Employee Experience (EX) Design - 17 Tipps, um die Mitarbeiter-Erfahrung zu verbessern

Employee Experience Design als Schlüssel zu mehr Motivation und Produktivität. Nicht nur die Kundenansprüche steigen, auch Angestellte werden anspruchsvoller. Besonders in Branchen, in denen gute Mitarbeitende händeringend gesucht werden, müssen Unternehmen mit einem besonders guten Arbeitserlebnis werben. Gutes Employee Experience Design macht Unternehmen nicht nur für neue Talente attraktiver, sondern sorgt auch dafür, dass mit Fluktuation im Unternehmen gering bleibt.

Einer der HR Trends 2023 ist, die Mitarbeitenden mit ihren Bedürfnissen und Wünschen in den Fokus zu stellen. Sei das, die mentale und physische Gesundheit zu fördern oder durch Mitarbeiter-Benefits Wertschätzung auszudrücken und gute Arbeit zu belohnen - eine gute Erfahrung beim Arbeiten wirkt sich maßgeblich auf die Zufriedenheit am Arbeitsplatz aus. Und damit sowohl auf die Mitarbeiterbindung, als auch auf die Produktivität und damit auf die Arbeitsleistung.

Was ist „Employee Experience Design“?

Die Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) umfasst alle Berührungspunkte, die Angestellte von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus der Firma mit einem Unternehmen haben. Das Employee Experience Design ist das Gestalten dieser Mitarbeitererfahrung. Mitarbeitende werden nicht nur als Ressource gesehen, sondern als wichtiger Teil des Unternehmens, die mitgestalten und nicht nur ausführen. Für eine gute Employee Experience sind die Bereiche Unternehmenskultur/Atmosphäre am Arbeitsplatz, Prozesse und Equipment, Technik und physischer Arbeitsplatz relevant.

Ein sehr ähnliches Schlagwort ist die “Workplace Experience” (WX), der Begriff legt den Fokus jedoch auf den Arbeitsplatz und stellt die Angestellten selbst weniger in den Mittelpunkt. Inhaltlich sind die beiden Begriffe identisch.

Daneben gibt es den Begriff der “Workforce Experience”, der auch Nicht-Angestellte mit einbezieht, beispielsweise Inhaberinnen und Inhaber und Freelancer. Die Employee Experience dagegen konzentriert sich auf Employees, also Angestellte.

Warum ist Employee Experience Design wichtig?

Dank Stellenbörsen im Internet und Remote Work haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute mehr Auswahl denn je, ganz besonders in gesuchten Branchen und Berufen. Laut dem Gallup Engagement Index 2020 haben nur 17% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine hohe emotionale Bindung zum Arbeitgeber, 58% eine geringe Bindung und 15% gar keine Bindung.

Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die Werte aus Arbeitgebersicht verbessert. Allerdings planen mehr Befragte, ihren Job zu wechseln. Nur noch 61% im Vergleich zu 73% im Vorjahr beabsichtigen ein Jahr später noch immer in ihrer derzeitigen Firma zu sein. Für Arbeitgeber bedeutet das, mehr Anreize für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, das Unternehmen nicht zu wechseln.

Die wichtigsten Gründe für Employee Experience Design:

Mitarbeiterbindung erhöhen

Je höher die Verbundenheit mit dem Team und dem Unternehmen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Angestellte kündigen und den Job wechseln. Wer sich wohl fühlt mit dem Team und der Arbeit hat deutlich weniger Gründe zur Unzufriedenheit. Wenn alle Faktoren der Mitarbeitererfahrung beleuchtet und soweit möglich verbessert werden, steigt die Zufriedenheit und damit die Produktivität und die Loyalität dem Team und dem Unternehmen gegenüber.

