Modernes Office Management: 11 DOs & DON'Ts

Das Office Management hat schon längst den klassischen Job des Sekretärs oder der Sekretärin abgelöst. Kaum ein Berufsbild ist so sehr im Wandel wie das des Office Managers. Arbeitsmodelle ändern sich mit Hybrid Work und Remote Work, es gibt immer mehr Tools, Prozesse und Strukturen zu verstehen, Wellbeing at Work ist genauso wichtig wie betriebswirtschaftliche Faktoren. Wir sehen uns in diesem Artikel an, welche Anforderungen an das moderne Office Management gestellt werden und was die wichtigsten DOs und DON’Ts sind.

Office Managerinnen und Manager waren früher ein vor allem verwaltender Job. Ablage, Organisation von Events, Employee Management, Reiseorganisation, Abrechnungen, Management des Büros selbst, Betreuung von Gästen, Bestellung von Büromaterial, um nur einige der vielseitigen Aufgaben zu nennen.

Je nach Anforderungen und Ausrichtung des Unternehmens kann dies vor allem Sekretariatsaufgaben umfassen, aber auch andere Schwerpunkte in Richtung Marketing, Event Management oder Verwaltung.

Teams sitzen zunehmend nicht mehr an einem Ort, spätestens in Pandemiezeiten sind Remote Teams und Home Office Arbeit Alltag geworden. Die steigende Belastung in der Arbeitswelt ist schon seit Jahren Inhalt verschiedener Studien, Wellbeing der Angestellten ist in vielen Unternehmen inzwischen eine Priorität auf der Agenda, nicht mehr nur eine Randnotiz.

Damit ändern sich auch die Verantwortlichkeiten des Office Managements, hin zu mehr gestalterischen Aufgaben. Wie kann das Office “angestelltenfreundlicher” gestaltet werden, was brauchen die Einzelnen zum Wohlbefinden? Wie müssen Arbeitsplätze und das Büro selbst ausgestattet sein, welche Prozesse und Strukturen sind wichtig, wo liegen mögliche Konfliktpotenziale?

Mit den veränderten Rahmenbedingungen wird ein neuer Job zunehmend wichtiger: die virtuelle Assistenz oder das Virtual Office Management. Was zuerst nach einem Widerspruch klingt: wie lässt sich ein nicht-physisches Office managen bzw. wie kann ein Büro bzw. Team aus der Ferne gemanagt werden? Führung aus der Ferne ist möglich und ebenso kann der Office Management Job rein virtuell ausgeführt werden. Bei Remote Teams ist diese Aufgabe vielleicht noch wichtiger, da es kein physisches Office gibt, das alle Mitarbeitenden zusammenbringt und die Kommunkation eine vollkommen andere ist.

Die Aufgaben im Office Management 2021 sind komplex und erfordern vielseitige Kompetenzen. Unsere Dos und Donts geben Dir Tipps und Anregungen an die Hand, können aber durch die Vielseitigkeit des Jobs nur einen groben Überblick geben, je nach Unternehmen und Anforderungen sind zahlreiche weitere Punkte wichtig.

Spätestens seit der Corona-Pandemie sind die Zeiten vorbei, in denen Teams ausschließlich Präsenzarbeit im Office verrichten. Bildschirmarbeit lässt sich häufig von jedem Ort erledigen, wo ein Laptop und funktionierendes Internet zur Verfügung stehen. Auch nach Corona zeichnet sich ab, dass Hybrid Work das Arbeitsmodell der Zukunft ist.

Modernes Office Management muss die neuen Gegebenheiten berücksichtigen - durch einen Office Space, der darauf ausgelegt ist, hybride Team Events und Calls abzuhalten, der Präsenztage so effektiv und angenehm wie möglich macht und den Austausch im Team fördert. Auch die Verwendung von Tools muss an diese Entwicklungen angepasst werden, vielleicht werden neue Tools oder Strukturen benötigt (einen Raum für virtuelle Kaffeepausen zum Beispiel) oder alte Tools müssen abgelöst werden (die traditionelle Zeiterfassung per “Stechuhr” ist für Remote und Hybrid Teams nicht mehr passend)

Die Arbeitswelt und viele Branchen verändern sich rasend schnell, ebenso die Arbeitswelt selbst. Unternehmen selbst, aber auch Teams und Einzelne sehen sich vielen Herausforderungen gegenüber. Office Managerinnen und Manager, die in einem starren Fixed Mindset gefangen sind, helfen Unternehmen, Teams und Mitarbeitenden nicht beim Wachstum, bei der Lösung von Problemen und Bewältigung von Krisen.

