundsätzlich solltest Du die gewählte Location immer vorher testen. Achte darauf, ob die Atmosphäre zum Anlass und zu den Gästen passt: Wie hoch ist der Geräuschpegel? Ist eine normale Unterhaltung problemlos möglich oder ist die Musik zu laut? Wenn benötigt, gibt es passende große Tische oder abgetrennte Bereiche, die Du mieten kannst? Wie groß ist die Vielfalt auf der Speisekarte und passen die Preise ins Budget? Bist Du mit dem Service zufrieden, wie lange ist die Wartezeit? Wenn Du vorab das Lokal testest, hast Du außerdem die Möglichkeit, den Gästen eine Empfehlung für ihre Bestellung auszusprechen.

Mach Dir auch vorab über die Sitzordnung Gedanken. Als Gastgeberin oder Gastgeber solltest Du mit dem Servicepersonal kommunizieren können, um zum Beispiel für einen Gast etwas nachzubestellen. Es ist außerdem sinnvoll, wichtige Personen unter den Gästen und Entscheidungsträger neben Dir zu platzieren, um dich mit diesen optimal unterhalten zu können. Unterhaltungen quer über einen großen Tisch sind nicht nur mühsam, sondern auch wenig diskret.

Übrigens: Gastgeber sollten immer zuerst anwesend sein und die Gäste willkommen heißen. Du kannst Deine Gäste vor dem Lokal in Empfang nehmen oder am Tisch auf sie warten und ihnen dort ihre Plätze zuweisen.

Für Geschäftsessen gilt: Speisen und Getränke sind steuerlich absetzbar, wenn sie außerhalb des eigenen Unternehmens in einem Restaurant stattfinden. Wenn also mindestens eine betriebsfremde Person dabei ist, kannst Du die Kosten bis zu 70% absetzen. (Dem gegenüber steht das sogenannte “betriebliche Essen” mit Mitarbeitenden, dessen Kosten bis zu 100% absetzbar sind.)

Damit das Essen anerkannt wird, solltest Du einige Dinge beachten: Die Ausgaben müssen angemessen sein - abhängig von der Branche, der Größe und dem Umsatz des Unternehmens und der Bedeutung des Treffens (geht es um Projekte mit sehr hohen Umsätzen ist zum Beispiel ein sehr teures Restaurant angemessen, weniger wenn es nur um kleine Aufträge mit geringem Volumen geht).

Für die Steuer benötigst Du einen Bewirtungsbeleg mit korrekten vollständigen Angaben, zum Beispiel die Namen der Geschäftspartner und der konkrete Anlass (z.B. Projekt oder Auftrag), alle anwesenden Personen mit Namen und Unternehmen. Außerdem den Ort, das Datum und die Uhrzeit sowie eine Unterschrift des Gastgebers. Benötigt wird außerdem die Rechnung des Restaurants mit Angaben wie der konkreten Speisen und Getränke, Datum, Rechnungsbetrag inkl. Steuersatz und Mehrwertsteuer sowie Trinkgeld. Weitere Angaben werden ab 250 Brutto benötigt, z.B. die Steuernummer des Restaurants.

Übrigens: Für Bewirtungsbelege gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Bei allen unseren steuerlichen Tipps und Hinweisen beachte bitte, dass diese nur Richtlinien ohne Gewähr sind, die Du immer mit einer Fachperson besprechen solltest. Diese kennt auch die aktuellen Gesetzgebungen und Einschränkungen und kann Dich dazu beraten.

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