Die Produktivität und Effizienz steigern

Eine optimale Arbeitsumgebung, einschließlich technischer Ausstattung und angenehmer Arbeitsatmosphäre erhöhen die Effektivität, wenn die passenden Tools und Hardware sowie Prozesse eingeführt werden und die interne Kommunikation reibungslos funktioniert.

Kosten sparen

Fluktuation verursacht Kosten, wenn neue Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet werden müssen. Mitarbeiterbindung, die dazu führt, dass Angestellte seltener das Unternehmen verlassen, spart damit HR Kosten ein.

Employee Engagement vs. Employee Experience

Das Engagement von Mitarbeitenden zu erhöhen ist das Ziel zahlreicher Maßnahmen, die die Zufriedenheit erhöhen sollen. Von Programmen zur Mitarbeiterbelohnung über Benefits bis hin zum Arbeitsequipment gibt es viele Möglichkeiten der Motivation. Die Employee Experience dagegen setzt nicht nur punktuell an, sondern betrachtet die Erfahrungen der Mitarbeitenden ganzheitlicher - welche Faktoren sind für ein gutes Arbeitserlebnis entscheidend, wie lassen sich diese Faktoren verbessern?

Im Allgemeinen bedeutet das Employee Experience Design auch, die Mitarbeitenden aktiv mit einzubeziehen und individuell zu betrachten: was braucht jede und jeder einzelne zur Zufriedenheit? Individuelle Lösungen statt pauschale Maßnahmen für alle.

Employee Experience und Employee Journey

Die Employee Experience beginnt vom ersten Kontaktpunkt mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber - also von der Einstellung und Einarbeitung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Alle diese verschiedenen Phasen oder Stationen umfasst die Employee Journey. Ein umfassendes Employee Experience Design sollte also die gesamte Employee Journey berücksichtigen.

Employee Experience verbessern in 5 Schritten

Wie lässt sich ein verbessertes Employee Experience Design umsetzen? In Unternehmen, in denen diese Überlegungen neu eingeführt werden, fehlt es meistens an einem klaren Prozess. Unsere fünf Schritte sollen Dir einen groben Überblick geben.

1. Bestandsaufnahme

Die erste Frage, die Du Dir stellen solltest ist: Was ist aktuell nicht optimal und sollte geändert werden? Wertvoll sind hierbei Feedbackgespräche und anonyme Umfragen nach Verbesserungspotenzialen und Wünschen der Mitarbeitenden. Wo liegen im Moment die Schwierigkeiten? Sind es technische Punkte, ist es die fehlende Wertschätzung oder ungenügender Zusammenhalt im Team? Gibt es ausreichend Eigenverantwortung und Vertrauen? Welche Maßnahmen könnten das mentale und physische Wohlbefinden verbessern? Ist es mehr Flexibilität in den Arbeitszeiten, weniger Überstunden, ein ergonomischer Arbeitsplatz? Im Allgemeinen ist es eine ganze Reihe an Maßnahmen, die priorisiert und geplant werden müssen.

2. Anforderungen definieren

Auf der Basis der Erkenntnisse werden konkrete Anforderungen definiert, beispielsweise mehr Ergonomie, mehr Rücksicht auf Mitarbeitende mit Kindern, das Teambuilding fördern. Die Grundlage sind immer die Mitarbeitenden und ihre Bedürfnisse. Es kann hierbei auch sinnvoll sein, die Anforderungen in verschiedene Gruppen einzuteilen, beispielsweise Maßnahmen zur Verbesserung des Mentalen Wohlbefindens, der Arbeitsabläufe und Produktivität oder der Wertschätzung.

Wichtig ist zu beachten, dass verschiedene Mitarbeitende unterschiedliche Bedürfnisse haben, die berücksichtigt werden sollten. Employee Experience ist individuell - während sich die eine über mehr Teambuilding-Angebote freut und sich bessere Beziehungen zu den Teamies wünscht, hätte der andere gern flexiblere Arbeitszeiten und wünscht sich zum Beispiel ein Hybrid Work Arbeitsmodell, um die Arbeit besser mit der Kinderbetreuung vereinbaren zu können.

