Online Kongresse & virtuelle Tagungen stressfrei veranstalten in 6 Schritten

Online Kongresse finden in den unterschiedlichsten Branchen schon seit Jahren statt, doch spätestens im Jahr 2020/2021 erlebt dieses Event-Format einen echten Aufschwung, der auch 2022 und darüber hinaus anhalten wird. Wo Treffen in größeren Gruppen nur eingeschränkt erlaubt sind und die erste Priorität für Veranstalter die Sicherheit von Gästen und Speakern ist, bietet ein virtueller Kongress eine gute Alternative zu herkömmlichen Tagungen und Kongressen.

Falls Du gerade eine solche Veranstaltung planst, helfen Dir unsere Tipps Schritt für Schritt durch die Planung und verringern damit hoffentlich Deinen Planungsstress erheblich. Und wenn Du Dir erfahrene und kompetente Unterstützung bei der Vorbereitung wünschst? Wir stehen Dir gern zur Seite!

Der Online Kongress ist die virtuelle Variante eines In-Person Kongresses, der vor Ort stattfindet. Häufig wird der Begriff Tagung als Synonym verwendet, manchmal wird jedoch nach Dauer und Anzahl der Teilnehmer unterschieden. Manchmal wird auch das Wort „Virtuelle Konferenz“ als alternativer Begriff verwendet. Möchte man genau differenzieren, kann man definieren:

Für diesen Artikel verwenden wir die Begriffe "Tagung" und "Konferenz" synonym, denn die Mehrzahl der grundlegenden Schritte in Planung und Durchführung unterscheiden sich nicht wesentlich.

Grundsätzlich muss man sagen, dass sich In-Person-Veranstaltungen nicht zu 100% virtuell umsetzen lassen. Bestimmte Aspekte können problematisch sein oder sind einfach nicht machbar. Andere Punkte dagegen sind vor allem im Online-Format umsetzbar.

Einer der wichtigsten Aspekte ist sicherlich der persönliche Kontakt. Viele Teilnehmende nutzen Events dieser Art gern zum Networking und knüpfen während der Sessions Kontakte mit den Sitznachbarn oder fangen am Buffet ein lockeres Gespräch an. Dies ist virtuell nur begrenzt machbar. Chatfunktionen, die Aufteilung in kleinere Gruppen für die Sessions und eine Art Forum oder Gruppe können Abhilfe schaffen und die Vernetzung zwischen Speakern und Teilnehmenden ermöglichen.

Vor-Ort-Veranstaltungen unterliegen dagegen immer einer bestimmten Beschränkung, denn jede Location ist nur begrenzte Anzahl an Personen zugelassen. Online können theoretisch (abhängig von der verwendeten Technik) unbegrenzt viele Personen teilnehmen.

Online Kongresse sind außerdem flexibler und meistens kurzfristiger durchführbar, denn es müssen keine Räumlichkeiten gebucht werden. Auch müssen Teilnehmende nicht reisen und können, sofern diese angeboten werden, sich Replays der Sessions ansehen und können so ihren Zeitplan unabhängiger gestalten. Ein weiterer Vorteil: Die Dauer des virtuellen Kongresses hat einen deutlich geringeren Einfluss auf die Kosten, denn es fällt keine Miete von Räumlichkeiten oder sogar Servicepersonal an. Auch das notwendige Equipment ist überschaubar und im Allgemeinen bereits vorhanden.

Allgemein liegen die Kosten für virtuelle Kongressen und Tagungen meistens deutlich unter denen von Vor-Ort-Events, denn es fallen einige Kosten weg. Das bedeutet auch, dass die Tickets entweder kostenfrei oder zu erheblich geringeren Preisen angeboten werden können – damit sinkt eine Hürde für Teilnehmende (neben der Hürde der Anreise du Übernachtung). Gerade wenn der Kongress vor allem zu Marketingzwecken veranstaltet wird, ist eine größere Anzahl an Teilnehmenden von Vorteil.

Bist Du für die Vorbereitung eines Online Kongresses verantwortlich? Gerade wenn Du ein solches Event zum ersten Mal planst, kannst Du schnell den Überblich über die vielen Aufgaben verlieren. Damit Du alles im Blick behältst, was wichtig ist, haben wir für Dich die wichtigsten sieben Schritte zusammengestellt und geben Dir unsere besten Experten-Tipps mit.

