Firmenfeier planen: Organisation & Ideen für das Firmenevent

Du bist damit betraut worden, die nächste Firmenfeier zu planen und Dir schwirrt der Kopf? So viele Anforderungen möchten miteinander vereinbart werden, es gilt ein Budget zu berücksichtigen, und es sollen möglichst alle teilnehmen können und das Event in guter Erinnerung behalten. Vielleicht planst Du zum ersten Mal ein Firmenevent oder möchtest die Fehler der letzten Weihnachtsfeier nicht wiederholen. In den letzten Jahren sehen wir außerdem den Trend hin zu mehr virtuellen und hybriden Events. Diese neuen Veranstaltungsformate erfordern neue Ansätze und ein Umdenken in der traditionellen Eventorganisation.

Bei der Eventplanung gibt es vieles zu beachten, von der optimalen Terminauswahl über ein unterhaltsames Programm bis hin zu individuellen Anforderungen an das Catering. Der Aufwand und die Voraussetzungen hängen nicht zuletzt von der Größe des Unternehmens ab. Für größere Firmenevents solltest Du Dir daher ein Team zusammenstellen und Dir im Kollegenkreis Unterstützung suchen.

Natürlich kann auch bei der besten Planung einiges schief gehen: Locations sind ausgebucht oder sagen ab, das Wetter ist schlecht, zu viele Kollegen sind krank oder das Event kollidiert mit der Urlaubsplanung. Fehler und Probleme lassen sich nie vollkommen ausschließen, doch mit unseren Tipps planst Du Eure Firmenfeier strukturiert und möglichst stressfrei.

Zufriedene Mitarbeitende, die gern zur Arbeit kommen, sind effektiver und tragen mehr zum Erfolg eines Unternehmens bei. Diese Tatsache ist allgemein bekannt und schlägt sich in zahlreichen Teambuilding Angeboten nieder. Auch eine effektive Teamarbeit kann über die Produktivität und den Erfolg entscheiden. Reibungslose, effiziente Kommunikation und funktionierendes Teamwork sind jedoch kein Selbstläufer. Nicht alle Kolleginnen und Kollegen verstehen sich gut, nicht alle Chefinnen und Chefs werden akzeptiert oder können sich durchsetzen und ein Team leiten.

Firmenfeiern ermöglichen es, die Teamies in einem anderen Umfeld kennenzulernen, sie stärken das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation der Angestellten mit dem Unternehmen. Durch die lockere Atmosphäre treten Hierarchien in den Hintergrund, es entsteht abteilungsübergreifende Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, die vielleicht normalerweise nichts miteinander zu tun haben. Besonders hilfreich sind Events, die nicht nur das gemeinsame Essen und Feiern umfassen, sondern einen besonderen Fokus auf den Teambuilding Aspekt legen. Gemeinsame Erfolge und ein harmloser Wettbewerbscharakter können die Zusammenarbeit verbessern. Indem eine Konfliktsituation simuliert wird, können sich Mitarbeitende außerdem darin üben, Probleme zu lösen. Für Teamleads, Chefinnen und Chefs dagegen ist ein solches Szenario besonders interessant, denn sie zeigen ihnen, welche Mitarbeitenden über Führungsqualitäten verfügen.

Für das Unternehmensimage können Teamevents ebenfalls förderlich sein. Werden Fotos der Weihnachtsfeier, des Sommerfestes oder der gemeinsam bestandenen Challenge auf dem Betriebsausflug auf den Social Media Kanälen und auf der Website geteilt, zeigt dies zukünftigen Mitarbeitenden, dass im Unternehmen ein guter Teamgeist herrscht. Das Unternehmen kann sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.

Übrigens: Nicht nur die Beziehungen der Mitarbeitenden untereinander können durch ein Firmenevent verbessert werden. Auch das Vertrauen von Kunden oder die Kooperation mit Geschäftspartnern kann durch gemeinsame Aktivitäten außerhalb des normalen Arbeitsumfelds gestärkt werden. Firmenfeiern zeigen Wertschätzung für die eingeladenen Gäste und sorgen für einen Austausch in lockerer Atmosphäre.

Die wichtigsten Argumente für Firmenfeiern auf einen Blick:

Bevor es an die konkrete Planung der Firmenfeier geht: Welche Art von Event soll es sein? Planst Du eine klassische Teamfeier in einem Restaurant oder auf der Bowlingbahn oder suchst Du nach einer ausgefallenen Idee? Die Zeiten, in denen alle Teamevents nur aus Essen und Trinken bestanden, sind lange vorbei. Inzwischen setzen immer mehr Unternehmen auf Individualität. Die Firmenfeier soll allen Beteiligten lange in Erinnerung bleiben, zum Team und zum Unternehmen passen.

