Sommerfest für die Firma: Ideen und Planung für die Sommerparty

Während die Erinnerungen an die Weihnachtsfeier langsam verblassen und der Frühling nach und nach seine Fühler ausstreckt, sehnen wir uns nach lauen Sommernächten und unvergesslichen Sommerfesten. Damit auch Du Dich schon jetzt vorfreuen kannst und Deine Firmenfeier im Sommer ein voller Erfolg wird, haben wir hier viele hilfreiche Tipps rund um die Planung und Organisation deiner Sommerparty zusammengestellt.

Egal ob Du auf der Suche nach einem klassischen Grill-Catering bist, eine ausgefallene Event-Location für den Sommer suchst oder noch Ideen für Deine Gartenparty brauchst - Das heycater! Team ist für Dich da!

Mit der ersten Ideensammlung für die Sommerfeier kann man gar nicht früh genug beginnen. Als Inspiration haben wir Dir darum unsere schönsten Ideen für Dein Firmen-Sommerfest zusammengestellt. Von bekannten und bewährten Mottos und Ideen bis hin zu ausgefallenen Arrangements, von offiziell bis ungezwungen.

Grillen und Sommer gehören einfach zusammen! Genau deshalb ist und bleibt Grill-Catering der beliebteste Klassiker auf Sommerfesten. Der Trend 2023: Smoker-Catering. Im Smoker wird das Fleisch besonders schonend gegart und wird nicht nur schön zart, sondern erhält ein würziges Raucharoma. Dein BBQ-Sommerfest kannst Du überall feiern: Es gibt nur eine Bedingung: es muss unter freiem Himmel sein.

Je nach Ambiente kann Du ein Barbecue auch für eine etwas formellere Sommerfeier veranstalten, im Allgemeinen läuft es jedoch eher informell ab. Auch zu einer familiären Unternehmens-Gartenparty passt Grillen hervorragend.

Viele unser Kunden mögen ein gutes BBQ, aber grillen nicht gern. So lecker das Essen auch schmeckt, das Aufräumen danach ist umso unangenehmer und Freiwillige für den Grill zu finden, kann sich schwierig gestalten. Genau aus diesem Grund gibt es heycater!, denn wir sind die, die Dir ein Rundum-Sorglos-Paket für Dein Firmen-BBQ besorgen können. Wir kümmern uns um Dein nächstes Business-Event, damit Du die perfekte Barbecue-Erfahrung machen kannst.

Wir unterstützen Dich in jedem Schritt, von dem Erstellen eines Menüs und der Auswahl der Fleischsorten, Fisch und Fleisch-Alternativen bis hin zum Unterhaltungsprogramm für Deine Gäste. Wir von heycater! stehen Dir mit Rat und Tat zur Seite. Ob ein Grillbuffet mit einer großen Auswahl, welche regional oder aus aller Welt kommt, ein amerikanisches BBQ Catering oder sogar ein rein pflanzliches Grillen zum Sommerfest - kein Problem, wir können alle Grill-Fantasien von Dir und Deinen Teamies erfüllen! Hier erfährst Du mehr zum Thema Grill-Catering.

Ein BBQ-Buffet ist außerdem immer sehr vielseitig. Wie anspruchsvoll Deine Gäste auch sein mögen, bei einem Grillbuffet ist für alle etwas dabei. Aufgehübscht wird alles mit einer schönen Salatbar oder einem Dessert. Auch bei den Süßigkeiten für den Abend haben wir eine Menge Auswahl im Portfolio. Eis-Catering? Cocktail-Catering? Oder sogar Cocktails am Stiel?

Hier findest Du viele weitere Ideen für ein gelungenes Firmengrillen.

Ob 90er, Vintage Circus oder Pirates of the Caribbean - Mottopartys lassen euch in ganz neue Rollen schlüpfen und dem Alltag entfliehen. Eine passend dekorierte Location, dem Motto angepasste Speisen und Drinks, ausgefallene Kostüme und Accessoires runden das Konzept ab.

Fehlen Dir Ideen für Mottos? Hier einige unserer Favoriten:

Über den Dächern Deiner Stadt verstecken sich oft ungeahnte Party-Location-Highlights. Es sind zum einen gemütliche Dachterrassen, die zum Aperol-Spritz trinken einladen, zum anderen Orte, an denen Du mit einem sensationellen Blick über die Stadt feiern kannst. So ein Panoramablick über die beleuchtete Stadt und deren Wahrzeichen macht Dein Event unvergesslich. Oder wie wäre es mit einem Rooftop-Pool für das Summer Feeling?

