Employee Experience (EX) Design - 17 Tipps, um die Mitarbeiter-Erfahrung zu verbessern

Employee Experience Design als Schlüssel zu mehr Motivation und Produktivität. Nicht nur die Kundenansprüche steigen, auch Angestellte werden anspruchsvoller. Besonders in Branchen, in denen gute Mitarbeitende händeringend gesucht werden, müssen Unternehmen mit einem besonders guten Arbeitserlebnis werben. Gutes Employee Experience Design macht Unternehmen nicht nur für neue Talente attraktiver, sondern sorgt auch dafür, dass mit Fluktuation im Unternehmen gering bleibt.

Einer der HR Trends 2023 ist, die Mitarbeitenden mit ihren Bedürfnissen und Wünschen in den Fokus zu stellen. Sei das, die mentale und physische Gesundheit zu fördern oder durch Mitarbeiter-Benefits Wertschätzung auszudrücken und gute Arbeit zu belohnen - eine gute Erfahrung beim Arbeiten wirkt sich maßgeblich auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz aus. Und damit sowohl auf die Mitarbeiterbindung, als auch auf die Produktivität und damit auf die Arbeitsleistung.

Die Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) umfasst alle Berührungspunkte, die Angestellte von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus der Firma mit einem Unternehmen haben. Das Employee Experience Design ist das Gestalten dieser Mitarbeitererfahrung. Mitarbeitende werden nicht nur als Ressource gesehen, sondern als wichtiger Teil des Unternehmens, die mitgestalten und nicht nur ausführen. Für eine gute Employee Experience sind die Bereiche Unternehmenskultur/Atmosphäre am Arbeitsplatz, Prozesse und Equipment, Technik und physischer Arbeitsplatz relevant.

Ein sehr ähnliches Schlagwort ist die “Workplace Experience” (WX), der Begriff legt den Fokus jedoch auf den Arbeitsplatz und stellt die Angestellten selbst weniger in den Mittelpunkt. Inhaltlich sind die beiden Begriffe identisch.

Daneben gibt es den Begriff der “Workforce Experience”, der auch Nicht-Angestellte mit einbezieht, beispielsweise Inhaberinnen und Inhaber und Freelancer. Die Employee Experience dagegen konzentriert sich auf Employees, also Angestellte.

Dank Stellenbörsen im Internet und Remote Work haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute mehr Auswahl denn je, ganz besonders in gesuchten Branchen und Berufen. Laut dem Gallup Engagement Index 2020 haben nur 17% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber, 58% eine geringe Bindung und 15% gar keine Bindung.

Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die Werte aus Arbeitgebersicht verbessert. Allerdings planen mehr Befragte, ihren Job zu wechseln. Nur noch 61% im Vergleich zu 73% im Vorjahr beabsichtigen ein Jahr später noch immer in ihrer derzeitigen Firma zu sein. Für Arbeitgeber bedeutet das, mehr Anreize für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, das Unternehmen nicht zu wechseln.

Die wichtigsten Gründe für Employee Experience Design:

Je höher die Verbundenheit mit dem Team und dem Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Angestellte kündigen und den Job wechseln. Wer sich wohl fühlt mit dem Team und der Arbeit hat deutlich weniger Gründe zur Unzufriedenheit. Wenn alle Faktoren der Mitarbeitererfahrung beleuchtet und soweit möglich verbessert werden, steigt die Zufriedenheit und damit die Produktivität und die Loyalität dem Team und dem Unternehmen gegenüber.

Eine optimale Arbeitsumgebung, einschließlich technischer Ausstattung und angenehmer Arbeitsatmosphäre erhöhen die Effektivität, wenn die passenden Tools und Hardware sowie Prozesse eingeführt werden und die interne Kommunikation reibungslos funktioniert.

Fluktuation verursacht Kosten, wenn neue Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet werden müssen. Mitarbeiterbindung, die dazu führt, dass Angestellte seltener das Unternehmen verlassen, spart damit HR Kosten ein.

Das Engagement von Mitarbeitenden zu erhöhen ist das Ziel zahlreicher Maßnahmen, die die Zufriedenheit erhöhen sollen. Von Programmen zur Mitarbeiterbelohnung über Benefits bis hin zum Arbeitsequipment gibt es viele Möglichkeiten der Motivation. Die Employee Experience dagegen setzt nicht nur punktuell an, sondern betrachtet die Erfahrungen der Mitarbeitenden ganzheitlicher - welche Faktoren sind für ein gutes Arbeitserlebnis entscheidend, wie lassen sich diese Faktoren verbessern?

Im Allgemeinen bedeutet das Employee Experience Design auch, die Mitarbeitenden aktiv mit einzubeziehen und individuell zu betrachten: was braucht jede und jeder einzelne zur Zufriedenheit? Individuelle Lösungen statt pauschale Maßnahmen für alle.