Bei der Ideenfindung solltest Du die folgenden Fragen beantworten:

Im Folgenden findest Du eine Auswahl an Firmenfeier-Ideen für die wichtigsten Anlässe, für unterschiedliche Teamgrößen und Jahreszeiten.

Die Weihnachtsfeier ist das klassische Firmenevent. Selbst Unternehmen, die sonst wenig auf Teambuilding setzen, veranstalten im Allgemeinen einmal im Jahr eine Weihnachtsfeier. In der kalten Jahreszeit wird die Firmenveranstaltung wahrscheinlich vollständig oder zumindest zu einem großen Teil in geschlossenen Räumen stattfinden. Bei entsprechender Vorbereitung und Vorwarnung der Mitarbeitenden kann jedoch auch ein Outdoor Event sehr stimmungsvoll sein.

Was würde besser zum Thema Weihnachten passen als ein Weihnachtsmarkt? Du hast zwei Möglichkeiten:

Alternativ zum Weihnachtsmarkt bietet sich die kalte Jahreszeit für eine Vielzahl weiterer Events und Mottos für die festliche Firmenfeier an. Abhängig von der Entscheidung müssen bestimmte Locations oder Unterhaltungsprogramme zeitig gebucht werden:

Virtuelle oder hybride Weihnachtsfeiern

Und falls ihr Ideen für die virtuelle Weihnachtsfeier sucht, haben wir auch viele Ideen für euch, zum Beispiel ein virtueller Cocktailkurs, ein Wine Tasting oder ein gemeinsames Kochen oder Backen dank Kochboxen. Weitere Ideen für die virtuelle Weihnachtsfeier findest Du in diesem Artikel.

Auf dem Thermometer klettern die Temperaturen in die Höhe, die Sonne scheint und niemand möchte gern mehr Zeit als nötig drinnen verbringen. Wenn Du die Firmen-Sommerparty organisieren möchtest, gilt vor allem eins: Sie sollte im Freien stattfinden. Die Details für das sommerliche Teamfest hängen vor allem von der Anzahl der Gäste und dem Budget ab, sowie davon, ob Familien mit eingeladen werden und ob alle Mitarbeitenden sich sportlich betätigen möchten und können.

Die folgenden Ideen eignen sich gut für ein Firmenevent im Sommer:

Soll das Sommerfest unter ein bestimmtes Motto gestellt werden, sind grundsätzlich der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Gut zum Sommer passen beispielsweise die Mottos Karibik, Wilder Westen, Mittelalter oder in entsprechenden WM- oder EM-Sommern das Motto Fußball.

In diesem Blogpost findest Du weitere Ideen und Mottos für das Sommerfest.

Was tun bei schlechtem Wetter?

Abhängig davon, wo das Firmenevent geplant wird, ist es wahrscheinlich, dass es am entsprechenden Tag sonnig und warm ist. Das Wetter lässt sich jedoch nicht voraussagen und so solltest Du immer einen Alternativplan in der Schublade haben. Gibt es eine Ausweichmöglichkeit, wenn es regnet oder Gewitter angesagt ist? Es ist besser, das Event findet in kleinerem Umfang in einem Restaurant oder Club statt als dass es ganz abgesagt werden muss.

Für weitere Ideen und Inspiration sieh dir auch unseren Sommerkatalog an mit Event-Konzepten und Menü-Ideen:

Ein Betriebsausflug unabhängig von festen Anlässen oder Feiertagen ist eine gute Möglichkeit, gemeinsam mit dem Team dem Firmenalltag zu entfliehen und etwas Neues zu erleben. Die erste Entscheidung hierbei ist: Soll der Ausflug mit einer sportlichen Aktivität verbunden werden oder geht es darum, einen besonderen Ort zu entdecken?

Gerade für Unternehmen, deren Angestellten den Großteil des Tages am Schreibtisch verbinden, sind Firmenfeiern mit körperlichen Aktivitäten häufig eine willkommene Abwechslung. Natürlich sollte auf unterschiedliche Fitnesslevel Rücksicht genommen werden. Für sportliche Teams bietet sich zum Beispiel ein Kletterpark an oder ein Drachenbootrennen. Sehr reizvoll kann es auch sein, eine neue Fähigkeit gemeinsam zu erlernen, beispielsweise das Bogenschießen oder Segeln. Eine gemeinsame Fahrradtour ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, sich sportlich zu betätigen und dabei miteinander ins Gespräch zu kommen.

