Virtuelle Kaffeepausen & Mittagspausen: 19 Ideen & Tipps

Dass Teambuilding vor allem auch für Remote Teams wichtig ist, wissen wir spätestens seit der Coronakrise, die viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Home Office Arbeit zwang. Auch virtuell sind Teambuilding Events möglich, doch es muss nicht immer ein ganzer Abend oder Vormittag sein. Genauso wichtig sind regelmäßige kürzere Termine zum Austausch. Virtuelle Kaffeepausen und Mittagspausen via Videocall sind eine digitale Alternative zu den gemeinsamen Pausen an der Kaffeemaschine oder in der Büroküche.

Mit unseren Tipps und Ideen möchten wir euch Anregungen geben, die virtuellen Kaffeepausen ebenfalls in eurem Team zu etablieren.

Die wöchentlichen oder sogar täglichen Teambesprechungen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Doch es gibt ebenso wichtige Gründe, auch die informellen Meetings als regelmäßige Termine einzurichten.

Wir verbringen viel Zeit unseres Lebens mit der Arbeit, teilweise sehen wir unsere Kolleginnen und Kollegen mehr als Freunde. Genauso wichtig wie eine erfüllende Arbeit, die Spaß macht, sind daher die sozialen Kontakte innerhalb des Teams. In gemeinsamen Pausen pflegen wir diese Kontakte, lernen unsere Teamies besser kennen und legen vielleicht sogar die Grundlage für gute Freundschaften, mindestens aber für ein gutes kollegiales Verhältnis.

Gerade in Pandemiezeiten, aber auch in Teams, die immer remote arbeiten, oder in einem Hybrid Work Modell ist die soziale Interaktion sehr wichtig für unser Wohlbefinden. Wer sich nicht austauscht, nicht das Gefühl hat, Teil eines Teams zu sein, läuft Gefahr zu vereinsamen und sich mit Problemen allein gelassen zu fühlen. Virtuelle Kaffeepausen stärken das Gefühl, nicht alleine zu sein.

Im Austausch mit anderen können neue Ideen und Inspirationen entstehen, das gilt nicht nur für kreative Arbeit. Wer sich immer im gleichen eigenen Kosmos bewegt, bekommt keine Impulse von außen und läuft Gefahr zu stagnieren. Die Gespräche mit anderen, auch wenn sich diese nicht um die Arbeit drehen, können neue Motivation und Inspiration liefern.

Auch im Home Office ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erhalten oder erst zu schaffen, kann eine Herausforderung sein. Mit virtuellen Kaffeepausen oder Mittagspausen lernen sich Teamies untereinander besser kennen, entdecken Gemeinsamkeiten und wachsen als Team enger zusammen.

Gerade der interdisziplinäre Austausch zwischen Teams, die sonst wenig miteinander zu tun haben, kann sehr wertvoll für die Arbeit sein. Das gilt natürlich auch ganz besonders für Teams, die zusammenarbeiten. Lernen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser kennen, kann dies die Zusammenarbeit erheblich verbessern. Gerade in großen Unternehmen sollte das Teambuilding nicht nur innerhalb der Teams passieren, sondern es sollten auch Mitarbeitende zusammengebracht werden, die an unterschiedlichen Projekten oder in unterschiedlichen Bereichen arbeiten. Marketing und Kundendienst. IT und Buchhaltung. usw.

Gerade in den informellen Pausen werden häufig Informationen ausgetauscht, die sonst nur über Umwege oder überhaupt nicht zu bestimmten Mitarbeitenden gelangt wären. Die Kommunikation innerhalb von Teams und zwischen Teams zu fördern, kann daher auch dazu führen, dass wichtige Neuigkeiten und Informationen sich schneller verbreiten.

Vielleicht fragst Du Dich, wie Du eine virtuelle Kaffeepause oder Mittagspause in Deinem Team etablieren kannst und was es zu beachten gibt. Die informellen Treffen an der Kaffeemaschine oder in der Kantine passieren von selbst, keine Regulation von außen nötig. Wenn solche Pausen nicht natürlicherweise entstehen, müssen sie initiiert werden. Natürlich hat jedes Team seine Besonderheiten und ihr werdet sicherlich eure eigenen Routinen entwickeln. Wir haben Dir 10 Tipps zusammengestellt, die Dir einen ersten Anhaltspunkt und erste Ideen geben und dabei helfen, die ersten Virtual Coffee Breaks zu planen und durchzuführen.

