Sicheres Sommerfest planen in Zeiten von Corona: 15 Eventideen

2020 hatte uns die Corona-Pandemie voll im Griff und veränderte unser aller Privat- und Berufsleben. Events waren nur sehr eingeschränkt möglich, Remote Work und Hybrid Work waren auf einmal eine Ausnahme mehr, sondern in vielen Branchen die Regel. 2021 kehren wir zwar langsam zu mehr Normalität zurück, doch angesichts der Unsicherheiten ist es eine gute Idee, weiterhin darauf zu achten, alle Hygienevorschriften zu beachten und neue Konzepte entwickeln, wie wir sicher gemeinsam Zeit verbringen können.

In diesem Artikel stellen wir euch verschiedene Ideen vor und teilen unsere Erfahrungen mit coronakonformen Sommerfesten mit euch.

Sommerfeste sind von Hause aus einfacher durchzuführen als Weihnachtsfeiern, die traditionell meistens eher in geschlossenen Räumen stattfinden. Unter freiem Himmel sind Events zumindest eingeschränkt möglich, das Risiko ist deutlich geringer. Und das ist die gute Nachricht: je nachdem, wie sich die Situation entwickelt, müssen Konzepte angepasst werden, es gibt jedoch eine sehr gute Chance, dass Sommerfeste in diesem Jahr möglich sind.

Abstand halten, Maske tragen und Hände waschen – diese Alltagsregeln haben sich haben sich uns allen inzwischen fest eingeprägt. Alle, die regelmäßig einkaufen gehen oder sich in vollen öffentlichen Verkehrsmitteln aufhalten, wissen: wo viele Menschen zusammenkommen, ist es eine Herausforderung, den notwendigen Sicherheitsabstand einzuhalten. Ohne eindeutige Regeln und gute Konzepte ist es sogar unmöglich. Wo Speisen verzehrt und Getränke ausgeschenkt werden, ist es noch schwieriger, denn hierfür müssen wir die Maske ablegen. Auch wenn die Maskenpflicht gelockert wurde, ist es eine gute Idee bei der Planung zu besprechen, ob Masken für das Sommerfest empfohlen werden sollen. Mindestens wenn sich Personen aus der Risikogruppe im Team befinden, ist dieser Punkt wichtig zu berücksichtigen.

Zu den Überlegungen zu Sicherheit und Rücksicht auf alle im Team, kommt die Unsicherheit über die sich ständig ändernden Bestimmungen. Wichtig ist vor allem, mit dem Team Rücksprache zu halten: wo sind die Unsicherheiten, wie wohl fühlen sich die einzelnen beim Gedanken an das Sommerfest und die möglichen Risiken? Gibt es im Team oder in Familien der Mitarbeiternden Menschen aus der Risikogruppe, sodass diese eventuell am Sommerfest wegen der Gefahr nicht teilnehmen würden. Um niemanden auszuschließen und auf die Gesundheit aller Rücksicht zu nehmen, ist ein offenes Gespräch, zum Beispiel als 1:1 mit Vorgesetzten oder als anonyme Umfrage im Team sehr sinnvoll.

Wie erwähnt, ändern sich Bestimmungen laufend, darum ist es unabdingbar, vor dem Sommerfest abzuklären, was die aktuellen Maßnahmen sagen, was erlaubt ist und was nicht, oder ob es keine Einschränkungen gibt. Unabhängig davon, wie hoch das Sicherheitsbedürfnis bzw. das Risiko der einzelnen im Team ist, helfen Dir die folgenden Tipps bei der Erstellung Deines eigenen Hygienekonzepts für Dein Firmen-Sommerfest. Du könntest diese Maßnahmen zum Beispiel im Team vorstellen und nach Rückmeldungen fragen.

Für Teilnehmende ist es eine Beruhigung zu wissen, dass das Risiko einer Infektion so gering wie möglich ist. Bei der Ankunft an der Eventlocation kannst Du Schnelltests bereitstellen, damit sich Teilnehmende testen können. Ein Hinweis auf der Einladung, bei Erkältungssymptomen aus Rücksicht auf die anderen Gäste zu Hause zu bleiben, erhöht zusätzlich die Sicherheit. Durch diese Bitte in Einladungen wissen Mitarbeitende oder deren Familien, die einer Risikogruppe angehören, welche Maßnahmen ergriffen werden, und können entscheiden, ob sie das Sommerfest als überschaubares Risiko ansehen oder lieber nicht teilnehmen.