Ist Sport als Option nicht erwünscht oder möglich, beispielsweise wenn auf ältere Kollegen oder Mitarbeitende mit körperlichen Einschränkungen oder Behinderungen Rücksicht genommen wird, könnte ein Kochkurs oder Cocktail Kurs eine gute Alternative sein. Bei dem beliebten Teambuilding Event Floßbau können sich alle mit ihren unterschiedlichen Fähigkeiten beteiligen (achte jedoch darauf, ob alle dazu in der Lage sind, auf dem Floß mitzufahren). Eine Stadtrallye, allgemein oder mit einem bestimmten Motto, bietet Abwechslung und ermöglicht es, die eigene Stadt mit neuen Augen zu erkunden.

Alternativ bietet sich der Besuch eines bedeutsamen Ortes an, der mit dem Unternehmen oder der Branche in Zusammenhang steht. Vielleicht gibt es in Deiner Stadt ein besonderes Museum oder eine historische Stätte. Aber natürlich ist auch ein Ausflug in einen schönen Biergarten oder eine Bootsfahrt möglich.

Geht es nicht nur um lockeres Beisammensein und die Stärkung des Teams, müssen bei der Planung der Firmenfeier weitere Punkte berücksichtigt werden.

Die Anlässe für Firmenfeiern sind so vielseitig, dass sich eine fast unendliche Anzahl an Möglichkeiten ergibt. Viele Ideen lassen sich aus den Beispielen für Weihnachtsfeier und Sommerfest ableiten. Soll es etwas festlicher und eindrucksvoller zugehen, kann ein Feuerwerk ein guter Abschluss eines Events sein, beispielsweise zu einem großen Firmenjubiläum. Es könnten Gastredner eingeladen werden, die den Werdegang des Unternehmens mitverfolgt haben, oder ehemalige Geschäftsführerinnen oder Geschäftsführer, die bereits im Ruhestand sind, als Ehrengast eingeladen werden.

Wichtig ist in erster Linie, dass das Programm einen Bezug zum Unternehmen hat und dem Anlass entspricht. Für offizielle Anlässe beispielsweise eignen sich sportliche Aktivitäten eher weniger, ein Programm mit festem Ablauf sorgt dafür, dass Gäste vorab wissen, was sie erwartet. Besondere Highlights motivieren zudem externe Gäste wie Kunden, Medienvertreter oder Geschäftspartner am Event teilzunehmen.

Es gibt viele gute Gründe, eine Firmenfeier rein virtuell durchzuführen. Während der Corona-Pandemie gab es in Zeiten hoher Infektionszahlen und Lockdowns keine andere Möglichkeit. Auch wenn diese Einschränkungen hinter uns liegen, bleiben virtuelle Events eine wichtige Alternative zu In-Person-Feiern. Globale Unternehmen beschäftigen viele Angestellte und Freelancer oder Dienstleister an unterschiedlichen Standorten, sodass es schwer fällt oder unmöglich ist, alle zusammenzubringen. Manche Unternehmen agieren komplett remote. Um alle Beschäftigten unabhängig vom Standort mit einzubeziehen, ist eine virtuelle Firmenfeier eine gute Alternative.

Es mag sehr uncharmant klingen, sich vor dem Bildschirm zu treffen, aber wenn uns die Pandemie eines gelehrt hat, dann ist es das: Das Zusammentreffen abseits der virtuellen Welt ist wichtig und durch nichts zu ersetzen, aber es gibt sehr gute Konzepte, virtuell ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und gemeinsam zu feiern.

Aus unseren Erfahrungen teilen wir gern einige Beispiele für virtuelle Eventkonzepte mit euch:

Mehr Anregungen und Hilfe bei der Planung für Deine Online Firmenfeier findest Du in diesem Artikel.

Ist ein Teil der Belegschaft vor Ort, ein Teil allerdings über andere Städte oder sogar Länder verteilt? Dann ist ein hybrides Eventkonzept ein guter Kompromiss, der niemanden ausschließt. Die Idee dahinter ist, dass die Veranstaltung übertragen wird und so von allen Remote Mitarbeitenden mit verfolgt werden kann. Die Voraussetzung ist, dass es eine schnelle Internetverbindung und professionelles Equipment gibt, damit die Übertragung tatsächlich ein (fast) gleichwertiger Ersatz ist. So kann zum Beispiel das Bühnenprogramm, die Ansprache und die musikalische Begleitung übertragen werden. Als Catering wird etwas ausgewählt, das in leicht abgewandelter Form auch nach Hause verschickt werden kann, zum Beispiel eine Auswahl an Fingerfood, ein Cheeseboard oder ein Grazing Board.

