Tipps für den Business Lunch

Der eine oder andere Vertrag wurde schon beim Business Lunch unterschrieben, neue Mitarbeitende eingestellt oder Kooperationen geschlossen. Geschäftstermine mit Essen zu verbinden, ist keine neue Idee und nach wie vor beliebt. Es spricht vieles dafür, den Büroräumen und Meetingräumen zu entkommen und in lockerer Atmosphäre Beziehungen neu zu knüpfen oder zu vertiefen. In diesem Artikel geben wir Dir Anregungen und Tipps für Deinen nächsten Business Lunch.

Das Business Lunch könnte man grob als Geschäftsbesprechung beim Mittagessen übersetzen. Es findet meistens im Restaurant oder einer anderen externen Location statt, kann aber auch in den eigenen Büroräumen oder in seltenen Fällen zu Hause geplant werden.

Die Gründe für ein Geschäftsessen können vielfältig sein - es kann um ein Kennenlernen gehen, eine Besprechung oder ein Meeting zu einem bestimmten Anlass oder darum, Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern oder Investoren zu pflegen.

Da das Business Lunch per Definition nur der geschäftliche Anlass auszeichnet, können die Gäste und Anlässe ganz unterschiedlich sein: Bewerberinnen und Bewerber, Kunden, Geschäftspartner, Investoren oder Mitarbeitende. Einige Anlässe können zum Beispiel sein:

Davon abzugrenzen ist der Team Lunch, dessen einziger Anlass meistens das Teambuilding und die Belohnung der Mitarbeitenden ist, ein anderer konkreter Grund fehlt im Allgemeinen.

Es gibt einige Dinge zu beachten bei der Planung und Durchführung eines Business Lunchs. Wir haben Dir unsere wichtigsten Tipps und Anregungen zusammengestellt, damit Deine Gäste voll zufrieden sind und sich alle rundum wohl fühlen.

Der Ort

Für die meisten Anlässe ist ein klassisches Restaurant eine bessere Wahl als ein Imbiss. Bürgerliche oder eine der beliebtesten Landesküchen (italienisch beispielsweise) sind geeignet, bei jüngeren Gästen auch angesagte Szenerestaurants mit moderner Fusionsküche oder anderen Trend-Kreationen. Je nach Unternehmenswerten und Werten der Gäste kann ein Bio-Restaurant oder eine rein vegetarische oder vegane Küche passend sein.

Achte außerdem darauf, dass die Location mit Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar ist.

Die Auswahl der Speisen

Niemand möchte sich gern beim Essen blamieren. Achte deshalb auf Speisen, die sich einfach verspeisen lassen. Der Burger, der mit der Hand gegessen wird, eignet sich für die meisten Anlässe weniger, genauso Spaghetti oder Fingerfood Speisen, die fettige Finger hinterlassen.

Getränke

Meistens wird zum Business Lunch kein Alkohol getrunken, Wasser passt dagegen immer. Bestellen die Gäste als erstes ein alkoholisches Getränk, dann ist Alkohol in Maßen erlaubt, beispielsweise ein Bier oder Wein.

Geeignete Themen

Vor den geschäftlichen Gesprächen wird im Allgemeinen das Eis mit Small Talk gebrochen. Potenziell kontroverse Themen wie Politik, Geld oder Religion sind eher ungeeignet, ebenso wie zu persönliche Themen wie beispielsweise Gesundheit bzw. Krankheit. Besser und unverfänglicher sind Gespräche über die Arbeit, den eigenen Werdegang, Reisen oder das Essen. Kennst Du besondere Interessen Deiner Gäste, kannst Du auch darauf Bezug nehmen. Eine weitere Möglichkeit sind aktuelle Ereignisse, zum Beispiel Sportereignisse.

Dresscode und Etikette

Der Dresscode der meisten Business Lunches hängt vom Anlass und der Location ab, ebenso wie von den Gästen selbst. Ein junges Startup beispielsweise kann eine etwas ungezwungenere Garderobe zu schätzen wissen. Dasselbe gilt für die Etikette bei Tisch - sie sollte zum Restaurant und zu den Gästen passen. Informiere daher immer vorher genau und eigne Dir zur Sicherheit die wichtigsten Regeln, zum Beispiel über die Platzierung der Serviette und des Bestecks an.

