Rückkehr ins Büro nach monatelangem Home Office

Mit sinkenden Inzidenzen und Neuinfektionen kehren viele Teams nach einer längeren Zeit im Home Office ins Büro zurück. Keine kleine Umstellung für viele Menschen, zumal die Pandemie noch nicht vorüber ist, und nicht klar ist, ob und wann es eine nächste Welle geben wird, die uns möglicherweise zurück ins Home Office schickt. Bei einigen besteht Unsicherheit in Bezug auf eine mögliche Ansteckungsgefahr, andere haben Schwierigkeiten mit der Umgewöhnung.

Angesichts all dieser Unsicherheiten ist die Rückkehr ins Office eine Herausforderung. Was können Angestellte und Unternehmen tun, um die Umstellung einfacher zu machen und die Arbeit für alle so sicher wie möglich zu machen?

Der Arbeitgeber kann vieles dafür tun, dass der Arbeitsplatz sicher ist und bestmöglich die Hygieneanforderungen erfüllt (mehr dazu weiter unten), aber auch Angestellte können ihren Teil dazu beitragen, die Situation für alle so einfach und sicher wie möglich zu machen. Bei gesunkenen Zahlen und einem allgemein geringeren Risiko verändern sich auch die notwendigen Anforderungen.

Unsere Hinweise verstehen sich daher als Hilfestellung, wie das Büro möglichst sicher gemacht werden kann, um besonders auch die Risikogruppe zu schützen. Ob und was verpflichtend ist, hängt von der aktuellen Situation ab, was sinnvoll ist, von den individuellen Gegebenheiten im Büro und innerhalb der Mitarbeitenden. Sucht das Gespräch mit den Mitarbeitenden, was sie sich wünschen, welche Unsicherheiten bestehen und wie ihnen diese genommen werden können.

Nicht nur in Coronazeiten ist es sinnvoll, bei Krankheitssymptomen zu Hause zu bleiben, um eine Ansteckung der Kolleginnen und Kollegen zu vermeiden. In der Pandemie sollte es selbstverständlich sein, dass Sicherheit vorgeht. Im Zweifelsfall zu Hause arbeiten und bei Symptomen besser durch einen Test abklären.

Die gesetzlichen Bestimmungen zum Testen ändern sich entsprechend der Pandemielage. Auch wenn Tests nicht mehr vorgeschrieben sind, kann es sinnvoll sein, Mitarbeitende zu bestimmten Anlässen dennoch einen Test nahezulegen, um das Risiko gering zu halten. Das gilt immer dann, wenn viele Menschen zusammen kommen, aber auch bei Symptomen. Vor größeren Meetings und Events kann es ebenfalls zur Sicherheit beitragen, dass Mitarbeitenden und Gäste sich testen: Je mehr Menschen ausschließen können, dass sie symptomfreie Träger des Virus sind, umso geringer die Wahrscheinlichkeit einer Infektion.

Nach über zwei Jahren ist das Masketragen Alltag, in Zeiten geringerer Zahlen fällt die Maskenpflicht teilweise und entsprechend ist der Spielraum für Unternehmen größer und sollte individuell anhand der Bedürfnisse entschieden werden. Auch hier ist es sinnvoll, das Gespräch mit dem Team zu suchen und das Risiko abzuwägen: wo kann nicht ausreichend Abstand gehalten werden? Gibt es Personen im Team, die zur Risikogruppe gehören und besonders geschützt werden müssen?

Was wir seit Beginn der Pandemie von verschiedenen Seiten hören, gilt auch im Büro: ausreichend Abstand zu den Kolleginnen und Kollegen zu halten, erhöht die Sicherheit, vor allem für besonders gefährdete Personen. Für bestmögliche Sicherheit: Mindestens 1,5 bis 2 Meter Abstand; Begrüßungen weiterhin durch den First Bump. Alternativ der Ellbow Bump oder Winken; Händeschütteln und Umarmungen stellen ein höheres Risiko dar. Kann kein Abstand eingehalten werden, ist eine Maske eine Option für mehr Sicherheit. Und so schön die gemeinsame Mittagspause ist: da wir beim Essen keine Maske tragen können, ist das Essen in gut belüfteter Umgebung bzw. im Freien sicherer.