Besonders größere Firmenevents erfordern einiges an Vorbereitung. Zwischen Terminfindung und Unterhaltungsprogramm kann man schnell in Stress geraten und den Überblick verlieren. Damit Dir das nicht passiert, haben wir dir alle wichtigen Schritte mit Beispielen und Ideen zusammengefasst.

Der erste Schritt bei der Planung Deines Firmenevents ist immer die Terminfindung. Folgende Fragen solltest Du Dir stellen, um einen geeigneten Termin festzulegen:

Hast Du einen möglichen Termin für die Firmenfeier festgelegt, überlege Dir am besten einen Ersatztermin, falls der erste Termin nicht wahrgenommen werden kann.

Der nächste Schritt ist die grobe Budgetplanung. Wie viel steht Dir zur Verfügung? Hast Du ein festes Budget vorgegeben bekommen oder bist Du freier und kannst Vorschläge machen? Denk daran, alle Kosten rund um das Event zu berücksichtigen.

Darunter fallen, je nach Anlass:

Der Großteil der Kosten für die Firmenfeier wird vom Veranstaltungsort bestimmt, eine rechtzeitige Buchung bringt Klarheit darüber, wie viel Budget hierfür benötigt wird. Du behältst die Übersicht, wenn Du einen Kostenplan erstellst, der alle möglichen Kosten beinhaltet. Dies ist auch wichtig, wenn das Event steuerlich absetzbar sein soll.

Plane auf jeden Fall Spielraum für unvorhergesehene Kosten ein und denk daran, dass es sowohl fixe als auch variable Kosten gibt. Die Kosten für das Catering beispielsweise hängen von der Anzahl der Gäste ab, die Raummiete dagegen ist im Allgemeinen ein fixer Betrag. Manchmal sind Vorauszahlungen fällig, beispielsweise bei der Reservierung einer Location, plane dies am besten von Anfang an mit ein und stelle sicher, dass das Budget rechtzeitig zur Verfügung steht.

Die erste grobe Budgetplanung steht, die tatsächlichen Kosten hängen allerdings auch von der Anzahl der Gäste ab. Um einen Überblick über die benötigte Größe der Location und das Budget pro Person zu erhalten, solltest Du so früh wie möglich klären, wer zum Event kommen kann und möchte.

Wer sollte und wer muss eingeladen werden?

Zu jedem Firmenevent sollte jede fest angestellte Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eingeladen werden, das versteht sich sicherlich von selbst. Eine andere Frage ist, wie weit der Kreis der Eingeladenen ausgeweitet werden sollte? Minijobber und Aushilfen, Praktikanten, Werkstudenten und Freelancer sind nicht Vollzeit angestellt oder nur über Verträge mit dem Unternehmen verbunden, allerdings ist es für das Zusammengehörigkeitsgefühl ratsam, wirklich das komplette Team einzuladen, unabhängig von Vertrag und Arbeitsstunden pro Woche.

Letztendlich tragen alle zum Gelingen im Unternehmen bei, die Zusammenarbeit über alle Ebenen hin zu verbessern und die Identifikation mit dem Unternehmen für alle Mitarbeiter zu stärken, zahlt sich aus. Um die Firmenfeier von der Steuer abzusetzen, ist es übrigens wichtig, dass alle angestellten Mitarbeiter eingeladen wurden. Frag hierzu im Zweifel einen Steuerberater.

Die nächste Frage, die sich stellt: Soll die Familie mit eingeladen werden? Die Antwort auf diese Frage kann erhebliche Auswirkungen auf das Budget haben, wenn zahlreiche Angestellte „+1“ zum Firmenfest kommen, oder sogar die Kinder dabei sind. Bei der Programmplanung müssen Kinder berücksichtigt werden. Es ist nicht unüblich, Feiern auf die Mitarbeiter zu beschränken, es kann jedoch eine nette Geste sein und das Vertrauensverhältnis verbessern, wenn auch die Familien mit einbezogen werden.

Eine ähnliche Überlegung gilt für Kunden und Geschäftspartner: Für Firmenjubiläen oder Präsentationen eines Produktes beispielsweise ist es selbstverständlich, dass die Einladungsliste nicht nur interne Gäste umfasst, für Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern etwas ist das seltener der Fall, allerdings nicht unüblich.