Vielleicht verfügt euer Firmengebäude über eine geräumige Dachterrasse? Bestellt euch ein sommerliches Buffet oder ein BBQ Catering sowie eine mobile Cocktailbar und schon kann das Sommerfest beginnen!

Natürlich gibt es nicht nur in der Karibik Strände, es hat jedoch gute Gründe, warum Palmen, viel frisches Obst und exotische Cocktails vielen Menschen sofort Sommerstimmung bescheren. Vielleicht gibt es eine passende Location in eurer Stadt, die Du für die Sommerfeier buchen kannst, oder Du verwandelst das Büro in einen karibischen Traum. Wenn Palmen und echter Sand keine Option sind, sorgen Blumen- und Ananas-Dekorationen für den südlichen Flair.

Als Catering bieten sich natürlich Cocktails und ein Buffet mit frischen Früchten an, auch Barbecue passt gut. Vielleicht findest Du auch eine Liveband, die zum Beispiel Salsa oder Reggaetón spielt. Wer sich traut, darf gerne dazu tanzen!

Als Alternative zum Karibik-Thema eignet sich auch eines der Mittelmeerländer gut als Motto für eine Strandparty - serviere zum Beispiel Tapas oder Pizza, die direkt vor Ort im Pizzamobil zubereitet wird.

Foodtrucks sind nicht umsonst so beliebt: sie machen optisch was her und servieren frisch zubereitete Speisen von Burger bis Schnitzel, von veganem Fast Food bis leichter Sommerküche. Wenn ausreichend Platz vorhanden ist, zum Beispiel auf eurem Firmenhof, ist ein Foodtruck eine gute Wahl. Übrigens gibt es auch Ice Cream Trucks für die sommerliche Erfrischung. Für große Sommerfeste mit vielen Gästen brauchst Du vielleicht mehrere Trucks, lass Dich dazu gern von uns beraten!

Unser Geheimtipp für euer Sommerfest sind Marktstände! Die kleinen Geschwister der Foodtrucks kombinieren deren kulinarische Vielfalt mit Show-Cooking und machen euer Sommerfest-Catering zu einem unvergleichlichen Erlebnis. Ihr Vorteil: Sie sind mit wenig Platz und somit in wirklich jeder Location realisierbar. Unsere Caterer bieten Dir dabei eine große Auswahl an internationalen Speisen. Egal ob Do-It-Yourself-Bowl-Station oder kleine Stände mit verschiedenen Köstlichkeiten aus aller Welt!

Es gibt nichts Schöneres als sonnige Tage und laue Sommernächte an der frischen Luft zu verbringen. Weitab vom Trubel der Stadt, kannst Du bei einem Picknick oder einem Seated-Dinner entspannt die Stimmung Deines Sommerfestes genießen oder Dich von einer gedeckten Tafel im Grünen zu einem idyllischen Dinner im Family-Style einladen lassen. Lampions und Lichterketten untermalen die gemütliche Atmosphäre im Dunkel der lauen Sommernacht und am Lagerfeuer werden so manche spannenden Geschichten erzählt. Auch die Gartenparty kannst Du unter ein Motto stellen, Deiner Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt.

Zusammen etwas Neues zu lernen, schweißt Teams zusammen und bringt neue Erfahrungen. Und bekanntlich wirkt sich die Erweiterung des Horizonts positiv auf die Arbeitsleistung aus. Warum nicht im Team an einem Cocktail-Kurs teilnehmen und anschließend gemeinsam die selbst zubereiteten Kreationen verkosten? Das Ganze funktioniert übrigens auch virtuell oder bei hybriden Sommerfesten, wenn das Remote Team mit einbezogen werden soll. Mit Hilfe eines Online-Cocktailkurses und einer Box, die alle benötigten Zutaten direkt nach Hause sendet, wird die eigene Küche oder der Wohnzimmertisch zur Cocktailbar. Spaß und Genuss inbegriffen!

Es ist zu warm zum Lernen und selbst zu mischen? Wie wäre es mit einer mobilen Cocktailbar, die euch vor Ort leckere alkoholische und alkoholfreie Cocktails mischt und direkt an den Platz serviert?