Das gründliche Händewaschen bleibt wichtig. In den sanitären Einrichtungen sowieso, ebenso beim Essen zubereiten und nach dem Essen. Diese Regel gehört zu denen, die allgemein sinnvoll sind, auch außerhalb einer Pandemie - die allerdings viele Menschen ohnehin schon befolgen und immer befolgt haben.

Für eine höhere Sicherheit und bessere Hygiene ist es sinnvoll, den Arbeitsplatz regelmäßig zu desinfizieren, besonders dann wenn der Schreibtisch mit anderen Teamies geteilt wird. Das gleiche gilt für von verschiedenen Menschen genutzten Orten wie Konferenzraum, Küche oder Coworking Space. Unternehmen können dafür sorgen, dass ausreichend Desinfektionsspender bereitstehen, Angestellte können angehalten werden, diese zu nutzen.

So wichtig viele kleine Maßnahmen sind, das Hygienekonzept als Ganzes und damit der größere Hebel liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Vor allem wenn Unternehmen und Angestellte an einem Strang ziehen, gelingt die Rückkehr ins Büro so sicher und entspannt wie möglich.

In einer Umfrage befragte Surveymonkey die eigenen Angestellten nach Bedenken bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz und danach, wodurch sie sich sicherer fühlen wurden. Das Ergebnis: Gefühle wie “ängstlich”, “vorsichtig” und “beunruhigt” dominierten die Antworten. Ähnlich wird es in vielen Unternehmen sein. Zwar führt die "Rückkehr in die Normalität" angesichts sinkender Zahlen dazu, dass sich viele Menschen sicherer fühlen, es bleibt jedoch auch Unsicherheit.

Was HR tun kann: ins Gespräch mit Mitarbeitenden gehen. Eine Umfrage verschicken, Sorgen und Ängste im 1:1 Gespräch erfragen und ernst nehmen. Gezielt danach fragen, welche Maßnahmen dem Gefühl der Unsicherheit entgegenwirken, was genau hilft bei der Rückkehr ins Büro? In der Umfrage von Surveymonkey war nach dem Thema Impfen ein Hygienekonzept die meistgenannte Antwort, außerdem die Verfügbarkeit von Antikörpertests.

Frag Dein Team, wie sie sich fühlen, welche Gefühle die Rückkehr ins Büro in jeder und jedem auslöst und welche Maßnahmen gewünscht werden. Das gilt nicht nur für das Thema Hygiene, sondern auch für eine Erleichterung allgemein: wie kann die Umstellung reibungsfreier erfolgen?

Aus der Kommunikation zwischen HR bzw. Leadership und Angestellten über die Probleme, Sorgen und Bedürfnisse entsteht ein Bild über die Stimmung im Team und die individuelle Situation jeder und jedes einzelnen.

Wichtig ist anschließend, dass die Ergebnisse aus den Gesprächen oder Umfragen ernst genommen und entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden. Mitarbeitende sollen sich verstanden fühlen und das Vertrauen darin haben, dass der Arbeitgeber alles dafür tut, die Angestellten zu schützen und für ihr Wohlbefinden zu sorgen. Es gilt eine Unternehmenskultur zu schaffen, in deren Zentrum die Employee Experience steht und die die Mitarbeitenden als wichtigste Ressource erkannt hat.

Gehe regelmäßig ins Gespräch mit dem Team, zeige Empathie und ehrliches Interesse an einer Lösung für alle Probleme.

Gerade zur Vermeidung von Stoßzeiten und vollen Auslastungen ist es sinnvoller, Mitarbeitenden ein hybrides Arbeitsmodell anzubieten. Umfragen haben gezeigt, dass Arbeitnehmer zwar die Nachteile des Home Office sehen, aber auch die Flexibilität zu schätzen wissen und auch nach der Pandemie zumindest teilweise weiter im Home Office arbeiten möchten. Hybrid Work heißt das neue Modell, das immer mehr Unternehmen umsetzen.

