14 Tipps für Motivation & Produktivität im Home Office & für Remote Teams

Home Office klang früher für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verlockend, dank Social Media wirksamer Bilder vom entspannten Arbeiten auf der Couch, aus dem Garten oder sogar im Bett. Seit dank Corona für viele Teams das Home Office angeordnet wurde, wissen wir, dass Remote Work und Arbeit von zu Hause auch zahlreiche Nachteile mit sich bringt. Nicht ohne Grund wird nicht Remote, sondern Hybrid Work häufig als das wichtigste Arbeitsmodell der Zukunft gesehen.

Ob die Motivation und Produktivität im Home Office im Durchschnitt zu- oder abnehmen, dazu gibt es unterschiedliche Meinungen, Erfahrungen und Studienergebnisse (siehe unten). Tatsache ist auf jeden Fall, dass viele Menschen Schwierigkeiten haben, außerhalb des Office produktiv zu arbeiten. Grund genug für uns, Dir unsere besten Tipps für mehr Motivation und eine höhere Produktivität mitzugeben.

Was erschwert die Arbeit im Home Office? Die individuelle Situation ist erheblich dafür entscheidend, das haben zahlreiche Studien und Befragungen ergeben. Konkret sind es vor allem diese Punkte:

Wie oben bereits angedeutet, es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage: Sind Angestellte im Home Office im Durchschnitt produktiver? Seit Corona ist die Anzahl an Studien zu diesem Thema gestiegen, doch die Ergebnisse sind widersprüchlich bzw. geben sie kein klares Bild. Zwei Beispiele:

Für eine Studie der DAK befragten die Forschungsinstitute IGES und Forsa vor und während der Pandemie jeweils gut 7000 Angestellte. Von den Beschäftigten, die regelmäßig im Home Office arbeiteten, gaben 56 Prozent an, sie wären zu Hause produktiver als im Büro.

Eine Studie des ifo-Insituts kommt dagegen zu anderen Ergebnissen: Von den im Oktober 2020 befragten 1097 Unternehmen sah 44 Prozent die Arbeitsleistung im Home Office unverändert, 37 Prozent sagten aus, Mitarbeitende lieferten schlechtere Ergebnisse ab. Nur 18 Prozent sah bessere Ergebnisse.

Das Beispiel legt nahe, dass Angestellte sich im Home Office als produktiver einschätzen als sie es tatsächlich sind oder dass der Begriff Produktivität unterschiedlich definiert werden kann. Doch selbst, wenn wir von 56% ausgeben, die im Home Office produktiver arbeiten können, bleiben 44% die genauso oder weniger produktiv sind.

Wie kannst Du Dein Team dabei unterstützen, produktiver zu arbeiten, wie kannst Du die Motivation innerhalb des Teams erhöhen oder erhalten? Was können Angestellte selbst dafür tun? Unsere Tipps umfassen konkrete praktische Schritte, die den Arbeitsalltag erleichtern, aber auch die Arbeit am Mindset und den Führungsstil. Wir hoffen, Du findest viele Anregungen, die Du direkt in Deinem Team umsetzen kannst!

Die Arbeit als reiner Geldverdienst motiviert die wenigsten Menschen. Eine Identifikation mit dem Job und dem Unternehmen trägt erheblich zur Motivation bei. Zu wissen, wofür wir etwas tun, ist essenziell. Teile die Unternehmensziele daher unbedingt mit dem Team, um sie daran zu erinnern, dass sie Teil dessen sind, ohne sie kann das Ziel nicht erreicht werden. Wofür steht das Unternehmen? Wie macht es die Welt besser, welche Probleme löst es? Wo steht es im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche und was ist das Ziel innerhalb dieser Branche oder Nische?

Gemeinsame Ziele und „Missionen“ können zum Beispiel in einem gemeinsamen Vision Board festgehalten werden. Erscheint das Ziel zu groß, kann es in kleinere Unterziele aufgeteilt werden, denn Pläne, die unrealistisch erscheinen oder deren Umsetzung in weiter Zukunft liegen, können sich negativ auf die Motivation auswirken und eher zu Druck und Stress führen.

In diesem Artikel zum Thema „Team Motivation in der Coronakrise“ haben wir uns bereits ausführlich mit dem Growth Mindset beschäftigt. Lies gerne im Detail nach, wie Du es umsetzen kannst, wenn Dich das Thema interessiert.

