Wie Du das perfekte Catering für Dein Unternehmen planst

Welche Form des Caterings passt zum Event?

Catering im Detail planen

• Anzahl der Gäste: Natürlich muss das Catering für eine bestimmte Anzahl von Gästen geplant werden. Bei einem Buffet herrscht mehr Spielraum für die individuelle Größe, während es bei den festgelegten Gerichten exakte Übereinstimmungen geben muss.

• Foodart: Die Cateringform gibt schon ein wenig die Richtung vor, dennoch gibt es zahlreiche Abwandlungen. Liegt der Fokus auf regionale Gerichte oder werden thematisch passende Speisen (Weihnachten) serviert oder gibt es eine internationale Ausrichtung?

• Vegetarische & vegane Speisen: Der Anteil von Veganer und Vegetariern im Unternehmen wächst kontinuierlich, deshalb ist im Vorfeld eine Abfrage notwendig, wie viele Gerichte mit entsprechend berücksichtigten Kriterien serviert werden sollen.

• Unverträglichkeiten: Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, möglichen Unverträglichen die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Der Caterer kann im Vorfeld eine entsprechende Liste teilen, in denen die Inhaltsstoffe aufgeführt sind.

• Wertigkeit und Innovation: Ob als Menü oder beim Buffet – das Catering kann einer gewissen Wertigkeit zugeordnet werden. Einfache Gerichte und Speisen sind bekannt und erfreuen sich großer Beliebtheit, während bei innovativen und kreativen Mahlzeiten etwas Überzeugung gefragt ist. Im Zusammenspiel mit dem Budget muss hier eine Entscheidung für das Event getroffen werden.

• Getränke: Die Getränke sind neben dem Essen der zweite Wohlfühlfaktor bei der kulinarischen Versorgung. Aperitif, Erfrischungsgetränke, Fruchtsäfte, Bier, Wein, Bargetränke, Kaffee – die Auswahl ist riesig und sollte passend zum Event & Motto gewählt werden werden.

• Personal: Welches Personal ist für die Umsetzung vor Ort notwendig? In der Regel kann einer Caterer das Küchenpersonal und die Servicekräfte mit organisieren, darüber hinaus sind individuelle Anforderungen notwendig. Selbst Sicherheitskräfte, Hostessen, Personal für die Garderobe, der DJ und viele mehr müssen für das Event eingeplant werden.

• Equipment: Je nach Location ist weiteres Equipment zum Gelingen des Events notwendig. Tisch und Stühle, Dekoration, Küchengeräte, Geschirr/ Besteck sowie Gläser und Tassen gehören zur Organisation.

Angebote einholen mit heycater

Testessen vereinbaren

Die wichtigsten Eckpunkte für die Eventplanung

• Ziel des Events: Was wird gefeiert oder wozu soll das Catering dienen? (Weihnachtsfeier, Konferenz, Jubiläum)

• Datum: Das Festlegen eines Datums ist für die Planung unerlässlich, dennoch sollte es mindestens einen Ausweichtermin geben, falls bestimmte Komponenten nicht ineinandergreifen.

• Räumlichkeiten und Ort: Die Räumlichkeiten spielen eine zentrale Rolle in der Planung. Nur mit der richtigen Locations passend zum Ziel des Events gelingt die Umsetzung. Die Räumlichkeiten sollten am festgelegten Datum und idealerweise auch am Ausweichtermin reservierbar sein.

• Motto: Benötigt das Event ein Motto oder ein bestimmtes Thema? Bei Weihnachten ist die Ausrichtung relativ klar, aber auch Kostüm- oder Halloweenpartys finden bei Mitarbeitern großen Anklang.

• Konzept & Budget: Mit der Geschäftsführung sind das Budget und das Konzept für das Event abzuklären, damit die Rahmenbedingungen geschaffen werden können.

• Terminplanung & Aufgabenverteilung: Ist der Rahmen geschaffen, müssen die verschiedenen Aufgaben verteilt und mit den jeweiligen Termine für die Organisation festgelegt werden.

• Technik, Mobiliar & Unterhaltung: Zum Event gehören die notwendige Technik und das Mobiliar, die teilweise von der Location, aber auch von Caterern gestellt werden kann. Zudem müssen Absprachen hinsichtlich der Unterhaltung getroffen werden. (DJ, Band)

• Anreise/Abreise planen: Damit das Event gelingt, ist es vorteilhaft, schon rechtzeitig die Anreise beziehungsweise Abreise der Teilnehmer/ Gäste zu planen. Die Parkplätze und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist von großer Bedeutung.

• Gäste & Einladungen: Wer soll am Event teilnehmen und wie erfolgt die Einladung der Gäste? Die klassische Mail oder förmlicher mit Einladungskarten – dahingehend muss eine Entscheidung getroffen werden.

Mit heycater Dein Catering planen