An den Verkaufsständen auf dem Sommerfest wird nur kontaktlos bezahlt, um unnötigen Kontakt zu vermeiden. Dies stellt sicher, dass der Sicherheitsabstand zwischen Servicepersonal und Teilnehmenden so weit wie möglich eingehalten werden kann. Informiert alle Teilnehmenden am besten vorab darüber – heutzutage hat zwar fast jede und jeder eine EC-Karte oder Kreditkarte dabei, ein Hinweis kann jedoch dennoch nicht schaden, um Enttäuschungen zu vermeiden.

Einer der wichtigsten Punkte im Hygienekonzept für das Sommerfest ist Social Distancing. In der Location sollte ausreichend Platz vorhanden und auf Sicherheitsabstand geachtet werden, damit alle die Möglichkeit haben, den für ihr Sicherheitsbedürfnis sicheren Abstand zu wahren.

Während des Essens entstehen Hotspots, an denen naturgemäß viele Personen zusammenkommen. Hier können Markierungen am Boden für den notwendigen Abstand sorgen und genau anzeigen, wo sich Teilnehmende anstellen sollen und wie viel Abstand zu halten ist. Dies gilt auch für sanitäre Einrichtungen.

Abhängig von der Entscheidung im Team bzw. den aktuellen Bestimmungen verringert das Tragen einer Maske erheblich das Risiko einer Ansteckung. Für Teilnehmende Deines Sommerfests kannst Du FFP2- Masken bereitstellen, die in Bereichen getragen werden, in denen keine Speisen und Getränke verzehrt werden. Masken für Dienstleister und Servicepersonal schaffen zusätzliche Sicherheit. Um Kundinnen und Kunden und Sevicepersonal zu schützen, werden die Verkaufsstände zusätzlich mit einem „Spuckschutz“ (Plexiglas-Scheibe) geschützt.

Es gibt ausreichende Desinfektions- und Handwasch-Stationen auf dem Gelände. Zusätzliche Sanitizer Stationen werden am Eingang, an den Essensständen und sanitären Einrichtungen aufgestellt. Darüber hinaus gilt für alle Besucherinnen und Besucher ein Handshake-Verbot an den Ellbogen-Bump als Begrüßung und Verabschiedung haben wir uns doch ohnehin alle gewöhnt!

Gerade bei größeren Events, wo nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Familie und eventuell Kunden eingeladen sind, ist eine Möglichkeit zur Kontaktverfolgung im Fall einer Infektion sinnvoll. COVID-19 hat dazu beigetragen, den technologischen Fortschritt bei Veranstaltungen zu beschleunigen: Apps werden zunehmend eingesetzt für: Digitale Tickets, Kontaktlisten, Menüs und Bestellungen, Zahlungen etc. Werden für das Sommerfest Tickets verkauft, sind digitale Eintrittskarten eine gute Idee. Alle Teilnehmenden müssen sich mit ihren Kontaktdaten registrieren, sodass bei möglichen Infektionen eine anschließende lückenlose Kontaktverfolgung möglich ist.

Die Tipps zum Hygienekonzept deuten es schon an: 2021 funktionieren Event-Ideen problemlos, die im Freien stattfinden und ausreichend Abstand zulassen. Sportliche Aktivitäten, die ohne Körperkontakt nicht möglich sind (beispielsweise Team-Beachvolleyball) und Locations, in denen nicht ausreichend Platz vorhanden ist (beispielsweise kleine Boote), sind zu Pandemiezeiten nicht optimal und bergen ein höheres Risiko. Zum Glück gibt es zahlreiche andere Ideen und Konzepte, die ebenso viel Spaß machen und sicher umgesetzt werden können.

Street Food liegt im Trend – und kann so vielseitig sein. Typisch Amerikanische Burger vom Burger Truck, vietnamesische Sandwiches oder traditionelle Küche. Food Trucks sind nicht nur praktisch und flexibel, sie sind auch ein echter Blickfang und eignen sich gut als Herzstück des Sommerfestes. Warum nicht einen Street Food Markt veranstalten mit verschiedenen Trucks – beispielsweise einem Burger Truck, einem mobilen Kaffeewagen und einem Ice Cream Truck? Aufgebaut werden können sie überall, wo es passende Anschlüsse und ausreichend Platz gibt – beispielsweise auf dem Firmenhof.

Gemeinsames Grillen ist vermutlich die ultimative Sommerfest-Idee. Wenn Du denkst, das ist langweilig, dann sieh Dir unsere BBQ-Ideen für das Sommerfest an – Grillen kann mehr sein als nur Steaks, Koteletts, Würstchen und Grillgemüse. Möchtest Du das Barbecue von einem Profi durchführen lassen, bieten sich beispielsweise BBQ-Trucks oder anderes professionelles Grill-Catering an. Denkt daran, alle Ernährungsgewohnheiten und Allergien zu berücksichtigen (vegetarische, vegan, glutenfrei, halal, usw.), professionelle Dienstleister werden Euch nach solchen Punkten befragen und ein entsprechendes Menü für Euer Sommerfest planen.