Einen virtuellen Kongress kann man im weitesten Sinn als Marketingmaßnahme verstehen. Und wie bei allen solchen Maßnahmen sollte der erste Schritt immer die Definition eines Ziels sein:

Aus der Antwort auf die Zielgruppenfrage ergibt sich die Entscheidung für ein übergeordnetes Thema für den Kongress. Natürlich sollte dieses branchenrelevant sein und zu den Unternehmenszielen passen, aber es muss auch die Zielgruppe ansprechen. Welche Inhalte interessieren diese? Welche „Pain Points“ oder Fragen gibt es, die das Event beantworten bzw. lösen kann? Was sollen Teilnehmenden vom Kongress mitnehmen?

Der letzte Punkt im ersten Schritt ist die Terminfindung: wann soll der Online Kongress stattfinden und wie lange soll er dauern? Berücksichtige hierfür Ferienzeiten, andere branchenrelevante Events, Feiertage und branchenabhängige Saisonalitäten. Sofern auch eine Zielgruppe in anderen Ländern angesprochen werden soll, sind auch Feiertage und andere Termine in diesen Ländern wichtig zu berücksichtigen.

Nachdem Du das Thema festgelegt hast, gilt es die Agenda zusammenzustellen und Experten dafür zu gewinnen, als Speaker am Kongress teilzunehmen. Die Kosten sind hierbei im Allgemeinen geringer, denn Anreise und Übernachtungskosten fallen weg und es fällt nur eine eventuelle Gage für die Session bzw. den Vortrag an.

Sofern Du noch nicht ausreichend Experten zum Thema kennst, die Du anfragen kannst, solltest Du weitere mögliche Speaker recherchieren. Achte hierbei auch darauf, ob diese bereits auf ähnlichen Events gesprochen haben. Vielleicht findest Du auch Videos mit Auftritten bzw. virtuellen Sessions, an denen Du erkennen kannst, ob die Person gut zu Deinem Event und Deiner Zielgruppe passt.

Hast Du eine Liste an Experten zusammengestellt, die in Frage kommen, nimmst Du Kontakt zu diesen auf und fragst nach ihrer Verfügbarkeit und möglichen Honorarkosten.

Die Internetverbindung der Teilnehmenden und Speaker kannst Du nicht beeinflussen, daher kannst Du nicht allen technischen Pannen vorbeugen. Du kannst jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass alles reibungslos abläuft, erheblich erhöhen, indem Du eine passende Software auswählst. Zum einen benötigst Du ein Tool, über das der Online Kongress selbst durchgeführt werden kann, das also die Teilnehmenden und die Speaker miteinander verbindet und es möglich macht, dass die Experten ihre Präsentationen vorführen.

Welches Tool das geeignete ist, hängt zum einen von den Anforderungen ab (Chatfunktion, Anzahl an Teilnehmenden, Möglichkeit in kleinere Gruppen aufzuteilen, Aufzeichnung, usw.), zum anderen sollten auch Datenschutzbestimmungen nicht außer Acht gelassen werden.

Nicht zu vergessen ist der Prozess des Verkaufs: sowohl bei kostenfreien als auch bei kostenpflichtigen virtuellen Kongressen benötigst Du ein Tool, über das sich User anmelden und ggf. bezahlen können. Für kostenfreie Events genügt im einfachsten Fall ein SignUp-Formular mit Anmeldung zu einer speziellen E-Mail Liste (über Deinen E-Mail Anbeiter), an die Du Informationen zum Event und Einwahllinks verschickst. Kostenpflichtige Events benötigen eine Verkaufsplattform oder mindestens einen angebundenen Zahlungsanbieter. Auch diese Punkte sollten rechtzeitig geklärt werden, damit die Listen eingerichtet und Landing Pages erstellt werden können, bevor der Kongress beworben wird.

Das Thema Vermarktung könnte einen kompletten Artikel füllen, daher beschränken wir uns an dieser Stelle auf das Wesentliche: Abhängig davon, welche Zielgruppe Du ansprechen möchtest und wo diese zu finden ist, solltest Du alle relevanten Online Marketing Kanäle dafür nutzen, um Deinen Kongress zu bewerben.

Dazu gehören zum Beispiel alle Social Media Kanäle (organic und paid advertising), die Schaltung von Anzeigen, Affiliate Marketing, E-Mail Marketing (Dein Newsletter), Suchmaschinenoptimierung, die Bewerbung über Partner und so einfache aber effektive Maßnahmen wie die prominente Platzierung der Ankündigung in der E-Mail Signatur und auf der Website.

