Hybrid Office – wie gelingt das hybride Büro?

Das Büro der Zukunft ist hybrid. Corona hat die Arbeitsmodelle erheblich beeinflusst und ein Umdenken in vielen Unternehmen bewirkt. Wo vorher noch viele Chefs ihre Teams gern vor Ort im Office hatten, wurde das Home Office 2020 zur Normalität und funktionierte meistens mehr oder weniger gut. Doch was passiert nach der Pandemie? Im Home Office wollen viele Angestellte ungern dauerhaft bleiben, der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen fehlt. Gleichzeitig schätzen viele die Flexibilität und die fehlenden Fahrtwege. Wie lässt sich das miteinander vereinbaren? Das Hybrid Office ist die Antwort.

Das Hybrid Office oder hybride Büro ermöglicht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort zu arbeiten, allerdings nicht als einziger und alleiniger Arbeitsplatz. Hybrid Work bedeutet die Flexibilität von zu Hause oder mobil von jedem anderen Ort zu arbeiten, aber auch bestimmte Präsenztage im Office zu verbringen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft ermöglicht aber auch Flexibilität an Bürotagen: es stehen unterschiedliche Workspaces zur Verfügung, je nach Anforderungen und Aufgabe. Die neuen Arbeitsmodelle erfordern andere Voraussetzungen als das klassische Büro, in dem jede und jeder im Team einen festen eigenen Arbeitsplatz hatte und jeden Tag von diesem aus arbeitet. Einige Beispiele:

Wenn Teammitglieder nur zwei Tage pro Woche im Büro verbringen, lohnt dann überhaupt eine große Bürofläche mit festen Plätzen für alle, die ohnehin an 3 von 5 Tagen leer bleiben? Effizienter sind flexible Arbeitsplätze, die sich mehrere Personen teilen. Ein Konzept kann zum Beispiel sein, Arbeitsräume zu schaffen, die verschiedene Teams im Wechsel nutzen.

Seit Corona und verschiedenen Studien und Befragungen von Angestellten im Home Office wissen wir, dass viele außerhalb des Büros produktiver sind, aber den sozialen Aspekt vermissen. Das Hybrid Office ist daher nicht primär Arbeitsort, sondern vor allem auch eine Begegnungsstätte. Ein Ort, an dem Team Meetings oder Termine mit Kunden und Geschäftspartnern stattfinden.

Der Trend geht weg von nüchternen Großraumbüros, in denen sich ein Schreibtisch an den nächsten reiht und hin zu wohnlicheren Arbeitsräumen, die die Inspiration und Kreativität anregen. Das Hybrid Office muss gekonnt die Präsenzarbeit und die virtuelle Zusammenarbeit verbinden.

In der hybriden Arbeitswelt verläuft die Kommunikation nicht mehr nur synchron. Es muss sichergestellt sein, dass niemand ausgeschlossen wird und jede und jeder alle Informationen erhält, die sie oder er braucht. Das braucht vor allem die passenden digitalen Strukturen und das Bewusstsein dafür, dass alle wichtigen Informationen und Daten verschriftlicht werden und an einer zentralen Stelle (beispielsweise auf Google Drive oder in einem Wiki) gespeichert werden, auf die alle Zugriff haben.

Gerade weil im hybriden Büro nicht alle Teammitglieder jeden Tag in einem Büro sitzen, werden alternative Kommunikationskanäle umso wichtiger. Nicht jeder Kanal und jedes Medium ist für jede Art von Information und Nachricht geeignet. Es ist sinnvoll festzulegen, welcher Kanal wofür verwendet wird – Messenger, E-Mail, Videocall, usw. So wird effektives Arbeiten sichergestellt und es entstehen keine Information Gaps.