Hybrid Work - 12 Tipps & Trends für hybrides Arbeiten

2020 mussten viele Unternehmen ihre Arbeitsmodelle umstellen. Home Office war nicht nur sinnvoll, sondern wurde in Lockdown-Zeiten sogar dringend empfohlen. Doch was, wenn die Pandemie vorbei ist? Wenn Angestellte in die Büros zurückkehren können, die Vorzüge des Home Office jedoch zu schätzen gelernt haben?

Das hybride Arbeiten gehört zu den Arbeitsmodellen der Zukunft und wird in Expertenkreisen bereits diskutiert. Grund genug, einen Blick darauf zu werden, was Hybrid Work bedeutet und worauf zu achten ist, wenn dieses Modell im Unternehmen umgesetzt werden soll.

Der Begriff „Hybrid“ deutet es schon an – Hybrid Work ist eine Kombination aus Arbeiten im Office und dem mobilen oder halbmobilen Arbeiten. Ein flexibles Arbeitsmodell, das allen Ansprüchen gerecht werden soll und genug Raum für individuelle Bedürfnisse und Lebenssituationen lässt. Und hierin liegt auch die größte Chance des hybriden Arbeitens. Die Zeit der „Präsenzkultur“ ist spätestens seit Corona in vielen Unternehmen vorbei.

Inzwischen ist deutlich geworden, dass Arbeit nicht „sichtbar“ sein muss, dass Ergebnisse auch dann entstehen, wenn die Angestellten nicht den ganzen Tag an ihrem Schreibtisch im Büro sitzen, sondern sich ihren Arbeitsplatz flexibel wählen können – und teilweise auch ihre Zeit freier einteilen dürfen.

Mobiles Arbeiten ist im Trend – und muss nicht Home Office bedeuten. Mobile Work kann auch remote von jedem anderen Ort mit passender Infrastruktur (in den meisten Fällen wird das eine Internetverbindung sein) sein, beispielsweise im Café oder Coworking Space.

Die Pandemie zwang Arbeitnehmer aus den Büros ins Home Office. Remote Work wurde ausprobiert, weiterentwickelt und zum zwischenzeitlichen Standard für viele Unternehmen. Auf der einen Seite profitierten Angestellte davon, dass Fahrtwege entfielen und ein flexibleres Arbeiten möglich war, teilweise stieg die Produktivität. Auch mit Blick auf die Zeit nach Corona sehen viele Unternehmen eine Zukunft im Remote Work. Allerdings sind nicht alle Angestellten mit diesem Arbeitsmodell glücklich. Laut einer Studie von Capgemini gab die Hälfte der befragten neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, ihren Job wieder zu kündigen, wenn Remote Work zur Pflicht würde. Nach einer Studie von Barco gaben sogar nur 15% an, nach Ende der Beschränkungen weiterhin im Home Office arbeiten zu wollen.

Die Begegungen im Büro und den sozialen Aspekt der Arbeit möchten Angestellte nicht missen. Nach einer Studie von Microsoft gemeinsam mit der Boston Consulting Group und KRC Research gaben die befragten Beschäftigten an, dass sie sich vorstellen könnten, im Durchschnitt ein gutes Viertel außerhalb des Büros zu verbringen. Das entspricht 1-2 Home Office bzw. Remote Tagen in der Woche.

Auch für Arbeitgeber hat das Hybrid Work Arbeitsmodell Vorteile: In einem reinen Remote Setup ist es deutlich schwieriger, den Zusammenhalt im Team zu erhalten sowie die Unternehmenskultur zu fördern, Werte zu vermitteln und die Motivation zu stärken. Aus zahlreichen Studien wird klar, dass sich Angestellte eine hybride Lösung für das Arbeiten wünschen. Hybrid Work is the new Remote Work.

Die Vor- und Nachteile von Remote Work wurden im letzten Jahr besonders deutlich – insbesondere, wenn das Modell nicht der Persönlichkeit des Employees entspricht, weil der physische Kontakt zu den Kollegen und die strukturiertere Anleitung von außen fehlen, oder weil die Infrastruktur nicht auf neue Arbeitsmodelle vorbereitet ist.

Das hybride Arbeiten vereint die Vorteile aus Büroarbeit und mobilem Arbeiten und ist damit für viele Unternehmen und Angestellte eine gute Lösung. Fahrtwege werden reduziert, die Arbeit kann familienfreundlicher organisiert werden. Manche arbeiten zu Hause in Ruhe besser und konzentrierter als im Großraumbüro und viele schätzen es, ihre Arbeitszeiten flexibler einteilen zu können. Durch Präsenztage im Büro bleibt der soziale Kontakt zum Team erhalten (denn nach zahllosen Video Konferenzen wissen wir, dass Kontakte über den Bildschirm nicht damit zu vergleichen sind, sich an der Kaffeemaschine zu treffen oder die Mittagspause analog gemeinsam zu verbringen) und eine gewisse Struktur ist gegeben.