Möglichkeiten und Maßnahmen gibt es zahlreiche, wichtig ist vor allem, dass Du Deine Zielgruppe erreichst und die richtigen Personen ansprichst.

Spätestens wenn alle Speaker zugesagt haben und die Themen festgelegt wurden, kannst Du die finale Agenda planen und diese an alle Speaker und Teilnehmenden verschicken. Denke daran, dass Sessions nicht zu lang sein sollten, denn gerade virtuell lässt die Aufmerksamkeit schnell nach. Es sollten immer möglichst praktische Themen sein, bei denen Teilnehmer entweder interaktiv mit einbezogen werden oder direkt etwas umsetzen können.

Plane im Ablauf ausreichend lange Pausen mit ein, zum Beispiel für die Mittagspause oder eine Kaffeepause. Besonders für eine kleinere Tagung bietet es sich an, das Erlebnis der gemeinsamen Pause virtuell umzusetzen, beispielsweise durch einen speziellen Chatroom oder Konferenzraum zum lockeren Austausch. Wenn es das Budget und die Teilnehmeranzahl zulassen, kannst Du noch einen Schritt weiter gehen, und jedem Teilnehmenden eine kleine Event Box zuschicken lassen, in der sich Verpflegung und vielleicht sogar eine kleine gemeinsame Aktivität befinden (zum Beispiel ein gemeinsames Wine Tasting oder Cocktail Mixing als Abschluss des Tages).

Führe auf jeden Fall eine Generalprobe durch, in der Du die Technik und das Set Up prüfst. Besprich den genauen Ablauf mit allen Speakern und teste am besten vorab, dass die Internetverbindungen aller Beteiligten funktionieren, damit es während der Präsentationen nicht zu bösen Überraschungen kommt. Sollte etwas dennoch nicht klappen: bleib ruhig und überlege Dir vorab, was ein mögliches Alternativprogramm sein könnte, falls eine Session ausfallen muss.

Nach allen Vorbereitungen und Proben führst Du den virtuellen Kongress durch. Abhängig von der Dauer bist Du einen oder mehrere Tage damit beschäftigt, den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Wenn die Kapazitäten vorhanden sind, solltest Du Dir dafür ruhig Unterstützung suchen. Beispielsweise eine Moderation, jemanden der den Chat im Auge behält und eine Person, die für die Technik verantwortlich ist. Vor allem aber: Hab Spaß!

Denk daran, nach Ende des virtuellen Kongresses mit den Teilnehmenden und Speakern in Kontakt zu bleiben. Frage nach Feedback, um Erfahrungen und Input für das nächste Event zu sammeln. Welche Themen und Sessions waren besonders beliebt, was kann verbessert werden? Gibt es einen nächsten Schritt für Gäste? Dieser Punkt ist abhängig davon, welche Ziele Du vorher festgelegt hast.

Geht es um den Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung, kannst Du allen Teilnehmenden ein besonderes Angebot machen oder sie zu einem Call einladen. Vielleicht möchtest Du den Kongress auch in erster Linie dafür nutzen, Deine E-Mail Liste aufzubauen. In dem Fall hast Du die Teilnehmenden entweder ohnehin schon auf Deiner Kontaktliste oder Du kannst sie dazu einladen.

In erster Linie solltest Du aber allen Beteiligten, Speakern als auch Gästen, für ihre Teilnahme danken. Vielleicht stellst Du ihnen als besonderes Highlight die Aufnahmen aller oder bestimmter Sessions zur Verfügung, vielleicht erhalten sie auch ein besonderes Goodie als Dankeschön. Im Fokus sollte auf jeden Fall stehen, dass alle Deinen Online Kongress in positiver Erinnerung behalten.

Du weißt nun, mit welchen Schritten Du sicherstellst, dass Dein virtueller Kongress oder Deine Tagung reibungslos abläuft und was zu beachten ist, um Dir unnötigen Stress zu ersparen. Hättest Du gern professionelle Unterstützung von Event-Expertinnen, die Dich während der Planung begleiten und Dir Aufgaben wie das Zusammenstellen eines Programms oder das Buchen von Entertainern und die Koordination von Goodie Boxen abnehmen? Unsere erfahrenen Catering- und Event-Expertinnen helfen Dir gern!