Der Sinn einer virtuellen Kaffeepause ist der Austausch untereinander. Bei einer zu großen Gruppe besteht die Gefahr, dass Einzelne sich nicht mit einbringen oder nicht zu Wort kommen. Größere Teams sollten daher in kleinere Gruppen unterteilt werden. Die Erfahrungen sind hier sicherlich unterschiedlich aber 10 bis maximal 20 Personen sind eine gute Anzahl; natürlich sind auch kleinere Gruppen oder sogar 1:1 Coffee Chats möglich und sinnvoll.

So verlockend es sein mag, nur per Audio teilzunehmen, damit die Kolleginnen und Kollegen nicht sehen, dass im Hintergrund der Wäscheberg wartet oder die Haare heute noch nicht gewaschen wurden - virtuelle Kaffeepausen ohne Video sind nicht das Gleiche! Wenn wir die anderen sehen, nehmen wir Mimik und Gestik wahr - wichtige Bestandteile der Kommunikation und Individualität. Und auch wenn in Videokonferenzen die Interaktion eine andere ist, da wir uns nicht gegenseitig in die Augen sehen können, das Team regelmäßig sehen zu können, kann erheblich zur Zusammengehörigkeit beitragen.

In Videokonferenzen ist es noch anstrengender, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen als in In-Person Meetings. Die Regel sollte daher sein: es spricht immer nur eine oder einer, nicht mehrere gleichzeitig. Bei größeren Gruppen bietet es sich an, ein Zeichen einzuführen, das Teilnehmende geben, wenn sie etwas sagen möchten. Manche Tools bringen eine “Hand heben” Funktion mit. Auch der Chat kann dafür genutzt werden.

Um Zugehörigkeit und Vertrauen aufzubauen, sollte von Anfang an sichergestellt werden: auch virtuelle Kaffee- und Mittagspausen sind geschützte Orte, in denen Vertraulichkeit zugesichert wird. Öffnet sich jemand aus dem Team und teilt mit, wie es ihr oder ihm geht, muss gewährleistet sein, dass dies den virtuellen Raum nicht verlässt und allen mit Respekt und Vertrauen begegnet wird.

Gerade im erzwungenen Home Office kann der einen oder dem anderen die Decke auf den Kopf fallen. Die Möglichkeiten, außerhalb der eigenen vier Wände zu arbeiten, sind sehr begrenzt, seht es trotzdem als Herausforderung nicht immer auf dem selben Stuhl am selben Tisch zu sitzen. Vielleicht könnt ihr euch zu einer virtuellen Mittagspause “im Freien” treffen - auf dem Balkon oder auf der Terrasse?

Gerade für die virtuelle Mittagspause bietet es sich an, etwas gemeinsam zu machen. Bestellt für das gesamte Team Essen ins Home Office, lasst allen ein Home Office Care Paket zukommen oder kocht gemeinsam, vielleicht sogar unter Anleitung. Für die gemeinsame Kaffeepause ist es eine schöne Idee, allen Kaffeetrinkern einen besonderen Kaffee nach Hause schicken zu lassen oder ein kleines Snack Paket.

Einmal ist besser als keinmal, aber noch besser sind regelmäßige gemeinsame virtuelle Pausen, beispielsweise als wöchentliches Event oder kurzer informeller täglicher Check-In. Manche Unternehmen richten sogar einen dauerhaften Coffee Channel ein, in dem sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit einwählen und austauschen können, wenn sie das Bedürfnis nach einer kurzen virtuellen Pause in Gesellschaft haben.

An der Kaffeemaschine gibt es keine Regeln, es wird über alles und nichts gesprochen, je nachdem wer sich gerade trifft. Es spricht vieles für diese Spontanität, aber sie kann auch eine Herausforderung sein, gerade wenn Menschen zusammen gebracht werden, die sich (noch) nicht gut kennen. Ice Breaker oder ein vorgegebenes Thema können die Atmosphäre auflockern und einen Rahmen schaffen. Beispielsweise könnte eine bestimmte Frage als Ausgangspunkt vorgegeben sein.

Auch der informelle Austausch über die Arbeit, die Projekte und das Unternehmen kann sehr hilfreich sein, beispielsweise für den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Es ist jedoch auch wichtig, abzuschalten und die Arbeit für 5, 15 oder sogar 30 Minuten zu vergessen. Gezielte Pausen, in denen das Thema Arbeit tabu ist, können diesen Ausgleich schaffen.

Regelmäßige virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen können gut für kleine Rituale im Team genutzt werden, sodass es eine feste Struktur gibt. Beispielsweise könnte das ein Reihum-Check-In über das Wohlbefinden sein oder die Frage nach dem letzten Wochenende oder ein Emoji Check-In.

Was macht man in einer virtuellen Kaffeepause oder Mittagspause außer gemeinsam Kaffee trinken und essen? Für mehr Abwechslung im Alltag haben wir euch 9 Ideen zusammengestellt.