3. Konkrete Ziele setzen

Welche Ziele ergeben sich aus diesen Anforderungen? Beispielsweise die Umgestaltung aller Arbeitsplätze für eine bestmögliche Ergonomie bis Ende des Jahres, die Einführung eines hybriden Arbeitsmodells zum nächsten Quartal oder die Planung von monatlichen Teambuilding Events.

4. Maßnahmen erarbeiten & umsetzen

Nachdem die Ziele definiert wurden: welche konkreten Maßnahmen sind notwendig, um diese Ziele zu erreichen? Für ein hybrides Arbeitsmodell beispielsweise müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden (wie viele Tage Anwesenheit im Office, feste Tage, Kernarbeitszeiten usw.), es müssen ggf. Neue Technik und Tools angeschafft und bereitgestellt werden.

Je nach Komplexität der Maßnahmen und Umfang der notwendigen Änderungen kann die Umsetzung eine gewisse Zeit brauchen. Während dieser Zeit ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und währenddessen Feedback einzuholen, um ggf. während des Prozesses Maßnahmen anzupassen. Weitere konkrete Maßnahmen siehe unten.

5. Erfolg messen & Finetuning

Haben die umgesetzten Maßnahmen das Ziel erreicht? Sind die Mitarbeitenden mit den Anpassungen zufrieden? Mit Hilfe von Umfragen und 1:1 Gesprächen kannst Du Dir Rückmeldungen aus dem Team einholen und so feststellen, ob die Maßnahmen erfolgreich waren oder ob weitere Anpassungen nötig sind. Andere Ergebnisse lassen sich erst langfristig messen, beispielsweise in sinkenden Fehltagen der Mitarbeitenden (durch bessere Entlastung und weniger Stress) oder in besseren Arbeitsergebnissen.

17 Tipps für erfolgreiches Employee Experience Management

Der Prozess, eine bessere Employee Experience umzusetzen, ist recht allgemein gehalten, die fünf Schritte sind Dir vielleicht zu abstrakt, daher haben wir außerdem X Tipps für Dich zusammengestellt.