Einladungen

Damit alle frühzeitig informiert sind, verschicke rechtzeitig offizielle Einladungen zum Business Lunch. Die Einladung sollte schriftlich erfolgen, der Termin kann aber telefonisch oder persönlich angekündigt werden. In die Einladung gehören das Datum, die Uhrzeit, ggf. der Anlass, die Location sowie eventuelle Hinweise zur Anfahrt.

Vorlieben und Allergien abfragen

Wichtig ist, dass sich alle wohlfühlen. Dies kann erheblich beeinflussen, ob es zu einem Vertragsabschluss kommt, zu einer Kooperation oder einer Investition oder ob eine Bewerberin oder ein Bewerber sich für Dich entscheidet. Ein wichtiger Punkt, der zeigt, dass Dir Deine Gäste wichtig sind: erkundige Dich vorab, ob Unverträglichkeiten oder besondere Ernährungsformen berücksichtigt werden müssen. Entsprechend solltest Du das Restaurant auswählen und die Speisekarten vorab sondieren. Von Vorteil ist, wenn sich Gäste ihre Speisen selbst auswählen können. Bei einem vorher festgelegten Menü ist das Risiko größer, dass dieses nicht zu Allergien oder Ernährungsformen passt.

Behalte ebenso im Blick, ob das Treffen zu einer Fastenzeit, zum Beispiel im Ramadan, stattfindet und eventuell einer der Kunden oder Geschäftspartner nicht teilnehmen kann.

Vorab testen

Steht ein besonders wichtiger Business Lunch an? Teste die Speisen und das Restaurant vorab, um sicherzustellen, dass Essen, Getränke und Service einwandfrei sind.

Restaurant oder Catering?

Es gibt Vor- und Nachteile zwischen einem Business Lunch in einem Restaurant oder Lunch Catering in den eigenen Räumlichkeiten.

Das Restaurant ist ein neutraler Ort. Zudem wissen viele die Abwechslung zu einem Büroumfeld zu schätzen. Denk hierbei daran, Dir die Räumlichkeiten vorab anzusehen und rechtzeitig einen geeigneten Tisch oder Raum zu mieten.

Das Catering kann als Pause in ein längeres Meeting oder eine Besprechung integriert werden. Es ermöglicht etwas mehr zeitliche und räumliche Flexibilität.

In beiden Fällen solltest Du in den meisten Fällen eher einen Lunch mit Bedienung statt ein Buffet mit Selbstbedienung buchen, damit mehr Zeit für Gespräche bleibt und nichts den Ablauf stört. Für lockere Business Lunches kann jedoch auch ein Buffet eine gute Wahl sein.

Business Lunch durchführen

Nehmen unterschiedliche Gäste am Business Lunch teil, die sich noch nicht kennen, solltest Du alle Anwesenden miteinander bekannt machen. Zu den wichtigsten Informationen gehören der Name, die Position und ggf. das Unternehmen. Diese Einleitung und Vorstellung kann auch als Icebreaker fungieren.

Die Rechnung

Rechnung bezahlt im Allgemeinen, wer zum Business Lunch eingeladen hat. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, kannst Du Deine Gäste vorab darüber informieren, dass sie eingeladen sind. Wichtig ist allerdings zu berücksichtigen: Zu teures Essen könnte als übermäßige Zuwendungen gesehen werden, das solltest Du immer berücksichtigen. In einigen Unternehmen gibt es klare Compliance-Regeln, sodass es möglich ist, dass Deine Gäste trotz Deiner Einladung ihre Rechnung selbst bezahlen möchten.

Wichtig zu wissen

Übrigens: 70% der Bewirtungskosten sowie die Vorsteuer für ein Geschäftsessen sind von der Steuer absetzbar, informiere dich aber immer vorab über die aktuell geltenden Bestimmungen. Die Voraussetzung dafür, das Business Lunch steuerlich geltend zu machen, ist ein vollständig und korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg mit Teilnehmenden und Anlass des Essens.

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