Wann sollten die Einladungen verschickt werden?

Um rechtzeitig eine Location buchen und das Programm zusammenstellen zu können, solltest Du frühzeitig wissen, wer zum Event kommen wird. Gerade in einer hektischen Zeit wie Dezember müssen sich Mitarbeiter den Termin freihalten. Auch wenn das Programm noch nicht bekannt ist: Verschicke vorab ein „Save the Date“ mit dem Datum der Firmenfeier. In der eigentlichen Einladung werden dann erst Ort und Programm bekannt gegeben.

Das „Save the Date“ sollte mindestens 2 bis 3 Monate vor dem Firmenevent verschickt werden. Denk daran, in der Vorab-Einladung mitzuteilen, bis wann Du eine Zusage oder Absage benötigst. Besonders bei großen Veranstaltungen sollten diese Informationen schriftlich festgehalten werden, um sicherzustellen, dass alle Gäste eingeladen wurden und einen Überblick darüber zu behalten, wer teilnehmen wird: wer hat zugesagt, wer kommt mit Partner oder Familie, sind eventuelle Allergien oder besondere Ernährungsformen zu berücksichtigen, usw.

Wie sollte die Einladung zum Firmenevent verschickt werden?

In modernen Unternehmen mit junger Belegschaft ist eine formlose Einladung per E-Mail nicht ungewöhnlich. Werden jedoch Kunden oder Geschäftspartner eingeladen oder geht es um einen besonderen feierlichen Anlass wie ein Firmenjubiläum, ist der Postweg die bessere Alternative.

Was muss in der Einladung stehen?

Im Save-the-Date sind vor allem diese Informationen wichtig:

In der tatsächlichen Einladung sind es vor allem diese Informationen:

Da die Location den Rahmen für Dein Firmenevent bildet und einen Großteil des Budgets verbrauchen wird, sollte sie sorgfältig ausgesucht werden. Bei der Auswahl solltest Du vor allem auf diese Punkte achten:

Berücksichtige auf jeden Fall die Jahreszeit: Bietet die Location für das Sommerfest die Möglichkeit sich überwiegend im Freien aufzuhalten? Ist das Ambiente der Weihnachtsfeier angemessen?

Einige grundsätzliche Fragen grenzen die Art der Location vorab ein: Soll die Firmenfeier nur aus Essen und Beisammensein bestehen, oder soll es ein Kulturprogramm geben? Falls die Mitarbeiter mit ihren Familien eingeladen werden: Sind Kinder bei der Feier dabei, die unterhalten werden möchten? Sofern die Location eine Möglichkeit zur Kinderbetreuung bietet, erspart Dir dies, ein separates Programm für die Kinder zu organisieren.

Für große Events solltest Du die Location unbedingt vorab besichtigen, um Dir einen Eindruck zu verschaffen. Beliebte Veranstaltungsorte für Firmenevents sind beispielsweise Restaurants, (Tagungs)Hotels, Theater, Schiffe oder Clubs sowie Konferenzräume. In Hotels oder Restaurants sowie Konferenzräumen gibt es meist schon die passende Infrastruktur. Außerdem bieten Hotels bei Bedarf Übernachtungsmöglichkeiten. Ein großer Pluspunkt besonders für größere Events. Geht es um sportliche Aktivitäten und außergewöhnliche Locations sind jedoch Restaurants oder Hotels nicht die beste Wahl.

Für die wichtigsten Anlässe findest Du im Folgenden beispielhaft Ideen für passende Locations.

Weihnachtsfeier Locations

Mit Weihnachten verbindet man in erster Linie eines: Gemütlichkeit. Im Spätnovember oder Dezember können die Temperaturen sinken und so finden Weihnachtsfeiern meistens in geschlossenen Räumen stattfinden. Mit einem eleganten, festlich geschmückten Restaurant oder Hotel kannst Du nichts falsch machen, aber auch Event Locations sind eine gute Wahl. Traditionell ist Bowling eine der beliebtesten Aktivitäten zur Weihnachtsfeier, wird jedoch zunehmend durch Trends wie Eisstockschießen oder Escape Games abgelöst.