Employee Experience ist nicht nur ein HR Thema. Um das Thema Exmployee Experience Design erfolgreich umzusetzen, ist nicht nur die HR Abteilung gefragt. Die Teamleads sind gefragt, das Thema muss von oberster Ebene eine hohe Priorität und ggf. Benötigtes Budget erhalten, die IT Abteilung muss für funktionierende Technik mit einbezogen werden - und letztendlich ist auch jede und jeder einzelne Mitarbeitende gefragt, denn letztendlich geht es um das Team und seine Bedürfnisse. Mitbestimmung ist der erste Schritt zu einer besseren Mitarbeitererfahrung.
Offene Kommunikation. Probleme und Schwierigkeiten sollten offen angesprochen werden, ohne Angst vor Konsequenzen. Die Teamleads nehmen hierbei eine Vorbildfunktion ein, je offener die Führung kommuniziert, desto mehr werden sich Mitarbeitende trauen, es ihnen nachzumachen. Im besten Fall verhinderst Du so, dass Mitarbeitende zu lange unzufrieden sind und das Unternehmen verlassen, weil sie sich und ihre Bedürfnisse nicht ernst genommen fühlen und sich nicht trauen, diese zu äußern.
Transparente empathische Führung. Der autoritäre unnahbare Führungsstil wird heutzutage immer mehr hinterfragt. Das Leadership der Zukunft versetzt sich in Angestellte hinein, behält einen Blick für deren Bedürfnisse und macht Entscheidungen transparent. Dazu gehört auch, sensibel für Probleme zu bleiben.
Growth Mindset und Fehlerkultur. Fehler zu machen ist menschlich - und hilft dabei, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Eine Unternehmenskultur, in der ständige Angst vor Fehlern herrscht, fördert keine Weiterentwicklung. Teamführung und Team profitieren von einem Growth Mindset statt eines Fixed Mindset.
Team in die Unternehmensziele mit einbeziehen. Menschen sind deutlich motivierter, ihren Job zu erledigen, wenn sie einen Sinn darin sehen. Unternehmensziele sollten daher mit dem Team geteilt werden und die Rolle jeder und jedes einzelnen im Team herausgehoben werden. Alle sind wichtig und tragen dazu bei, die Ziele zu erreichen, daran darfst Du Dein Team gern regelmäßig erinnern.
Gemeinsame Werte pflegen. Unternehmen, die für bestimmte Werte stehen, können es einfacher haben, ihre Mitarbeitenden an sich zu binden, wenn diese sich mit diesen Werten identifizieren. Die gemeinsame “Mission” hervorzuheben und an die positive Veränderung, die das Unternehmen und damit das Team in die Welt bringen, zu erinnern, hilft dabei, die Motivation und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken. Was sind die Werte Deines Unternehmens?
Vertrauen und Eigenverantwortung stärken. Die meisten fühlen sich durch übermäßige Kontrolle demotiviert. Es schadet dem Selbstbewusstsein, wenn das Gefühl entsteht, die Vorgesetzten vertrauen einem Mitarbeitenden nicht. Einarbeitung und Feedback sind wichtig, Micromanagement ist jedoch in den meisten Fällen fehl am Platz. Stärke Dein Team dabei, eigenständig Projekte und Aufgaben zu bearbeiten und zeig ihnen damit, dass Du ihnen vertraust.
Individuelle Mitarbeiterbenefits und Belohnungen einführen. Benefits alleine motivieren zwar nicht ausreichend, im Unternehmen zu bleiben, sind jedoch ein wichtiger Bestandteil, um Wertschätzung zu zeigen und gute Arbeit zu belohnen. Je individueller diese Benefits ausfallen, umso höher ihr Wert. Für manche mag es gesundes Essen über die mobile Kantine sein, für andere Unterstützung bei der Kinderbetreuung und durch flexiblere Arbeitszeiten.
Gemeinsam Erfolge feiern. Positive Erfahrungen bleiben weniger im Gedächtnis als negative. Umso wichtiger ist es hervorzuheben, was gut gelaufen ist. Hat Dein Team bestimmte Ziele erreicht? Gemeinsames Feiern stärkt den Teamgeist, besonders wenn dies an im Team erreichte Erfolge geknüpft ist.
Flexibilität in Arbeitszeiten und Arbeitsort. Seit Corona ist das Home Office deutlich weiter verbreitet als noch vor dem März 2020. Umfragen haben gezeigt, dass viele Mitarbeitende sich für die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell wünschen, das ihnen mehr Flexibilität ermöglicht. Bestimmte Tage und Zeiten werden im Büro verbracht, andere im Home Office oder Coworking Space. Nicht nur Mitarbeitende mit Kindern flexiblere Arbeitszeiten zu schätzen und freuen sich, wenn sie sich an manchen Tagen die Zeit für die Anfahrt sparen können.