Zusammengefasst geht es darum, offen zu bleiben, für neue Möglichkeiten und Perspektiven, für Wachstum. Nicht in starren Strukturen verharren, sondern neue Impulse anzunehmen und auch Herausforderungen etwas Positives abgewinnen. Rückschläge als Chance zu sehen etwas zu lernen. Sich auf den eigenen Handlungsspielraum zu konzentrieren, anstatt die Umstände oder externe Faktoren verantwortlich zu machen.

In Unternehmen bedeutet dies zum Beispiel, nicht nur Ergebnisse zu belohnen, sondern auch die Anstrengung wertzuschätzen, die darin steckt. Die eigene Ideenentwicklung zu fördern und eine angstfreie Teamkultur zu entwickeln, in der jede Idee angehört und ernstgenommen wird. So motivierst Du Dein Team und gibst jeder und jedem die Möglichkeit zu Selbstentwicklung und Wachstum.

Die Motivation kann erheblich darunter leiden, wenn sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren Problemen und Herausforderungen allein gelassen fühlen – und wie wir oben gesehen haben, kann es davon einige geben.

Vorgesetzte sind hier gefragt, bei Problemen verfügbar zu sein, Einfühlungsvermögen und Verständnis zu zeigen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Angestellten einen „Safe Space“ zu bieten, in dem das eigene Befinden ehrlich und angstfrei geteilt werden kann, trögt einen erheblichen Teil zu Vertrauen und Motivation bei. Das Modell „unnahbarer Chef“ ist nicht mehr zeitgemäß, ein authentischer und transparenter Führungsstil bedeutet, auch selbst menschlich zu sein und Empathie zu zeigen.

Eine wichtige Aufgabe für Vorgesetzte ist hierbei, auf Warnsignale zu achten und das Gespräch zu suchen, wenn sich Probleme andeuten. Wenn notwendig, kann auch externe Hilfe sinnvoll sein.

„Wer feiern kann, kann auch arbeiten“ – diesen Spruch haben sicherlich einige schon von ihren Eltern oder Großeltern, vielleicht auch von den Vorgesetzten gehört. Produktivität ist wichtig, aber man könnte auch sagen: „Wer arbeitet, sollte auch ab und zu feiern!“ Was wir damit meinen: Gemeinsame Erfolge feiern! Ganz besonders wenn das Team im Home Office vielleicht ein wenig die Verbindung untereinander oder zum Unternehmen verloren hat, ist die Besinnung auf das, was gemeinsam geleistet wurde, ein wichtiger Schritt.

Genauso wichtig: Wertschätzung und Interesse an den Angestellten zeigen, gute Arbeit loben und belohnen. Ein „Gute Arbeit!“ kann einen großen Unterschied machen, erst recht eine kleine unerwartete Belohnung. Das kann beispielsweise ein Home Office Care Paket sein, ein Essensgutschein, Weiterbindungsmöglichkeiten (es gibt zu wirklich jedem Thema einen Online Kurs) oder eine Virtual Experience für das Team.

Übermäßige Kontrolle vermittelt das Gefühl von Misstrauen. Angestellte fühlen sich in ihrer Kompetenz nicht ernst genommen. Besonders im Home Office ist Micromanagement nicht nur ineffektiv, es kann auch demotivieren. Das bedeutet, dass nicht jede einzelne Aufgabe kontrolliert werden sollte. Sind feste Vorgaben für wichtige Fragen vorhanden (wie wird eine Aufgabe ausgeführt, wie wird kommuniziert, usw.), sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen gewissen Spielraum in der Umsetzung und im Finden eigener Lösungen und kreativer Ideen haben.

Und das betrifft das gesamte Team: Nicht nur Führungskräfte können Verantwortung übernehmen, sogar Azubis können bestimmte Teilbereiche oder Aufgaben eigenverantwortlich umsetzen, sofern Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen.

Der mangelnde Austausch mit dem Team ist einer der Punkte, der am häufigsten am Home Office kritisiert wird und der dafür verantwortlich ist, dass Angestellte zwar Freiheiten und Flexibilität zu schätzen wissen, aber zumindest tageweise wieder ins Büro zurückkehren möchten, wenn die Pandemie vorbei ist.

