Online Events 101: Ideen & Formate für virtuelle Veranstaltungen

Online Events als Alternative zu In-Person-Veranstaltungen: die Pandemie hat den privaten und beruflichen Alltag seit 2020 erheblich verändert. Auch in Zeiten, wo die Inzidenzen sinken und das Risiko geringer ist, ist die Planbarkeit in die Zukunft nur bedingt gegeben. Unternehmen und Veranstalter müssen umdenken und risikoärmere Alternativen für Messen, Teambuilding und andere Events finden, die unabhängig von Pandemiewellen und aktuellen Bestimmungen funktionieren.

Virtuelle Events sind mehr denn je im Trend und werden weiteren Aufschwung erhalten, davon sind wir überzeugt. Grund genug, das Thema Online Events einmal genauer zu beleuchten und Dir Tipps zu geben, welche Veranstaltungen virtuell durchgeführt werden können, welche Formate es gibt und wie ein solches Online Event geplant wird.

Virtuelle Events finden nicht vor Ort und in Person statt, sondern digital, mit Hilfe eines Computers und des Internets sowie einer passenden Software, die es möglich macht, dass sich Teilnehmer dazu schalten, sich ggf. sehen und unterhalten können, dass sie präsentieren und ihren Bildschirm teilen können. Die Teilnahme an Online Events erfolgt von zu Hause oder dem Büro aus. Neben den rein virtuellen Events gibt es sogenannte Hybrid-Events, die sowohl eine digitale als auch eine In-Person Komponente haben.

2020 war das Jahr, in dem sich viele Unternehmen an virtuelle Events gewöhnen mussten, 2021 und 2022 sind sie Alltag geworden. Die digitale Branche setzt schon seit Jahren auf Video-Teamcalls, auf Virtual Summits und Webinare als Alternative zu Vor-Ort-Veranstaltungen. In Zeiten der Pandemie sind Online Events unsere einzige Möglichkeit, doch auch darüber hinaus stellen sie eine gute Ergänzung oder Alternative dar. Ein Blick auf die Vor- und Nachteile hilft bei der Entscheidung für oder gegen ein virtuelles Event.

Die Vorteile überwiegen klar bei der Abwägung für oder gegen virtuelle Events. Während Lockdowns und Social Distancing blieb uns keine andere Möglichkeit, um mit dem Team, mit Kunden, Geschäftspartnern oder anderen Interessierten aus der Branche Erlebnisse zu planen. Seit Veranstaltungen In-Person wieder möglich sind, darf abgewogen werden, welches Format das geeignete ist.

Dank Kreativität und moderner Technik sowie neuen Dienstleistern und Tools kann fast jede Art von Veranstaltung in den digitalen Raum verlegt werden. Der Aufwand und die Machbarkeit unterscheiden sich jedoch. Die wichtigsten Formate von Online-Events sind:

Die einfachste Art des digitalen Events ist das Meeting. Mit Mitarbeitern im Home Office und Remote Teams sind Videocalls in vielen Unternehmen schon Standard. Wenn Du Meetings zu etwas Besonderem machen möchtest, ist ein Care Package, das jedem Teilnehmenden zugeschickt wird, vielleicht eine gute Idee.

Teambuilding setzt auf das gemeinsame Erlebnis. Darauf, im Team Aufgaben zu bewältigen, sich miteinander zu messen oder einander in lockerer Atmosphäre von der privaten Seite kennenzulernen. Dies kann, aber muss nicht in Person passieren. Dank virtuellen Erlebnissen wie virtuellem Wine Tasting, Online Karaoke oder digitalen Escape Rooms gibt es viele Möglichkeiten für Online Teamevents.

Online-Workshops, Webinare und Schulungen sind schon seit Jahren eine Alternative zu In-Person Angeboten. Die Flexibilität, was Ort und Zeit betrifft, machen dieses Format so beliebt. Ganztägige Schulungen und kostenpflichtige Workshops werden mit Goodies oder einem Care Paket zu einem besonderen Erlebnis, das lange in Erinnerung bleibt.