Die größten Hürden des hybriden Arbeitens liegen darin, Prozesse zu schaffen und Entscheidungen für eine arbeitnehmer- und arbeitgeberfreundliche Struktur zu treffen: wie viele Präsenztage im Büro sind erforderlich? Wie ist die Arbeit außerhalb dieser Tage geregelt, was sind Kernzeiten und feste Termine?

Hybrid Work hat viele Vorteile, kann jedoch auch viele Hürden mitbringen. Aus der Erfahrung in unserem Unternehmen und denen unserer Partner und Kunden haben wir Dir die wichtigsten Tipps zusammengestellt:

Häufig gilt nur die „sichtbare Arbeit“ als Beweis dafür, dass jemand busy und fleißig ist. Sitzen Angestellte von 9:00 bis 17:00 vor ihrem Computer, so geht man allgemein davon aus, dass sie arbeiten. Für einige Vorgesetzte war und ist die Umstellung nicht einfach – plötzlich ist Kontrolle nicht mehr so einfach, wenn das Team im Home Office sitzt und außerhalb von Videos Calls auf einmal nicht mehr „sichtbar“ ist.

Wenn die Arbeit in vorzeigbaren Ergebnissen resultiert, ist die Situation einfacher – doch wenn die Aufgaben nicht in der Erstellung von Dokumenten, der sichtbaren Fehlerbehebung oder anderen deutlich nachvollziehbaren Arbeitsresultaten bestehen, bedarf es Vertrauen. Darin, dass alle im Team ihre Aufgaben zuverlässig und gewissenhaft erledigen und niemand sich für das „Rumsitzen“ bezahlen lässt. Das Vertrauen darin und in die Eigenständigkeit und Eigenverantwortung des Teams ist daher eine unbedingte Grundvoraussetzung für Hybrid Work.

Die meisten Office Jobs lassen sich auch remote durchführen und bedürfen keiner physischen Anwesenheit. Deshalb spricht wenig gegen das hybride Arbeiten, es sollten jedoch Erwartungen und Voraussetzungen klar vorher besprochen und abgestimmt werden. Überlege Dir daher am besten vorab: Welche festen Termine gibt es, wann ist die Anwesenheit erforderlich oder gewünscht? Was sind die Arbeitszeiten im Home Office, wo braucht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter Flexibilität? Über welche Kanäle und wie oft kommuniziert wer mit wem?

Was sich im Büro oft von alleine ergibt, muss beim mobilen Arbeiten bzw. im Home Office klar geregelt werden. Nichts ist in der Zusammenarbeit so ärgerlich wie Teammitglieder, die nicht erreichbar sind, oder falsche Erwartungen, die aus mangelnder Kommunikation entstehen.

Was Selbständige naturgemäß lernen müssen, ist für Angestellte, die es gewohnt sind, im Office zu arbeiten, gerade zu Anfang eine Herausforderung: wenn Arbeit und Privatleben nicht mehr räumlich voneinander getrennt sind, fällt die Konzentration auf die Arbeitsaufgaben deutlich schwerer. Zudem gibt es keine Teamies am Nachbarschreibtisch, die die Motivation fördern.

Vorgesetzte können jedoch auch im Home Office und in einer Hybrid Work Situation einiges dafür tun, ihre Teammitglieder zu motivieren. Sei es die wöchentliche Motivations-E-Mail, der Blick „behind the scenes“ in den Unternehmenserfolg oder der wöchentliche Austausch auf Augenhöhe mit den CEOs – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich mit dem Unternehmen und seinem Erfolg identifizieren, sind motivierter und fleißiger. Nicht zu vergessen, dass Lob ein zusätzlicher Motivationsbooster ist. Wie kannst Du Deinem Team das Gefühl geben, für das Unternehmen wichtig zu sein und geschätzt zu werden?