Soll es etwas ruhiger zugehen, gibt es vielleicht in der Nähe eine Dinnershow (beispielsweise ein Krimidiner), ein Theater oder Kabarett, das Ihr gemeinsam zur Weihnachtsfeier besuchen könnt. Ein besonderes Highlight ist eine Schiffstour, oder Du schaust Dich nach Locations um, die den Hüttenzauber einfangen und die Gemütlichkeit einer Berghütte in die Stadt holen. Doch es muss nicht immer eine externe Location sein. Hat Euer Unternehmen mehr Platz zur Verfügung, beispielsweise einen großen Hof? Ein eigener kleiner mobiler Weihnachtsmarkt entspricht dem feierlichen Anlass und bleibt lange in Erinnerung. Natürlich dürfen Glühwein und Stände mit weihnachtlichen Leckereien nicht fehlen. In den Büroräumen könnte eine eigene Gameshow stattfinden, vielleicht auch eine weihnachtliche Tombola, deren Erlös einem guten Zweck zukommt.

Sommerparty Locations

Im Sommer verbringt man gern Zeit im Freien. Verfügt das Unternehmen über einen großen Hof oder ein Firmengelände, auf dem sich Tische, Stühle und vielleicht sogar eine Bühne aufstellen lassen? Für kleinere Teams stellt vielleicht der Chef oder einer der Mitarbeiter den eigenen Garten zur Verfügung. Für eine familiäre Firmenfeier eignet sich auch ein Park. Bei all diesen Optionen fehlen jedoch das notwendige Equipment und Personal muss dazu gebucht werden (Zelte, Tische, Stühle, Catering, möglicherweise sanitäre Anlagen). Der Vorteil ist, dass solche Locations auch für die jungen Gäste Beschäftigungsmöglichkeiten mitbringen. Für Kinder gibt es im Park vielleicht schon einen Spielplatz, auf dem eigenen Hof lässt sich vielleicht eine Hüpfburg aufstellen oder ein Clown oder Zauberer engagieren.

Suchst Du eine Location, die nicht nur im Freien ist, sondern sogar am Wasser liegt? Bei gutem Essen und Getränken Boote beobachten, die Atmosphäre eines Sees oder Flusses oder sogar ein Firmenevent mit Blick auf das Meer schaffen eine entspannte Atmosphäre und Urlaubsfeeling. Manchmal kannst Du eine Werft für Events mieten, alternativ kannst Du nach Restaurantschiffen oder Restaurants mit großer Terrasse am Wasser suchen. Oder das Sommerfest findet gleich auf dem Wasser statt, in Form einer Bootstour.

Stell Dir die Frage: Soll die Firmenfeier im Grünen stattfinden oder passt eine urbane Atmosphäre besser zum Anlass und Unternehmen? Ein Restaurant oder Loft mit Dachterrasse und Blick auf die Skyline oder ein Biergarten sorgen für eine lockere Atmosphäre. Soll es etwas traditioneller zugehen, sieh Dich nach historischen Kulissen um, beispielsweise einem Schloss oder einer Burg.

Locations für andere Anlässe

Es gibt eine Vielzahl anderer Anlässe für Firmenevents mit unzähligen möglichen Locations. Für offizielle Anlässe wie beispielsweise ein Investorentreffen oder eine Firmenpräsentation ist ein Konferenzraum oder ein edles Restaurant passend. Kleinere Firmenfeiern in lockerer Atmosphäre könnten in einem Partyraum oder Club stattfinden. Abhängig von Alter und Musikgeschmack des Teams bieten vor allem Großstädte wie Berlin, Hamburg oder Frankfurt eine Vielzahl trendiger Locations.

Soll es etwas Ausgefalleneres sein? Erkundige Dich, ob die Sehenswürdigkeiten in der Nähe ein angeschlossenes Restaurant haben, das Du mieten kannst. In einem Fernsehturm mit Blick über die Stadt oder in einem Botanischen Garten umgeben von Grün rückt der Büroalltag in weite Ferne. Etwas moderner sind Locations wie ehemalige Schwimmbäder oder Industriegebäude, die zu Clubs oder Eventhallen umfunktioniert wurden.

Bedenke jedoch immer bei Deiner Wahl: Wenn Du nur einen leeren Raum für Deine Firmenveranstaltung mietest, kommen Aufwand und Kosten für die Miete von Mobiliar und die Technik sowie Catering und Personalkosten für Musik, Kellner, Barkeeper usw. dazu.

Sofern Deine gebuchte Location kein Catering und Programm mitbringt, ist der nächste Schritt, für einen unvergesslichen Abend der Gäste zu sorgen. Recherchiere verschiedene Dienstleister und hole Dir Angebote ein, oder nutze Vergleichsplattformen oder Eventplaner, die Dir diese Arbeit abnehmen. Bei heycater! stellst Du uns eine Anfrage und teilst uns mit, für welche Anzahl an Gästen Du Catering benötigst, an welche Art von Event-Catering Du gedacht hast und welche Essensgewohnheiten es zu berücksichtigen gilt. Anschließend erhältst Du ein unverbindliches Angebot von uns. Wir unterstützen Dich auch gern bei der gesamten Eventplanung für Deine Firmenfeier.