In der Digitalbranche ist die Online-Konferenz bereits ein gängiges Modell. Es gibt einen vorgegebenen Zeitplan, in dem verschiedene Speaker Vorträge oder Workshops zu unterschiedlichen Themen abhalten. Mit Hilfe von Videocalls und Software, die Präsentationen ermöglichen, können Konferenzen problemlos rein digital stattfinden.

Die größte Herausforderung im Bereich der Online Events sind die virtuellen Messen. Das Erlebnis, durch Messehallen zu schlendern, sich an verschiedenen Ständen zu informieren und mit Standbetreibern ins Gespräch zu kommen, an Sessions und Vorträgen teilzunehmen, sich Infomaterial mitzunehmen und am Buffet neue Kontakte zu knüpfen, ist in digitaler Form nicht einfach umzusetzen. Es gibt mittlerweile Software für virtuelle Messen, die Messehallen und Stände simulieren, der Aufwand ist jedoch vergleichsweise hoch und der Unterschied zum Offline-Erlebnis relativ groß.

Die für Online Events benötigten Ressourcen unterscheiden sich in vielen Punkten von Vor-Ort-Veranstaltungen. Zwar ist es online wie offline notwendig, Gäste einzuladen und vielleicht auch das Event zu bewerben. Es entfällt jedoch die Buchung einer Location mit dazu gehörigem Personal. Was wird stattdessen benötigt?

Die Grundvoraussetzung, um Online Events durchzuführen, aber auch um an ihnen teilzunehmen, ist eine Internetverbindung, die eine störungsfreie Übertragung von Bild und Ton sicherstellt.

Neben einem Laptop und einem Monitor sind eine gute Kamera sowie ein professionelles Mikrofon gerade bei formelleren Anlässen bzw. Konferenzen und Workshops im größeren Rahmen eine wichtige Investition. Die Ansprüche an das Streaming Equipment hängen von Format und Zielgruppe des Events ab.

Abhängig vom Veranstaltungsformat muss die passende Technik besorgt bzw. gebucht werden. Für einfache Meetings und virtuelle Teambuilding Events als Videocall genügt eine Software, die dies möglich macht. Sollen verschiedene Teilnehmer präsentieren oder soll die Gruppe in verschiedene kleinere Gruppe aufgeteilt werden, musst Du prüfen, ob die ausgewählte Software diese Funktionen mitbringt. Noch komplexer sind Veranstaltungen, die ein digitales Erlebnis analog zu einem Messebesuch ermöglichen sollen. Auch hierfür gibt es passende Tools.

Bei der Auswahl der Technik ist außerdem wichtig, ob das Event öffentlich sichtbar oder nur nach vorheriger Anmeldung erreichbar sein soll, ob es eine Aufzeichnung geben soll und inwiefern die Teilnahme und Interaktion gemessen und ausgewertet werden soll.

Auf Weihnachtsfeiern gibt es häufig ein kleines Präsent für die Mitarbeiter, manchmal werden auch Teams besonders belohnt. Auf Konferenzen erhalten Teilnehmer eine Goodie Bag mit Werbegeschenken, die auch nach dem Event noch lange an das Unternehmen und die Veranstaltung erinnern. Auch wenn das Event virtuell stattfindet, muss dieser Punkt nicht entfallen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Teilnehmern ein Care Paket oder eine Goodie Box zukommen zu lassen:

Verschiedene Online Event-Formate bringen unterschiedliche Anforderungen mit. Damit Du jede Art von virtueller Veranstaltung meisterst und zur vollsten Zufriedenheit Deines Teams und Deiner Gäste durchführen kannst, haben wir Dir die wichtigsten Tipps für verschiedene Formate zusammengestellt:

Bei Teamevents wie Sommerparties oder Weihnachtsfeiern steht vor allem das Zusammengehörigkeitsgefühl im Vordergrund. Erlebnisse funktionieren hier besonders gut. Inzwischen gibt es zahlreiche Online Event Boxen vom gemeinsamen Cocktail mixen unter der Anleitung eines Barkeepers bis hin zum klassischen Karaoke und Online Escape Rooms. Auch interaktive Online Games halten die Spannung aufrecht und erzeugen ein Teamgefühl.