Seid ihr ein sportliches Unternehmen, in dem alle Angestellten sehr aktiv sind? Vielleicht gehört Sport auch zu eurer Branche dazu. Dann eignet sich ein Sommerfest, das ihr mit einer sportlichen Aktivität verbindet. Ein Vorteil: für das Programm ist gesorgt. Außerdem verbindet es Teams sehr, gemeinsame Challenges zu meistern.

Beispiele für sportliche Sommerfeste können sein:

Natürlich sollten besonders bei sportlichen Sommerparties ausreichend Getränke und Verpflegung mit eingeplant werden. Getränke werden jederzeit durch eine mobile Bar bereitgestellt, zwischendurch können sich alle Beteiligten an einem Snack Buffet bedienen und als Abschluss gibt es zur Belohnung ein großes Menü oder ein Barbecue.

Wer verbringt nicht gern Zeit am oder auf dem Wasser? Bootstouren sind als Teamevent sehr beliebt und eignen sich auch hervorragend für die Sommerfeier. Vom Floß für sehr kleine Unternehmen bis zum großen Partyboot gibt es eine große Bandbreite an Angeboten. Auf dem Boot dürfen natürlich Verpflegung und Getränke nicht fehlen. Wenn ihr ein Boot mit eigener Bar mietet, ist für die Durstlöscher gesorgt. Vielleicht wird auch ein Buffet oder ein Menü angeboten. Einige Boote können auch mit DJ für die musikalische Untermalung gemietet werden.

Für weitere Ideen lass Dich von unseren Event-Konzepten und Menü-Ideen inspirieren;

Planst Du zum ersten Mal das Sommerfest oder suchst Du nach neuen Ideen für dieses Jahr? Wenn die Firmen-Sommerparty die letzten Jahre immer als Firmengrillen veranstaltet wurde, ist zum Beispiel eine Beachparty eine willkommene Abwechslung. Unsere erfahrenen Eventplanerinnen haben Dir unsere besten Tipps zusammengestellt, damit die Planung stressfrei verläuft und ihr gemeinsam eine unvergessliche Feier erleben könnt.

Um Dir den schönsten Veranstaltungsort, das beste Catering und auch Deinen Wunschtermin sichern zu können, ist es wichtig, Dein Sommerfest rechtzeitig zu planen. Da viele Unternehmen bereits vier Monate vor der Feier Locations und Caterer anfragen, empfiehlt es sich, ebenfalls möglichst früh mit der Planung zu beginnen. Auch bei kurzfristigen Anfragen sind unsere heycater!-Expertinnen natürlich gerne für Dich da und können Dir dank ihres Überblicks über noch freie Kapazitäten und Termine schnell dabei helfen, etwas Passendes für deine Sommerparty zu finden.

Überlege Dir, wer zum Sommerfest eingeladen wird: Ist das Event nur für Mitarbeitende gedacht? Darf eine Begleitung mitgebracht werden? Sollen eventuell sogar Geschäftspartner und Kunden eingeladen werden? Beachte, dass die Auswahl Deiner Gäste Auswirkungen auf das Budget sowie auf die Größe der Location, das Programm und das Catering hat.

Um diese Frage zu beantworten, kann es auch sinnvoll sein, vorab ein Ziel für die Sommerparty festzulegen: geht es nur um den Teambuilding-Aspekt oder sollen Kontakte geknüpft und gestärkt werden? Steht der Spaß im Vordergrund oder soll daneben auch auf Meilensteine, Erfolge, neue Produkte oder andere Unternehmensnews hingewiesen und diese gefeiert werden? Natürlich kann auch das vorhandene Budget darüber entscheiden, wie große die Sommerfeier werden darf.

Je frühzeitiger Du den Termin des Sommerfestes festlegst und alle Eingeladenen informierst, umso größer ist die Chance, dass möglichst viele teilnehmen können. Dabei eignen sich bestimmte Zeiten besser als andere: Achte dabei besonders auf Spitzenzeiten innerhalb des Unternehmens oder auf Ferienzeiten.

Für viele Mitarbeitende ist es hilfreich, vorab über das Sommerfest mit einer “Save-the-Date”-E-Mail informiert zu werden. Je nach Mitarbeiterzahl kannst Du auch eine Doodle-Umfrage starten, um einen geeigneten Termin zu finden. Idealerweise wählst Du zusätzlich zu deinem Wunschtermin zwei bis drei Alternativtermine, bevor Du Deine Dienstleister anfragst. In diesem Schritt solltest du dir auch überlegen, zu welcher Uhrzeit die Firmenfeier stattfinden, wie lange das Event dauern und wie der grobe Ablauf sein soll.