Catering für die Firmenfeier buchen

Grundsätzlich hast Du die Wahl zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten:

Für viele Arten von Events ist ein Buffet eine gute Wahl. Die Auswahl aus verschiedenen Speisen und Anrichtungsmöglichkeiten ist riesig und bietet für jeden Geschmack und jeden Anlass etwas Passendes. Ob klassische belegte Brötchen, elegante Petit Fours oder Flying Fingerfood, ob kaltes oder warmes Buffet, Antipasti, ostasiatisch inspirierte Speisen oder traditionell deutsche Küche – überleg Dir, was zum Anlass und Motto am besten passt.

Bei heycater! findest Du eine große Auswahl an Caterern, die von uns nach strengen Qualitätskriterien geprüft und aufgenommen wurden. Beispielsweise kannst Du über uns Eventcatering für Berlin, Hamburg oder München buchen.

Eventprogramm zusammenstellen

Hast Du eine Eventlocation gebucht, musst Du Dir wahrscheinlich um das Programm keine Gedanken machen, denn die Location organisiert alles für Dich und der Ablauf ist vorgegeben. Wenn Du dagegen bisher nur einen Raum und das Catering organisiert hast oder das Event sogar in euren eigenen Firmenräumen stattfindet, stellt sich die Frage, wie die Gäste den Abend über ihre Zeit verbringen sollen. Gutes Essen und interessante Gespräche können sicherlich genug Spaß bringen, vielleicht möchtest Du aber den Gästen etwas Abwechslung auf der Firmenfeier bieten.

Soll es ein Unterhaltungsprogramm geben? Als musikalische Begleitung könnte eine Liveband oder ein DJ gebucht werden. Stell Dir die Frage: Soll die Musik nur Hintergrund sein oder soll sie zum Tanzen einladen? Gute Bands und DJs sind gefragt, also buche sie rechtzeitig. Neben der Musik können weitere Künstler gebucht werden, beispielsweise Artisten, Zauberer oder Feuerspucker. Soll das Publikum mit einbezogen werden, können Spiele oder ein Quiz organisiert werden. (Moderiert ein Mitarbeiter diese Aktionen oder soll jemand externes dazu eingeladen werden?)

Für offizielle Firmenevents gibt es sicherlich eine Rede zur Eröffnung, eventuell Präsentationen von Mitarbeitern oder externen Speakern. Sofern Du Experten einladen möchtest, solltest Du diese rechtzeitig kontaktieren und Dir ihre Zusage einholen. Wenn es ein festes Rahmenprogramm zum Event gibt, solltest Du auf jeden Fall eine Agenda erstellen, die Du der finalen Einladung beilegst, damit jeder Gast darüber informiert ist, was geplant ist.

Für virtuelle und hybride Events mag die Auswahl zwar etwas eingeschränkt sein, aber auch hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Einige Ideen:

Wenn Du das Firmenevent auch als werbewirksame Veranstaltung nutzen möchtest, die lange in Erinnerung bleibt und von Angestellten, Kunden und Geschäftspartnern, vielleicht auch der Presse, eindeutig mit dem Unternehmen verbunden wird, empfehlen wir Dir, die Feier zu personalisieren.

Einige Ideen für die Personalisierung:

Sind die Location und ggf. das Programm und Catering für die Firmenfeier gebucht, solltest Du Dich mit den Details beschäftigen, die für ein gelungenes Event wichtig sind. Das Wichtigste: Die An- und Abreise zum Event. Liegt die Location für alle gut erreichbar? Fahren die Mitarbeiter und Gäste individuell zum Firmenevent oder soll es eine gemeinsame Anreise geben? Hast Du externe Gäste oder Speaker eingeladen, musst Du für diese die Anfahrt organisieren, beispielsweise durch einen Mitarbeiter als Chauffeur oder ein Taxi.

Werden Unterkünfte für Gäste oder Speaker benötigt? Findet das Event in einem Hotel statt, hast Du die benötigten Zimmer sicherlich schon bei der Buchung mitberücksichtigt. Alternativ sieh dich in der Nähe der Event Location nach Übernachtungsmöglichkeiten um.