Der Zusammenhalt im Team lässt sich auch virtuell stärken. Führt eine Online Challenge durch oder spielt gemeinsame virtuelle Spiele. Regelmäßige Termine für Teamaktivitäten helfen dabei, den Team Spirit dauerhaft aufrecht zu erhalten. Das könne beispielsweise die wöchentliche Yogastunde am Morgen oder die monatliche virtuelle Cocktail Hour sein.

Beziehe das Team in die Ideenfindung mit ein, lass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abwechselnd das nächste Thema oder Inhalt des Team Events aussuchen und planen. Es gibt zahlreiche interessante Ideen für virtuelle Erlebnisse: Eine virtuelle Tour durch ein Museum, ein gemeinsames Wine Tasting oder ein Kochkurs beispielsweise.

Sollte das Budget knapp sein: Teambuilding geht auch komplett kostenfrei, beispielsweise indem Teammitglieder ihr Wissen mit anderen teilen und interne Workshops zu einem nicht-arbeitsbezogenen Thema abhalten. Kann jemand von euch gut Cocktails mixen? Vielleicht lesen viele im Team gerne und freuen sich über einen unternehmensinternen Book Club.

Eine besonders schöne Idee ist das gemeinsame Engagieren für eine gute Sache: Werte zu teilen und aktiv etwas dafür zu tun, dass sie Welt etwas besser wird, schweißt zusammen. Vielleicht könnt ihr einen Fundraiser organisieren oder ein Unternehmens-Patentier adoptieren.

Die Work-Life Balance einzuhalten, ist im Home Office besonders schwer. Vorgesetzte können viel dazu beitragen, dass feste Arbeitszeiten eingehalten werden. Halte alle dazu an, ihre Erreichbarkeiten einzutragen und verständigt euch darauf, dass diese respektiert werden. Die Kommunikation nach Feierabend oder an freien Tagen sollte die absolute Ausnahme sein. Nur wer regelmäßig abschaltet, kann auch produktiv sein.

Die Kommunkationskultur im Home Office ist erschwert, Meetings in Person sind nicht möglich, niemand kann aufstehen und zum Schreibtisch hinübergehen, um Fragen zu stellen oder etwas zu klären. Angesichts der zahlreichen Kommunikationskanäle (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen, Teamchat, 1:1 Chat, usw.), die genutzt werden können, sind feste Regeln wichtig.

Es muss sichergestellt werden, dass Dokumente und Ergebnisse zentral festgehalten werden und dass sie für alle verfügbar sind, auch wenn Personen beispielsweise nicht an einem Call teilgenommen haben (Call Protokolle). Jede und jeder muss genau wissen, wo diese Informationen zu finden sind, damit keine wertvolle Arbeitszeit mit Suchen oder Nachfragen verschenkt werden muss.

Es ist daneben jedoch auch wichtig zu berücksichtigen, dass es unterschiedliche Kommunikationstypen gibt, dass verschiedene Menschen unterschiedlichen Medien und Arten der Kommunikation berücksichtigen. Manche lieben Video Calls, andere schreiben lieber. Befrage das Team und erfahre von jeder und jedem einzelnen, was die bevorzugten Kanäle sind. Entsprechend kannst Du beispielsweise Check-Ins und Motivation per Video, Audio oder Text verschicken.

Hol Dir regelmäßig eine Rückmeldung aus dem Team ein – zum einen über die aktuelle persönliche Situation und mögliche Schwierigkeiten, aber vor allem auch dazu, was gerade gut und nicht so gut läuft im Unternehmen und im Team. Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Beziehe das Team mit ein, gib allen das Gefühl, dass ihr Feedback gehört und ernst genommen wird. Bleibe offen für Verbesserungen.

Arbeitstage, die wir im Büro verbringen, haben meistens eine feste Struktur, von Arbeitsbeginn über die Mittagspause bis zum Feierabend. Im Home Office verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben und es kann schwieriger sein, diese festen Strukturen zu etablieren. Doch genau das sorgt für mehr Produktivität: zu wissen, was wann zu tun ist und stattfindet, den Tag planen zu können.