Die wenigsten Menschen möchten einfach nur „Befehle ausführen“. Eigenverantwortung ist den meisten Menschen ein Grundbedürfnis. Die Tatsache, dass Hybrid Work die Kontrolle erschwert, bedeutet Vertrauen in die Autonomie des Teams zu haben – und dies gezielt zu fördern.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eigenständige Aufgaben zu geben und die Verantwortung zu übertragen ist ein wichtiger Schritt zu einem zufriedenen Team. Auch für Praktikanten, Azubis oder Einsteiger gibt es kleine Teilbereiche, die autonom übernommen werden können. Das kann beispielsweise auch die Organisation des nächsten Team Events sein. Micromanagement sollte im Hybrid Work Modell der Vergangenheit angehören.

Nicht für jede und jeden ist Remote Work und damit auch Hybrid Work gleich zugänglich und machbar. Sei es eine schlechte Internetverbindung oder fehlendes Equipment oder ein fehlender störungsfreier Raum zum Arbeiten. Arbeitgeber können gleiche Bedingungen durch verschiedene Maßnahmen fördern – beispielsweise durch gesponsortes Equipment zu Hause oder die Mitgliedschaft in einem Coworking Space. Eine weitere wichtige Maßnahme ist der Support und die Solidarität im Team, durch Knowledge Sharing und das Messen von Ergebnissen an Stelle von Arbeitsstunden.

Auf der einen Seite berichten viele Angestellte, dass gerade Großraumbüros nicht förderlich für die Konzentration sind. Nach einer Studie von BCG berichteten drei Viertel der Befragten, dass sie in ihren individuellen Tasks mindestens genauso produktiv waren wie während der Präsenzarbeit im Office.

Andererseits bietet das Home Office sogar mehr Ablenkungen. Den Abwasch oder vielleicht sogar das im Lockdown zu Hause betreute Kind zu ignorieren, um zu arbeiten, kann eine große Herausforderung sein. Wie kann die Produktivität beim hybriden Arbeiten auch an Tagen außerhalb des Office erhalten werden? Frag Dein Team, wann und wie es am besten arbeitet? Welche Voraussetzungen braucht jede und jeder einzelne, um gut arbeiten zu können? Manche sind Morgenmenschen und erledigen wichtige anspruchsvolle Arbeit grundsätzlich morgens. Andere müssen erst einmal drei Kaffee trinken, bevor sie später am Tag ihre produktivste Phase haben. Sicherlich kannst Du nicht immer allen gerecht werden, aber zu wissen, wie Dein Team funktioniert, ist eine gute Basis.

Mittagspausen oder Kaffeepausen gemeinsam zu verbringen kann das Zusammengehörigkeitsgefühl in Teams deutlich steigern. In einem Remote oder Hybrid Setup müssen solche Coffee Chats oder Team Lunches meistens gezielt initiiert werden, da sie nicht automatisch stattfinden. 1:1 Chats sind virtuell genauso möglich wie In-Person und sollten gefördert werden. Sei es mit den Vorgesetzten oder als Austausch zwischen Kollegen. Ebenso wichtig sind Team Events, die Remote Worker gezielt mit einbeziehen, also bewusst rein virtuell stattfinden. Die letzten Jahre haben viele neue Lösungen für virtuelles Teambuilding hervorgebracht, die unabhängig vom Ort funktionieren. Beispiele sind gemeinsames Kochen, Online Escape Rooms oder virtuelles Wine Tasting.

Besonders für neue Teammitglieder kann ein hybrides Arbeitsmodell eine Herausforderung bedeuten. Einarbeitung funktioniert zwar auch virtuell, über Screen Sharing und Video Calls, die emotionale Komponente ist jedoch nicht zu unterschätzen: das Gefühl, jemanden analog ansprechen zu können, jemandem über die Schulter zu sehen, physisch an einem Tisch zu sitzen, das Team in gemeinsamen Mittagspausen kennenzulernen.

Damit sich neue Kollegen und Kolleginnen im Team wohlfühlen, bedarf es besonderer Unterstützung, gerade am Anfang. Kennenlernen des gesamten Teams zu einem Vor-Ort-Event oder in einem virtuellen oder hybriden Event. Die gezielte Planung von Bürotagen, die Ansprechpartner gemeinsam mit den neuen Teammitgliedern verbringen. Gemeinsame Mittagspause, auch virtuell.

Je mehr Teammitglieder in einen Prozess eingebunden sind, umso größer die Risiken des Remote Works und damit auch des hybriden Arbeitens. Wenn für jede Entscheidung das Ok von Kollegen oder Vorgesetzten abgewartet werden muss, kann dies die Prozesse erheblich verlangsamen. Stattdessen sollte genau festgelegt werden, welche Entscheidungen und Prozesse autonom ablaufen können, wo schnell gehandelt werden kann. Das oben bereits erwähnte Micromanagement von Vorgesetzten findet in effektiven Prozessen keinen Platz.