Virtuell sind Teilnehmende leichter abgelenkt, darum gilt es die Aufmerksamkeit mit relevanten interessanten Inhalten zu fesseln. Vielleicht kannst Du vorab evaluieren, welche Themen besonders beliebt sind oder Kunden und Zielgruppe nach Wunschthemen befragen.

Gerade virtuell ist die Aufmerksamkeit begrenzt. Plan lieber kürzere Sessions und mehr Pausen ein.

Wenig ist so frustrierend wie versagende Technik. Teste am besten vorab, dass das Tool Deiner Wahl mit allen seinen Funktionen sowie die Internetverbindung funktionieren. Lass Dich zur Not von technischen Mitarbeitern dabei unterstützen.

Gibt es die Möglichkeit, während der Session Fragen zu stellen, kann es helfen, wenn eine weitere Person den Chat im Auge behält und sich die Präsentierenden nicht darum kümmern müssen, ob sie Fragen oder Anmerkungen verpassen. Dies gilt besonders für Workshops oder Webinare mit vielen Teilnehmern.

Die Wahl der Speaker ist entscheidend, sowohl offline als auch online. Redner mit einer guten Onlinepräsenz können Deinem Event zu mehr Reichweite verhelfen. Um sicherzustellen, dass sie gute, fesselnde Präsentationen und Sessions halten, solltest Du außerdem sicherstellen, dass sie bereits über Erfahrung verfügen.

Um Deine Online-Konferenz zu bewerben, bietet sich das gesamte Repertoire and Online Marketing Kanälen und Maßnahmen an: eine ansprechende Landing Page, unterstützendes Content Marketing, Paid Advertising, Social Media Posts und Trailer usw.

Sollen auf der Messe Produkte präsentiert werden, so ist dies nicht für jede Art von Produkt umsetzbar. Tools können digital vorgeführt werden, Verkostungen beispielsweise sind digital nicht möglich. Es hängt daher vom Thema ab, inwieweit eine virtuelle Messe möglich und sinnvoll ist.

Eines der Highlights auf Konferenzen, Messen und anderen Veranstaltungen ist neben den Speakern und dem Programm die Verpflegung. Beim Empfang werden Häppchen und Getränke geboten, am Buffet findet lockeres Networking statt und das Gala Diner für VIP Gäste bildet den krönenden Abschluss eines gelungenen Events. Wie kann dasselbe Erlebnis auf virtuelle Events übertragen werden?

Abhängig von der Art der Veranstaltung, der Anzahl der Gäste und dem vorhandenen Budget kann auch ein Online-Event kulinarische Höhepunkte und haptische Erlebnisse bieten. Rein virtuell funktionieren „Goodie Bags“ mit Bonus-Geschenken für die Teilnehmer (beispielsweise ergänzende Checklisten zu den Sessions). Soll es etwas Greifbareres sein, so kann professionelles Catering auch für Remote Teams oder Gäste bestellt werden.

Planst Du Dein erstes Online-Event und weißt nicht, wo Du anfangen sollst? Bist Du Dir unsicher, was den zeitlichen Rahmen, das Programm und die Verpflegung der Gäste betrifft? Die Event-Experten von heycater! haben nicht nur in der Planung von Vor-Ort-Veranstaltungen Erfahrung, sondern unterstützen Dich auch gern dabei, ein gelungenes virtuelles Event durchzuführen. Von der ersten Idee bis zum Versenden der Einladungen stehen Dir unsere Eventplaner zur Seite. Damit steht einem erfolgreichen Online-Event für Team, Geschäftspartner und Gäste nichts mehr im Weg!