Was fühlt sich mehr nach Sommer an als das Gefühl von Strand und Meer? Egal, ob jemand Typ Berg oder Typ Meer ist, eine Beach Party macht allen gute Laune. Sommerliche Cocktails, passende Dekoration, Beach Music und ein darauf abgestimmtes Catering-Menü (karibisch vielleicht oder lieber mediterran?), und schon kommt Sommerstimmung auf!

Gerade als Kontrast zum Arbeitsalltag im Büro oder Home Office sind ein paar Stunden im Grünen ein kleiner Wellness-Urlaub. Vielleicht hat von den Kolleginnen und Kollegen jemand ein großes Grundstück zur Verfügung, auf dem gefeiert werden kann, oder ihr mietet eine passende Location. Das Gartenfest lässt sich gut mit einem Barbecue verbinden, kann jedoch auch ganz anders ausgerichtet werden. Eine sommerliche Bowle, ein Buffet mit frischen Salaten und Fingerfood und leichte Desserts als Nachtisch zum Beispiel?

Soll es etwas urbaner sein? Eine Rooftop Bar oder sogar die eigene Firmen-Dachterrasse ist eine spektakuläre Location für das Sommerfest. Gute Gespräche beim Blick über die Stadt, professionell gemixte Cocktails und Flying Fingerfood sorgen für eine lockere Atmosphäre. Die Voraussetzung ist hier natürlich, dass für die Anzahl an Personen ausreichend Platz vorhanden ist und auf Abstand geachtet werden kann.

Wer verbringt nicht gern Zeit am Meer, an einem Fluss oder See? Gerade an heißen Sommertagen ist die Kühle des nahen Wassers eine willkommene Erfrischung. Locations am Wasser gibt es einige, beispielsweise Restaurants oder andere Eventlocations. Kombinieren lässt sich ein Sommerfest am Wasser zum Beispiel mit der passenden Musik (tanzen funktioniert auch mit Abstand) und einem ausgefallenen Gala Dinner oder frischen Fingerfood-Buffet.

Gibt es in der Nähe aufregende historische Locations? Ein Schloss oder eine Burg zum Beispiel? Ein guter Anlass für eine Mottoparty mit passender Bekleidung, Musik und Speisen aus einer bestimmten Epoche. Natürlich könnt ihr auch ein bestimmtes Jahrzehnt auswählen, wenn es nicht ganz so weit in der Geschichte zurück gehen soll. Eine 70er oder 80er Party in passender Location?

Trinkt ihr gern guten Wein oder habt ihr viele Bierkenner in eurem Team? Whiskey-Liebhaber? Vielleicht ist ein Wine, Beer oder Whiskey Tasting eine Idee für euer Sommerfest. Das geht übrigens auch virtuell – falls Zusammenkünfte in Gruppen nicht möglich sein sollten. Jede und jeder von euch erhält eine Tasting Box nach Hause geschickt, gemeinsam lasst ihr euch von einer fachkundigen Expertin oder einem Experten die Unterschiede erklären und durch das Tasting leiten. Sieh Dir unsere verschiedenen Tasting Boxen und Virtual Cocktail Hours an, es ist bestimmt etwas Passendes für Euch dabei!

Vielleicht steht euch auch eher der Sinn nach sportlichen Aktivitäten. Nicht jeder Sport ist problematisch, es gibt ausreichend Sportarten, die sich mit Sicherheitsabstand ausüben lassen. Vielleicht macht ihr gemeinsam eine Radtour und kehrt in der Pause in einer guten Location ein. Spielt gemeinsam Gold oder Minigolf, versucht euch an Disc Gold oder an Stand Up Paddling auf einem der Seen in eurer Nähe. Auch ein Bigenschießen Workshop oder ein Darts Tunier lassen sich sicher umsetzen.

Auch tanzen ist mit Maske und Abstand kein Problem. Livemusik macht das Sommerfest zu einem besonderen Highlight, aber auch ein guter DJ kann für die passende Stimmung sorgen. Lasst jede und jeden ihre Lieblingslieder mitbringen oder stellt die Party unter ein bestimmtes Motto, eine Musikrichtung, eine Region oder ein Jahrzehnt.