Die Employee Experience beginnt vom ersten Kontaktpunkt mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber - also von der Einstellung und Einarbeitung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Alle diese verschiedenen Phasen oder Stationen umfasst die Employee Journey. Ein umfassendes Employee Experience Design sollte also die gesamte Employee Journey berücksichtigen.

Wie lässt sich ein verbessertes Employee Experience Design umsetzen? In Unternehmen, in denen diese Überlegungen neu eingeführt werden, fehlt es meistens an einem klaren Prozess. Unsere fünf Schritte sollen Dir einen groben Überblick geben.

Die erste Frage, die Du Dir stellen solltest ist: Was ist aktuell nicht optimal und sollte geändert werden? Wertvoll sind hierbei Feedbackgespräche und anonyme Umfragen nach Verbesserungspotenzialen und Wünschen der Mitarbeitenden. Wo liegen im Moment die Schwierigkeiten? Sind es technische Punkte, ist es die fehlende Wertschätzung oder ungenügender Zusammenhalt im Team? Gibt es ausreichend Eigenverantwortung und Vertrauen? Welche Maßnahmen könnten das mentale und physische Wohlbefinden verbessern? Ist es mehr Flexibilität in den Arbeitszeiten, weniger Überstunden, ein ergonomischer Arbeitsplatz? Im Allgemeinen ist es eine ganze Reihe an Maßnahmen, die priorisiert und geplant werden müssen.

Auf der Basis der Erkenntnisse werden konkrete Anforderungen definiert, beispielsweise mehr Ergonomie, mehr Rücksicht auf Mitarbeitende mit Kindern, das Teambuilding fördern. Die Grundlage sind immer die Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse. Es kann hierbei auch sinnvoll sein, die Anforderungen in verschiedene Gruppen einzuteilen, beispielsweise Maßnahmen zur Verbesserung des Mentalen Wohlbefindens, der Arbeitsabläufe und Produktivität oder der Wertschätzung.

Wichtig ist zu beachten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Bedürfnisse haben, die berücksichtigt werden sollten. Employee Experience ist individuell - während sich die eine über mehr Teambuilding-Angebote freut und sich bessere Beziehungen zu den Teamies wünscht, hätte der andere gern flexiblere Arbeitszeiten und wünscht sich zum Beispiel ein Hybrid Work Arbeitsmodell, um die Arbeit besser mit der Kinderbetreuung vereinbaren zu können.

Welche Ziele ergeben sich aus diesen Anforderungen? Beispielsweise die Umgestaltung aller Arbeitsplätze für eine bestmögliche Ergonomie bis Ende des Jahres, die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells zum nächsten Quartal oder die Planung von monatlichen Teambuilding Events.

Nachdem die Ziele definiert wurden: welche konkreten Maßnahmen sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen? Für ein hybrides Arbeitsmodell beispielsweise müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden (wie viele Tage Anwesenheit im Office, feste Tage, Kernarbeitszeiten usw.), es müssen ggf. Neue Technik und Tools angeschafft und bereitgestellt werden.

Je nach Komplexität der Maßnahmen und Umfang der notwendigen Änderungen kann die Umsetzung eine gewisse Zeit brauchen. Während dieser Zeit ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und währenddessen Feedback einzuholen, um ggf. während des Prozesses Maßnahmen anzupassen. Weitere konkrete Maßnahmen siehe unten.

Haben die umgesetzten Maßnahmen das Ziel erreicht? Sind die Mitarbeitenden mit den Anpassungen zufrieden? Mit Hilfe von Umfragen und 1:1 Gesprächen kannst Du Dir Rückmeldungen aus dem Team einholen und so feststellen, ob die Maßnahmen erfolgreich waren oder ob weitere Anpassungen nötig sind. Andere Ergebnisse lassen sich erst langfristig messen, beispielsweise in sinkenden Fehltagen der Mitarbeitenden (durch bessere Entlastung und weniger Stress) oder in besseren Arbeitsergebnissen.

Der Prozess, eine bessere Employee Experience umzusetzen, ist recht allgemein gehalten, die fünf Schritte sind Dir vielleicht zu abstrakt, daher haben wir außerdem X Tipps für Dich zusammengestellt.

Benefits und Belohnungen sind für die Employee Experience zwar nicht der wichtigste Faktor, Teambuilding Maßnahmen können jedoch erheblich zu einem positiven Erlebnis beitragen. Heycater! kann Dein nächstes Teamevent mit leckerem Catering unterstützen, unsere Eventexpertinnen können jedoch noch mehr!

Vom kompletten Virtual Event bis hin zu Konzepten und der Umsetzung von In-Person-Events oder hybriden Events bringen wir die Erfahrung mit, um Dein Event zu etwas Besonderem zu machen. Vielleicht möchtest Du auch dem Team eine Kleinigkeit zukommen lassen - unsere Home Office Care Pakete haben für jede und jeden etwas Passendes dabei, vom gesunden Obstkorb bis zum Wine Tasting Paket.

Hat Dich dieser Artikel zum Thema Employee Experience Design inspiriert, konntest Du viele Anregungen mitnehmen? Teil ihn sehr gern!