Weiterbildung fördern. Sich weiterzuentwickeln und relevante neue Skills zu erlernen, ist nicht nur für die eigene Karriere wichtig. Es hält das Gehirn auch wach und eröffnet neue Perspektiven. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dem Team Weiterbildung zu ermöglichen, nicht jede davon muss etwas oder viel kosten. Interne Schulungen sind eine Option, daneben gibt es Online Kurse zu allen Themen, viele davon sehr kostengünstig.
Ausgleich zur Arbeit anbieten. Viele Mitarbeitende in Bürojobs bewegen sich zu wenig und haben zu wenig Ausgleich vom Arbeitsalltag. Als Programm zur Bewegung oder Entspannung kannst Du zum Beispiel einen Business Yoga Kurs buchen oder eine gemeinsame Meditation anbieten. Für In-Person Teams bietet sich auch eine regelmäßige gemeinsame sportliche Aktivität im Feierabend an.
Aus der Routine ausbrechen. Mehr denn je hat die Pandemie feste Strukturen geschaffen, zu denen es wenig Abwechslung gab. Um agil zu bleiben und das Growth Mindset zu stärken, sind jedoch gerade Abweichungen von der Routine wichtig. Teamevents sind eine Möglichkeit, etwas vollkommen Neues auszuprobieren, doch auch Arbeitstage können Abwechslung bieten. Die Mittagspause an einem anderen Ort, zum Beispiel, und wenn es nur ein anderes Zimmer im Home Office ist.
Ein funktionelles aber inspirierendes Arbeitsumfeld schaffen. Die physische Arbeitsumgebung spielt eine wichtige Rolle für die Employee Experience. Das bedeutet zum einen funktionale Arbeitsplätze mit ergonomischen Tischen und Stühlen, einfachen Zugang zu allen benötigten Geräten (Drucker, Kopierer, usw.), aber auch ein Arbeitsumfeld, das die Kreativität anregt. Zu sterile Büros motivieren nicht und können sogar die Inspiration hemmen.
Räume für verschiedene Bedürfnisse schaffen. Der Arbeitsalltag besteht aus verschiedenen Phasen und Arten der Arbeit. Die konzentrierte Bildschirmarbeit, die kreative Zusammenarbeit, die “Down Time” zum Erholen und Abschalten, der lockere informelle Austausch mit dem Team, usw. Ein Büro, das die verschiedenen Bedürfnisse berücksichtigt und optimale Arbeitsbedingungen bietet, beispielsweise durch inspirierende Meetingräume oder spezielle Coworking Areas für das fokussierte Arbeiten, kann die Produktivität und auch die Workplace Experience erheblich verbessern.
Strukturen und Prozesse hinterfragen. Die Arbeit und ihre Anforderungen ändern sich. Neue Aufgaben und Tools erfordern neue oder veränderte Prozesse. Die Strukturen innerhalb des Unternehmens und der Arbeitsabläufe sollten daher regelmäßig hinterfragt werden, um abzugleichen: sind sie noch optimal oder muss etwas angepasst werden? Vielleicht gibt es zum Beispiel in der Zwischenzeit verbesserte Tools, die Prozesse effektiver machen und damit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.
Software und Technik auf dem neuesten Stand halten. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, in der Praxis ist es das aus Budgetgründen oder wegen zu geringer Priorisierung des Themas jedoch nicht. Funktionierende Arbeitsgeräte, die auf dem aktuellen Stand sind und Tools, die ihren Zweck erfüllen, gehören zum Grundwerkzeug für effektives Arbeiten. Wenn alles funktioniert, mag das zwar nicht die Zufriedenheit erhöhen, da es als selbstverständlich empfunden wird, ist die Technik jedoch langsam oder fehleranfällig, kann dies zu erheblicher Unzufriedenheit und Frustration führen.

Was heycater! für Dich und Dein Team tun kann

Benefits und Belohnungen sind für die Employee Experience zwar nicht der wichtigste Faktor, Teambuilding Maßnahmen können jedoch erheblich zu einem positiven Erlebnis beitragen. Heycater! kann Dein nächstes Teamevent mit leckerem Catering unterstützen, unsere Eventexpertinnen können jedoch noch mehr!

Vom kompletten Virtual Event bis hin zu Konzepten und der Umsetzung von In-Person-Events oder hybriden Events bringen wir die Erfahrung mit, um Dein Event zu etwas Besonderem zu machen. Vielleicht möchtest Du auch dem Team eine Kleinigkeit zukommen lassen - unsere Home Office Care Pakete haben für jede und jeden etwas Passendes dabei, vom gesunden Obstkorb bis zum Wine Tasting Paket.

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