Gemeinsam etwas zu lernen, schweißt das Team zusammen und ist deshalb eine beliebte Teambuilding Aktivität, die sowohl vor Ort als auch virtuell umgesetzt werden kann. Warum nicht einen Workshop zum Sommerfest buchen? Lasst euch von einem professionellen Koch die Zubereitung leckerer Speisen zeigen oder lernt von einer Cocktail Expertin, wie ihr die leckersten Getränkt mischt. Auch diese Idee funktioniert sowohl offline als auch virtuell – beispielsweise mit unseren Virtual Events.

Eine Team Challenge kann ganz unterschiedlich ausfallen und ist bei Bedarf sogar virtuell möglich (ein Beispiel können Online Escape Rooms sein) – das Wichtigste ist, dass ihr euch gemeinsam einer Aufgabe stellt und diese löst. Das fördert die Zusammenarbeit und das Vertrauen innerhalb des Teams. Vielleicht möchtet ihr die Challenge mit einem Motto-Sommerfest kombinieren – zum Thema Mittelalter beispielsweise.

Erkundet eure Stadt mit anderen Augen. Besonders für Teamies, die erst neu dazugezogen sind, aber auch für Alteingesessene kann eine Stadtrallye aufregend sein und neue Blickwinkel eröffnen. Es gibt zahlreiche professionelle Anbieter, die solche Events für euch organisieren – auf Wunsch sogar mit einem bestimmten Motto.

Nicht nur als Teambuilding Event, auch für die Sommerfeier ist ein Karaoke-Abend eine gute Idee. Mit Maske singt es sich schlecht, daher ist hier besonders auf ausreichende Abstände und ein gutes Sicherheitskonzept zu achten. Ihr braucht nur eine Location, das passende Equipment und Getränke, damit die Stimme nicht zu trocken wird.

Sollte ein Teil des Teams remote arbeiten oder es nicht sinnvoll sein, in einer größeren Gruppe zu feiern, ist das kein Grund, das Sommerfest ausfallen zu lassen. Es gibt viele gute Konzepte für virtuelle oder hybride Sommerfeste, einige davon haben wir euch oben angedeutet. Vielleicht ist ein Teil des Teams vor Ort, der Rest ist remote dabei. In diesem Artikel über Hybride Events findet ihr viele weitere Ideen.

Die Ideen sind Dir zu abstrakt? Die folgenden beiden Case Studies geben Dir einen Einblick über beispielhafte Konzepte und Abläufe zwei ganz unterschiedlicher Sommerfeiern, die unter strengen Hygiene- und Sicherheitsauflagen funktionieren.

Das hybride Sommerfest beinhaltet:

Dieses Format eignet sich besonders für Firmen mit größeren Teams (ab 50).

Das Konzept erfordert einen hohen Grad an Professionalität, eine exakte Event Timeline und Agenda, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Für das Budget muss etwa mit mindestens 40€/ Person gerechnet werden.

Beispielkonzept

Beispiel Planung:

Beispiel-Programm

18.00 Welcome Speech CEO 18.30 Sterne Koch Live-Cooking Workshop 19.15 Team Quiz Turnier 19.45 Siegerehrung

Unser zweites Beispiel-Sommerfest ist ein In-Person-Event. Die Eckdaten:

Das Format eignet sich für größere Teams mit mindestens 100 Personen. Es erfordert ein Corona-Konzept sowie die oben beschriebenen Markierungen. Die Teilnehmenden sollten eine gewisse Tech-Affinität mitbringen.

Als Budget ist mit mindestens 20€ pro Person zu rechnen.

Beispiel Konzept

Beispiel Planung

Beispiel Programm

vorab Pre-Ordering der Menüs und Vorbuchen Food Pick-up Slot 18.30 Welcome Speech CEO 19.15 Time to eat! 20.00 Music

Diese beiden Konzepte haben Dir hoffentlich einen kleinen Eindruck verschafft, was mit sehr geringem Risiko möglich ist und dass das Sommerfest nicht ausfallen muss, selbst wenn strenge Hygienerichtlinien gelten oder es sogar wieder Kontaktbeschränkungen geben sollte.

Planst Du Eure Sommerfeier und suchst nach weiteren Ideen oder Unterstützung? Unsere Eventexpertinnen beraten Dich gern und erarbeiten das perfekte Corona-konforme Konzept für Dich und Deine Firma. Nimm Kontakt zu uns auf, wir unterstützen Dich gern, vom Konzept bis zur Organisation des passenden Caterings für euer Sommerfest.

Hast Du in diesem Artikel Anregungen für euer nächstes Sommerfest gefunden? Teil ihn gern mit Deinen Kolleginnen und Kollegen!