Im Growth Mindset dagegen liegt der Fokus auf dem Wachstum, darauf Feedback und Kritik anzunehmen und daraus zu lernen, auf der Freude an Veränderung und lebenslanger Weiterentwicklung. Dieses Mindset ist nicht nur im Office Management essentiell, sie sollte auch an das Team vermittelt werden und durch Inspirationen und Challenges geübt und gefördert werden.

Früher waren es vor allem das Gehalt und andere Eckpunkte des Arbeitsvertrages, die Angestellte motivierten, einen Job anzunehmen bzw. ihn zu wechseln oder zu behalten. Auch wenn Urlaubstage, Gehalt und Benefits noch immer eine wichtige Rolle spielen, den Unterschied machen häufig andere Punkte, die auf das Wohlbefinden, auf die Motivation und die Identifikation mit einem Team und Unternehmen einwirken.

Sich rein auf Prozesse, Effizienz und Verwaltung zu konzentrieren, ist nicht mehr zeitgemäß. Office Management muss auch eine positive Employee Experience im Fokus behalten. Wie geht es der und dem Einzelnen, wo könnte es Probleme geben? Wie kann der Arbeitsalltag und der Arbeitsplatz für jede und jeden einzelnen angenehmer gestaltet werden? Wie ist das Verhältnis zwischen Angestellten und Vorgesetzten? Diese Punkte muss ein Office Manager im Blick behalten.

Inklusion ist nicht nur ein BuzzWord, das in den letzten Monaten und Jahren mehr Beachtung befunden hat. Es ist eine Notwendigkeit in einem modernen Unternehmen, das Wert auf Wellbeing aller Mitarbeitenden legt und bestehenden Diskriminierungen soweit möglich entgegenwirken möchte.

Zum Office Management gehört es daher auch, für diese Fragen sensibel zu sein: ist das Office ein Safe Space für alle, in dem Rassismus, Sexismus, Ableismus und andere Arten der Diskriminierung keinen Platz finden? Sollte es Vorkommnisse geben, können sich die Betroffenen an jemanden wenden? Gerade in internationalen Teams ist auch das Thema interkulturelle Kommunikation ein wichtiger Faktor - nicht umsonst steht dieser Punkt auf der Agenda des IHK Office Manager Kurses.

Neben einer Vielzahl an Fähigkeiten, betriebswirtschaftlichen Wissen, Marketing-Grundkenntnissen, die Kenntnis von Tools und Prozessen sind es auch die Soft Skills, die gutes Office Management ausmachen. Die Stimmungen im Team und Befindlichkeiten einzelner wahrzunehmen, zu bewerten und darauf zu reagieren trägt viel zum erfolgreichen Arbeiten und effektiven zufriedenen Teams bei.

Daraus ergibt sich auch, dass sich andeutende Probleme niemals ignoriert werden, sondern erkannt und benannt werden sollten, damit Lösungen gefunden werden können. Eine hohe Empathie und ein Gespür dafür, wenn sich einzelne nicht wohlfühlen oder in einem Projekt etwas droht schiefgelaufen, kann mögliche Katastrophen schon im Keim ersticken und Lösungen finden.

Scheinen Mitarbeitende unmotiviert, gibt es in einem Projekt häufig negatives Feedback von einem Kunden, werden dauernd Deadlines verpasst oder die Ergebnisse sind nicht zufriedenstellend? Jedes Signal sollte ernst genommen und ergründet werden.

Gerade in größeren Unternehmen und Teams haben Chefinnen und Chefs weder die Zeit noch die Kapazitäten, in den direkten Austausch mit den Einzelnen zu gehen. Interessen von Führungsebene und Angestellten, Anforderungen, Erwartungen und Einschätzungen gehen mitunter auseinander und bergen Konfliktpotenzial.

Office Managerinnen und Manager stehen zwischen allen Parteien - Führung, HR, Angestellten usw. - und vermitteln im Konfliktfall, sprechen mit allen Beteiligten, bringen Ansprechpartnerinnen und -partner zusammen und helfen bei der Lösungsfindung.