Sobald Du weißt, wie viele Personen zu Deinem Firmen-Sommerfest kommen werden und wie lange es etwa dauern soll, kannst Du im nächsten Schritt das Budget für Deine Feier definieren. Idealerweise überlegst Du hier, welcher Betrag Dir pro Person zur Verfügung steht und kalkulierst entsprechend das Gesamtbudget. Daraus ergibt sich, wie viele Du für das Catering und eventuelle Dienstleister für das Programm, aber auch für die Location zur Verfügung hast.

Kleiner Hinweis: Bis zu einer Höhe von bis zu 110 € je Arbeitnehmer bleiben Aufwendungen für Betriebsfeiern steuerfrei.

Die Rahmenbedingungen für dein Sommerfest sind festgelegt - jetzt geht es endlich an die Organisation! Um Dein Event garantiert unvergesslich zu machen, bietet es sich an, im ersten Schritt ein Thema zu wählen, das sich durch die gesamte Veranstaltung zieht. Dies kann entweder ein Motto wie beispielsweise “The Great Gatsby”, “Midsommar” oder “Beach Party” oder auch einfach eine kulinarische Art wie Grill-Catering oder Street Food inklusive Food Truck sein.

Übrigens: Ab hier kümmert sich das heycater! Team gerne um die Organisation Deines Sommerfestes und schlägt Dir verschiedene Mottos und Themen, passende Locations und köstliche Menüs vor.

Die Auswahl an Locations für Firmen-Sommerfeste ist groß: Vom lichtdurchfluteten Loft mit Dachterrasse über Beach Clubs, Restaurants im Grünen bis hin zu Partyschiffen sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist, dass die Location all Deinen Gästen Platz bietet, aber zugleich nicht zu groß ist und daher leer wirkt. Da das Sommerwetter in Deutschland leider nicht immer ganz verlässlich ist, bietet es sich zudem an, eine Schlechtwetter-Alternative zu bedenken.

Auch hier stehen Dir die erfahrenen Event-Expertinnen von heycater! gerne zur Seite: Wir schlagen Dir verschiedene Veranstaltungsorte vor, erklären Dir ihre Besonderheiten und besuchen mit Dir deine favorisierten Locations, damit Du Dir einen Eindruck der Räumlichkeiten und der Umgebung verschaffen kannst. Sollte Dir die Location zusagen, reservieren wir sie gern verbindlich für Dich und kümmern uns um alles Weitere.

Köstliches Essen und leckere Drinks sind das Highlight jedes Firmen-Sommerfests. Von Fingerfood über Marktstände bis hin zu Grill-Catering oder Food Trucks stehen Dir verschiedene Möglichkeiten offen, um Deine Gäste zu begeistern. Auch hier hilft Dir das heycater! Team gerne: Wir wählen aus unseren mehr als 300 Caterern die passenden für Dich aus und stellen Dir individuelle Menüs zusammen, die genau Deinen Wünschen entsprechen und zu Motto und Location passen. Beliebte Catering-Arten für Sommerfeiern sind zum Beispiel ein professionelles Barbecue mit Smoker, ein sommerliches kaltes Buffet, vielleicht sogar mit Fingerfood, oder ein Foodtruck mit leckerem Street Food. Natürlich kann es auch etwas festlicher zugehen - ein Fine Dining für die Gartenparty vielleicht? Sind Familien mit Kindern eingeladen, bietet sich außerdem ein Ice Cream Truck an.

Natürlich berücksichtigen wir gerne alle Besonderheiten Deiner Gäste und bieten gerne auch vegetarische, vegane oder glutenfreie Speisen an. (Eine gute Idee ist es übrigens, vorab abzufragen, ob es Allergien oder Ernährungsformen gibt, um abzuschätzen, welcher Anteil des Caterings zum Beispiel vegan, vegetarisch, halal, latosefrei oder glutenfrei sein muss.) Alle Angebote sind komplett transparent, sodass Du die Preise der verschiedenen Caterer ganz leicht vergleichen kannst.