In einem hybriden Arbeitsmodell ist es wichtiger denn je, Prozesse zu schaffen, die nicht nur produktives Arbeiten sicherstellen, sondern auch gewährleisten, dass keine Informationslücken entstehen. Was sich in Präsenzteams normalerweise automatisch entwickelt, wenn wichtige Informationen ausgetauscht werden, muss in einem Remote oder hybriden Work Setup gezielt gefördert und eingefordert werden. Alle wichtigen Informationen und Entscheidungen müssen dokumentiert und zugänglich gemacht werden.

Remote Worker und Teammitglieder im Home Office, die an einem Meeting teilnehmen, können sich schnell ausgeschlossen fühlen, wenn sie einem Konferenzraum zugeschaltet werden, in dem eine Gruppe an Kolleginnen und Kollegen sitzen. Man kann nicht von gleichen Bedingungen sprechen, wenn die eine Hälfte des Teams zusammensitzt und sich nebenher am Konferenztisch unterhalten kann und auf dem Screen der Remote Worker maximal sehr klein zu sehen ist. Die andere Gruppe dagegen sitzt alleine zu Hause oder im Coworking Space, ohne Sitznachbarn. Einige Unternehmen führen daher Meetings grundsätzlich als Videokonferenz durch, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Alle, die im Office arbeiten, schalten sich von ihren Schreibtischen dazu.

Hybrid Meetings sollten derselben Struktur folgen wie In-Person Meetings oder reine Video-Konferenzen. Besonders, wenn ein Teil des Teams immer Remote arbeitet und vielleicht sogar in unterschiedlichen Zeitzonen arbeitet und so nicht an jedem wichtigen Meeting teilnehmen kann. Eine vorab verschickte Agenda sowie ausführliche Dokumentation aller Meetings für alle Beteiligten stellen sicher, dass der Informationsstand bei allen Teammitgliedern identisch ist und sich jede und jeder einbringen kann.

Von der Chancengleichheit und den Voraussetzungen abgesehen: Effektive Videokonferenzen durchzuführen, ist eine Kunst für sich. Tipps für erfolgreiche Online Meertings findest Du in diesem Artikel.

Die Voraussetzung dafür, dass hybrides Arbeiten klappt, ist eine geeignete Infrastruktur sowie die technischen Voraussetzungen für Remote bzw. Mobile Work. Dokumente sollten nicht auf einem Server liegen, den Remote Worker oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office nicht erreichen können. Es muss eine geeignete Möglichkeit geben, von überall E-Mails abzurufen, Nachrichten auszutauschen und einen Kalender zu führen sowie virtuelle Meetings durchzuführen.

Eines der größten Probleme, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Home Office zu Lockdown-Zeiten beklagen, ist das Gefühl, immer „on“ sein zu müssen. Ständige Erreichbarkeit ist weder gesund noch produktiv. Bürozeiten setzen klarere Grenzen: wer im Büro ist, arbeitet, zum Feierabend verlässt man das Büro und geht nach Hause. Home Office oder mobiles Arbeiten lassen diese Grenzen verschwimmen. Hier sind eindeutige Regeln besonders wichtig.

Was sind die Kernarbeitszeiten, wann ist die Erreichbarkeit zu gewährleisten? Feste Termine, beispielsweise ein morgendliches „Check In“ mit dem Team, helfen dabei, Verbindlichkeiten und feste Strukturen zu schaffen. Vor dem Feierabend kann ein abendlicher „Check Out“ dabei helfen, das Ende des Arbeitstages klar zu markieren.

Zahlreiche Experten und Studien sind sich einig: das hybride Arbeiten ist die Zukunft. Flexiblere Arbeitsmodelle sind nicht nur familienfreundlicher und lassen ausreichend Freiheiten für unterschiedliche Lebensumstände, sie können sich auch positiv auf die Motivation und Produktivität auswirken. Die Voraussetzung hierfür sind klare Strukturen und Regeln sowie das Bewusstsein, dass Remote Work und mobiles Arbeiten anders funktionieren und anders organisiert werden müssen als die klassische Präsenzarbeit im Büro.

Mit diesem Artikel haben wir Dir die wichtigsten Trends und Tipps mitgegeben, damit Du in Deinem Team das Hybrid Work Modell erfolgreich umsetzen kannst. Möchtest Du die Motivation im Team steigern und suchst nach Möglichkeiten, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammenzubringen und den Teamgeist zu stärken? Sieh dir unsere Virtual Events an, die gerade für Remote Teams und Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen optimal sind.