Als Vorgesetzte oder Vorgesetzter kannst Du Dein Team dazu ermutigen, jeden Tag eine To Do Liste zu schreiben – vielleicht sogar schon als letzte Aufgabe des Arbeitstags am Abend. In einem morgendlichen virtuellen Meeting können diese To Dos besprochen werden und helfen, den Fokus zu behalten und mögliche Konflikte mit Deadlines und Zuständigkeiten zu klären. Eine gute Frage ist auch: was ist das tagesziel, welche eine Aufgabe muss am Tag unbedingt erledigt werden, um das Unternehmen und das Team oder das aktuelle Projekt voranzubringen?

Auch über die Woche verteilt eignen sich feste Termine dafür, alle wichtigen Aufgaben und Deadlines im Blick zu behalten. Montags ein Check-In und Freitags ein Wochenrückblick. Um den Vorteil der Flexibilität im Home Office beizubehalten, aber trotzdem eine feste Struktur einzuführen, ist ein Gleitzeit-Modell ideal: innerhalb gewisser Kernarbeitszeiten sind im Normalfall alle ansprechbar (Mittagspausen und virtuelle Kaffeepausen ausgenommen). Das sorgt für feste Abläufe und Verlässlichkeit bei gleichzeitiger Flexibilität.

Wann habt ihr das letzte Mal eure Prozesse im Team überprüft? In manchen Teams ist dieser Prozess fest etabliert, in anderen Unternehmen gibt es Strukturen, die seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten nicht hinterfragt wurden. Und zu optimieren gibt es fast immer etwas. Wie ist die Ordnerstruktur? Wo werden Dokumente abgelegt? Wie werden diese Dokumente benannt? In welchen Formaten wird abgespeichert? Welche E-Mails werden an wen verschickt? Auf welchen Kanälen findet welche Kommunikation statt? Feste Regeln und Prozesse, die allen im Team bekannt sind, vermeiden Mehraufwände und doppelte Arbeit oder Missverständnisse.

Hast Du schon einmal von virtuellem Coworking gehört? Es kann einen Energie- und Motivationsschub geben, mit dem Team in einem Raum zu sitzen und konzentriert an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Im Home Office fällt dieser Punkt weg, doch es gibt Alternativen. Zum Beispiel feste Coworking Zeiten, zu denen sich das gesamte Team oder einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Videokonferenz treffen und parallel arbeiten, beispielsweise nach der Pomodoro-Technik in festen Arbeitsblöcken.

Dieser Punkt gehört zu den Grundvoraussetzungen und könnte ganz oben auf der Liste stehen. Funktionierende moderne Hardware und Tools tragen einen großen Teil zu Motivation und Produktivität bei. Langsame Computer und schlechte Bildschirme sind demotivierend und kosten erhebliche Zeit, wenn Aufgaben länger dauern als notwendig. Das Gleiche gilt für Tools – erfüllen das Projektmanagement-Tool, die Kommunikations-Tools, das CMR alle Anforderungen oder sind sie fehleranfällig? Gerade weil im Home Office die Kommunikation erschwert ist, sind funktionierende Arbeitsmittel essenziell.

Wer mag keine (positiven) Überraschungen? Ob als Belohnung oder „einfach nur so“ – das Team freut sich über Aufmerksamkeiten und fühlt sich wertgeschätzt. Es gibt so viele Möglichkeiten, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Freude zu bereiten: sei es die gesunde Snack Box oder der Obstkorb fürs Home Office, die Cooking Box für eine gesunde Mahlzeit, die für ein schnelles gesundes Mittagessen sorgt, die Box für das gemeinsame Beer oder Wine Tasting oder ein Virtual Event, an dem das ganze Team teilnimmt. Auch eine Karte oder ein Gutschein können viel bewirken und die Motivation stärken.

Bei heycater! findest Du im Marketplace nicht nur viele phantastische Catering-Menüs, sondern auch zahlreiche Home Office Care Pakete und Virtual Events. Verbringt gemeinsam einen spannenden Abend in einem virtuellen Escape Room oder genießt ein virtuelles Wine Tasting. Sieh Dich um und Du findest bestimmt etwas, um Deinem Team eine Freude zu bereiten!

Konntest Du aus diesem Artikel viele Anregungen mitnehmen? Teil ihn gerne mit Deinem Team und helft euch dabei, produktiver und motivierter zu werden!