Wenn die Location und das Catering feststehen, geht es im nächsten Schritt um Rahmenprogramm und Dekoration. Benötigst Du einen DJ oder eine Fotobox, um Deine Gäste zu unterhalten? Planst Du besondere Überraschungseffekte? Welche Dekorationselemente unterstützen das Thema Deiner Veranstaltung? Gibt es besondere Vorschriften seitens der Location? Hast Du einen Lageplan erstellt und weißt, was wo platziert werden soll? Brauchst Du technisches Equipment?

Auch hier hat unser Event-Team aus seiner langjährigen Erfahrung viele Ideen und Tipps parat, die Deiner Sommerfeier das besondere Etwas verleihen. Wir kennen außerdem gute Musikerinnen und Musiker, Bands und Unterhaltungskünstler, die gern auf Deine Sommerfeier kommen.

Einige Wochen vor der Veranstaltung sollten die Gäste ihre Einladungen mit allen wichtigen Informationen erhalten. In die Einladung gehört neben Ort, Datum und Zeit, ob und welche Begleitung erwünscht oder erlaubt ist und ob es Vorgaben für die Garderobe gibt. Wenn die Feier ein Motto hat, solltest Du dies außerdem Deinen Gästen mitteilen, damit sie sich vorbereiten können. Eine grobe Planung des Programms ist zusätzlich hilfreich.

Auch Hinweise, dass im Catering Allergien und Ernährungsformen berücksichtigt werden, beruhigt Gäste, die sich vielleicht unsicher sind, ob sie ausreichend Verpflegung für ihre Bedürfnisse vorfinden.

Sprich Dich mit dem Caterer, der Location und weiteren Dienstleistern ab und briefe alle Beteiligten rechtzeitig, sodass Deine Sommerfeier wie geplant abläuft. Stelle sicher, dass Du alle Besonderheiten bedacht hast: Kann die Anlieferung von Catering und Dekoration reibungslos erfolgen? Zu welchen Zeiten ist welcher Dienstleister vor Ort?

Gerne kannst Du die gesamte Planung Deines Sommerfestes und damit die Koordination aller Dienstleister natürlich auch einfach in unsere Hände legen und wir kümmern uns für Dich um alles. Hier bekommst du einen Einblick in unsere Ideen:

Als Icebreaker oder für das Unterhaltungsprogramm sind Partyspiele auf lockeren Sommerferien mit familiärem Charakter sehr beliebt.

Wir haben euch ein paar Ideen zusammengestellt:

Und falls ein Pool vorhanden ist und genutzt werden kann, bieten sich Klassiker wie Wasserball oder Wasserbasketball an.

Es ist bekannt, dass Teams, die sich gut verstehen, effektiver arbeiten und mit mehr Begeisterung zur Arbeit kommen. Es gibt immer gute Gründe, zusammen zu feiern - Erfolge des Unternehmens, ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt, die Fortschritte der vergangenen Jahre oder das Meistern von Krisen und Herausforderungen (eine überstandene Pandemie, die viele Unternehmen in die Knie gezwungen hat oder eine schwierige Lage in der eigenen Branche zum Beispiel).

Eine Sommerparty kann aber auch eine gute Gelegenheit sein, dass neue Mitarbeitende besser ins Team eingeführt werden, um die Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen oder den Angestellten zu zeigen, dass sie ihren Vorgesetzten und dem Unternehmen wichtig sind. Für die Mitarbeitermotivation ist es wichtig, dass sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen. Positive Rückmeldungen und Vertrauen im Arbeitsalltag sind eine wichtige Maßnahme, aber auch Belohnungen wie ein Teamessen oder Firmenevents wirken sich positiv aus. Warum also nicht neben der obligatorischen Weihnachtsfeier ein weiteres Event im Jahr schaffen und eine Sommerfeier für alle Mitarbeitenden (und ihre Familien) veranstalten?

Übrigens auch eine gute Gelegenheit, um wichtige Geschäftspartner und Kunden einzuladen und die Beziehung zu diesen in ungezwungener Atmosphäre zu festigen.

heycater! macht Dein Firmen-Sommerfest zu etwas Besonderem: mit unseren Event Konzepten und dem köstlichen Catering unserer Partner sorgst Du dafür, dass Deine Feier noch lange in Erinnerung bleiben wird. Ob Foodtruck oder Fine Dining, Fingerfood Buffet oder Barbecue - wir haben das passende Event-Catering für Dich, Dein Team und Eure Gäste.