Organisierst Du eine formelle Firmenveranstaltung, vielleicht sogar eine kostenpflichtige Konferenz oder Tagung, wird Material wie Banner und eine mögliche Beschilderung benötigt, vielleicht auch Werbematerial. Gibt es eine Sitzordnung, für die Tischkarten gedruckt werden müssen? Soll die Veranstaltung beworben werden, ist auch eine Event-Website eine gute Idee. Denk außerdem daran, mit der Marketing- und PR-Abteilung die Bewerbung des Events abzustimmen (dies natürlich im besten Fall schon frühzeitig).

Steht die notwendige Technik für die Firmenfeier zur Verfügung oder muss etwas bereitgestellt, erworben oder gemietet werden? Du musst eventuell den Transport der Technik an den Veranstaltungsort organisieren. Denk auch an Sicherheitsanforderungen, besonders bei großen Veranstaltungen und besprich Dich dazu am besten mit der Location.

Steht die Dekoration in der Eventlocation bereit oder müssen Blumen oder Tischschmuck zusätzlich organisiert werden? Besonders bei offiziellen Anlässen sollen sicherlich professionelle Fotos, vielleicht auch Videos aufgenommen werden. Gibt es im Unternehmen keinen Mitarbeiter mit entsprechendem Know-How, muss ein externer Fotograf gebucht werden.

Sollen die Mitarbeiter und andere Gäste kleine Geschenke erhalten? Beispielsweise Werbegeschenke mit dem Firmenlogo, einen Kino- oder Einkaufsgutschein oder Ähnliches. Sind die Familien mit eingeladen, freuen sich die Kinder über Süßigkeiten oder andere kleine Überraschungen.

Die Firmenfeier hat stattgefunden, noch sind die vielen Eindrücke gut in Erinnerung, das Team tauscht Erfahrungen aus. Haben externe Gäste am Event teilgenommen, solltest Du ihnen für ihre Teilnahme danken. Hierfür genügt in den meisten Fällen eine E-Mail, in der Du vielleicht schon das eine oder andere Erinnerungsfoto anhängst. Auch die Mitarbeiter freuen sich bestimmt über eine Auswahl der schönsten Bilder vom gemeinsamen Nachmittag oder Abend.

Jetzt ist auch der Zeitpunkt, um die Gäste um Feedback zum Event bitten. Hierfür kannst Du eine einfache Online-Umfrage oder ein Formular erstellen, das Du anschließend auswertest und die Ergebnisse für die Planung des nächsten Events nutzt. Wie hat den Gästen die Location gefallen, hat das Catering alle Bedürfnisse erfüllt, kam das Programm gut an, was lief gut und was könnte verbessert werden?

Erst nach dem Firmenevent können sämtliche Kosten aufgestellt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn das Event von der Steuer abgesetzt werden soll. Dies ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, allerdings müssen dafür alle Mitarbeiter eingeladen werden. Außerdem gibt es bestimmte Grenzen von Kosten pro Person (oder pro Mitarbeiter + Familie). Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, sind übrigens praktisch alle Ausgaben steuerlich absetzbar, von der Miete der Location über das Catering, Geschenke für die Mitarbeiter oder mögliche Personalkosten. Hierbei werden allerdings nur die tatsächlich anwesenden Personen gerechnet, nicht die eingeladenen. Informiere Dich hierzu am besten beim Steuerberater oder besprich Dich mit der Buchhaltung, welche Informationen für die korrekte Abrechnung benötigt werden.

Heycater bietet Dir nicht nur eine große Auswahl der besten Caterer in Deiner Stadt. Wir unterstützen Dich auch bei der gesamten Planung für Dein Firmenevent. Ob Du die alljährliche Weihnachtsfeier planst oder ein großes Firmenjubiläum für Mitarbeiter und Kunden – von der passenden Location über ein unterhaltsames individuelles Programm bis hin zu Personal und Catering stehen Dir unsere Event-Experten zur Seite.

Mit unserer jahrelangen Erfahrung halten wir Konzeptideen für Dich bereit, die genau zum Anlass, zur Jahreszeit und Deinem Unternehmen passen. Deinen Gästen wird dieses Business Event noch lange in Erinnerung bleiben. Möchtest Du Beispiele für Events sehen, die wir bereits für unsere Kunden ausgerichtet haben? Sieh Dir die Galerie an und verschaff Dir einen Eindruck von den unterschiedlichen Themen und Anlässen, beispielsweise einen Weihnachtsmarkt oder eine Vintage Circus Party. Auch für Dein Event finden wir die passende Lösung.

Nimm jetzt Kontakt zu uns auf und die Planung der nächsten Firmenfeier wird ein Kinderspiel!