In der Praxis bedeutet das ein klares Konzept, wer wann im Büro arbeitet, ob Meetings in Person, virtuell oder hybrid stattfinden, ob jede und jeder weiterhin einen eigenen Arbeitsplatz hat oder ob Schreibtische von verschiedenen Personen genutzt werden. Ein Belegungssystem, wie es viele Unternehmen bereits für Meetingräume einsetzen, kann zum Beispiel dabei helfen, die Auslastung des Büros zu sehen und einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Tag zu buchen.

Befrage alle Angestellten, wie sie zum Thema Hybrid Work stehen und prüfe, welche Strukturen und Prozesse für eine Umsetzung notwendig sind.

Wenn wir eines durch Corona gelernt haben, dann ist es Flexibilität. Planen ist nur bedingt möglich, so lange nicht klar ist, wie sich die Infektionszahlen entwickeln, ob bzw. wann es eine neue Welle gibt und welche neuen Bestimmungen eingehalten werden müssen.

Das bedeutet, dass Teamlead bzw. HR und Angestellte im Gespräch darüber bleiben müssen, wie die aktuelle Situation wahrgenommen wird, ob die Maßnahmen ausreichen bzw. zur Zufriedenheit umgesetzt werden oder ob es Anpassungen bedarf. Das kann bedeuten, regelmäßige Umfragen zu versenden oder 1:1 Gespräche mit einzelnen Mitarbeitenden zu führen, um die individuellen Bedürfnisse zu verstehen und zu berücksichtigen. Jede und jeder muss sich ernst genommen fühlen und wissen, dass Probleme angesprochen werden dürfen und gemeinsam eine Lösung gesucht wird.

Hole Dir regelmäßig Feedback von den Angestellten ein, ob die Maßnahmen helfen oder wo es Nachbesserungsbedarf gibt. Das gilt besonders dann, wenn sich die persönliche Situation einzelner verändert: gibt es Personen aus der Risikogruppe im engsten Familienkreis, gehören Angestellte selbst zur Risikogruppe?

Die Doppelbelastung berufstätiger Eltern mit Job und Care Arbeit, aber auch die belastende Unsicherheit und die Angst vor einer Infektion haben erheblichen Einfluss auf das mentale Wohlbefinden genommen. Unternehmen können die Gesundheit ihrer Angestellten durch verschiedene Angebote stärken. Teambuilding funktioniert zum Beispiel auch virtuell oder hybrid. Der Zusammenhalt im Team stärkt die Zufriedenheit, ebenso Benefits, die an die individuelle Situation angepasst sind: Gesunde Team Lunches beispielsweise oder Wellness-Angebote.

Regelmäßiges Business Yoga ist ein guter Ausgleich an stressigen Arbeitstagen, ebenso Meditation oder Fitness-Angebote. Für gesunde Ernährung hilft ein Catering-Angebot oder eine mobile Kantine im Büro. Für das Home Office eine Snackbox oder Kochbox mit allem, was ein gesundes Mittagessen braucht.

Frag Dein Team, was ihnen für mehr Wohlbefinden helfen würde und such nach passenden Angeboten, beispielsweise im heycater! Marktplatz.

Viele weitere Tipps findest Du in unserem Artikel Hygienekonzept fürs Büro.

Bei heycater! haben wir uns auf die Fahne geschrieben, Dich und Dein Team dabei zu unterstützen, gesünder und zufriedener am Arbeitsplatz zu sein. Neben gesundem Catering und unserer mobilen Kantine haben wir daher eine ganze Bandbreite an Angeboten für Team-Events und Home Office Boxen im Angebot. Mit der Teilnahme am Food Program von heycater! können wir eine ganz individiuelle und zentral organisierte Mitarbeitverpflegung anbieten. Ob regelmäßig oder bei einem einzigartigen Event wie einem Sommerfest oder einer Weihnachtsfeier - mit dem Food Programm stehen wir Dir als zuverlässiger Partner zur Seite.

Hat dieser Artikel Dich inspiriert und Dir neue Ideen gegeben? Teil ihn gern mit Deinem Team und frag nach Feedback und persönlichen Befinden beim Thema Hygiene und Sicherheit im Büro. Wir wünschen Dir und Deinem Team eine sichere Rückkehr ins Büro nach der langen Zeit im Home Office!