So wichtig Genauigkeit ist, der Blick für das Big Picture ist für alle Angestellten eine wertvolle Fähigkeit, im Office Management ist sie unbedingt erforderlich. Bei einer so großen VIelzahl an Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist es unabdingbar, Prioritäten setzen zu müssen - und das kann nur gelingen, wenn das große Ziel im Fokus bleibt. Nur dann kann auch das Team an das “große Ganze” erinnert werden - an die Unternehmenswerte, die Mission, die betriebswirtschaftlichen und wertebasierten Ziele.

Gewissenhaftigkeit bei gleichzeitigem Blick auf das Big Picture, die Fähigkeit, auf Detailebene hineinzoomen, aber auch hinauszoomen zu können, machen gutes Office Management aus. Nicht jede Aufgabe und jedes Projekt erfordern Perfektion, häufig ist “done better than perfect”, gerade mit Blick auf Effizienz und Wirtschaftlichkeit, einige Aufgaben erfordern jedoch auch absolute Genauigkeit, beispielsweise rechtliche Fragen.

Moderne Office Managerinnen und Manager mit ihrer Vielzahl an Verantwortlichkeiten müssen zwischen verschiedenen Anforderungen unterscheiden können und diese Unterschiede auch an das Team weitergeben. Wo ist das Detaillevel wichtig und wo blockiert sie den Fortschritt? Nur so können Teams professionell und effektiv arbeiten.

Einer der wichtigsten Faktoren für die Zufriedenheit von Mitarbeitenden ist das Gefühl, dass ihnen Wertschätzung und Vertrauen entgegengebracht werden. Zu große Kontrolle und Micromanagement können dieses Gefühl erheblich beschädigen. So wichtig die Delegation von Aufgaben ist und der Überblick darüber, wer mit welchen Projekten und Tasks beschäftigt ist, Timelines und Deadlines im Blick zu behalten und im Zweifel nachzufragen, ein zu engmaschiges Kontrollsystem ist in vielen Fällen nicht angebracht.

Ein gewisses Maß an Eigenverantwortung und Vertrauen kann allen Mitarbeitenden entgegengebracht werden, sogar Auszubildende und Praktikanten können kleine Aufgaben übertragen bekommen, die sie selbständig lösen. Abhängig von Chefin oder Chef kann das Office Management auch das Micromanagement der Führungsebene auflösen und so für ein entspannteres Verhältnis im Team sorgen.

Je mehr Tools es gibt und je mehr Aufgaben zum Arbeitsalltag hinzukommen, je mehr besteht die Gefahr ineffizient zu arbeiten. Einfache, sich wiederholende Aufgaben können häufig automatisiert werden, neue Prozesse und Tools erleichtern die Arbeit und helfen der Produktivität.

Flexibel zu bleiben, Aufgaben und Abläufe zu hinterfragen und neue Lösungen zu finden und zu etablieren, macht modernes Office Management aus. Aus betriebswirtschaftlichen Gründen, aber auch um die Zufriedenheit im Team zu erhalten. Wo kann die Arbeit vereinfacht werden, wo können Aufgaben automatisiert oder delegiert werden, sodass für einzelne Raum geschaffen wird für interessantere verantwortungsvollere Aufgaben?

Modernes Office Management ist nicht nur Administration, Ablage und Verwaltung, mit New Work und den Anforderungen an ein attraktives gesundes Arbeitsumfeld sind auch die Aufgaben von Office Managern und Managerinnen gewachsen. Das Wellbeing im Unternehmen kann durch eine Vielzahl an Maßnahmen gesteigert werden, von der Übertragung von Verantwortung über die Förderung von Teambuilding Maßnahmen bis zur Belohnung und Wertschätzung der Angestellten.

Wellbeing in Teams ist für uns bei heycater! eines der wichtigsten Themen. Gesunde Ernährung, psychisches Wohlbefinden und Zusammenhalt im Team sind 2021 wichtiger denn je. Darum liegt ein Fokus bei uns auf den kleinen und großen Dingen, die Teams zusammenwachsen lassen und motivieren. Im Marketplace findest Du von kompletten Team Events bis hin zu Home Office Care Paketen alles, was Du brauchst, um Dein Team zu belohnen, zu motivieren und zusammenzuhalten.

Hat Dich der Artikel inspiriert? Teil ihn gern mit Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten, vielleicht könnt ihr einige der Tipps umsetzen, um durch teambezogenes Office Management das Wohlbefinden im Unternehmen weiter zu steigern.