Eine Idee besonders für größere Teams und Unternehmen: ein dauerhaft eingerichteter Coffee Chat Channel, der jederzeit verfügbar ist und den Gang zur Kaffeemaschine simulieren soll - manchmal ist schon jemand anderes in der Kaffeeküche und es ergibt sich ein kurzer Austausch, manchmal ist auch niemand da. Das Ziel ist es, immer eine Anlaufstelle zu haben, unabhängig von festen Terminen. Als Ergänzung dazu ist ein Chat Channel perfekt, in dem es nicht um die Arbeit geht, sondern gezielt der Austausch über andere Themen gewünscht ist.

Speed Dating mit Kolleginnen und Kollegen ist eine hervorragende Möglichkeit, sich gegenseitig besser kennenzulernen, ganz besonders auch zwischen verschiedenen Teams. Für eine sehr begrenzte Zeit treffen sich dafür je zwei Personen 1:1 im Videochat und tauschen sich aus. Hierfür können Fragen vorgegeben oder alles dem Zufall überlassen werden. Natürlich geht es anders als beim Speed Dating nicht um die Suche nach einem Partner, aber manchmal ergeben sich unverhoffte Gemeinsamkeiten und vielleicht sogar neue Freundschaften im Unternehmen.

Quizspiele sind eine gute Idee für etwas längere virtuelle Kaffeepausen. Jede und jeder tritt einzeln an oder Teams spielen gegeneinander. Die Fragen können allgemeiner Natur sein oder sich konkret mit der Branche und dem Thema des Unternehmens beschäftigen. Die Vorbereitung dieser Quizrunden kann eine weitere kreative Teambuildingmaßnahme sein: das erste Team denkt sich vorab Fragen und Antworten aus, die anderen Teams raten gegeneinander.

Kochen viele von euch gern? Gibt es Teamies mit ähnlichen Ernährungsgewohnheiten, Allergien oder Unverträglichkeiten? Der Austausch von Lieblingsrezepten kann eine willkommene Abwechslung sein, um einmal nicht über die Arbeit oder das Wetter zu sprechen. Für die virtuelle Mittagspause könnt ihr eine Kochchallenge veranstalten - jede und jeder kocht das Lieblingsgericht oder alle kochen dasselbe Rezept nach; wer es am schönsten angerichtet hat und innerhalb der vorgegebenen Zeit geschafft hat, gewinnt einen kleinen Preis - oder zumindest die Anerkennung des Teams.

Wer hat die schönste Kaffeetasse? Oder: wer gräbt den lustigsten oder hässlichsten Becher aus dem Geschirrschrank aus? Vielleicht gibt es sogar eine besondere Geschicht zu Tasse oder Becher. Ein Gegenstand und seine Geschichte können ein guter Ausgangspunkt sein, um die Teamies besser kennenzulernen. An Stelle der Tasse könnte das auch jeder andere Gegenstand sein, den alle zu Hause haben.

Es gibt nur wenige Menschen, die nicht gerne Musik hören. Neue Musik ist meistens willkommen, warum also nicht eine Unternehmensplaylist anlegen, zu der jede und jeder die Lieblingssongs hinzufügt. Vielleicht gebt ihr der Playlist ein Motto und spielt sie zum nächsten Teambuilding Event ab - die schönsten Sommersongs oder besonders kitschige Weihnachtslieder, alternative Holiday Songs oder schaurige Musik zu Halloween. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. In der Kaffeepause könnte jede den Lieblingssong vorspielen und mit den anderen teilen, warum er oder sie den Song so mag und was sie oder er damit verbindet.

Jede kann etwas, was andere nicht können. Jeder hat Erfahrungen, die für andere wertvoll sein können. Ein interessantes Thema kann ein “Tipp oder Hack des Tages” sein, in dem jeweils eine oder einer den anderen einen schnellen Trick beibringt oder einen Tipp gibt - der sich nicht auf die Arbeit beziehen muss. Es kann auch um jedes andere Thema gehen, das viele aus dem Team betrifft - Elternschaft, Ernährung, Sport, Reisen, usw.

In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe an Standard-Tools, die alle verwenden müssen. E-Mail Programm, Projektmanagementsystem, CMS, CRM, usw. Müssen einheitlich sein, um Effizienz zu gewährleisten. Oft verwenden einzelne jedoch weitere Tools zur Arbeitserleichterung, im Privaten sowieso - Browser Add Ons oder Apps zum Beispiel. Wer solche hilfreichen Tools verwendet, kann diese in der virtuellen Kaffeepause den Teamies vorstellen - wer weiß, wessen Leben oder Arbeit durch diese Tools einfacher wird!

Die meisten Menschen atmen nicht bewusst und sogar “falsch”. Für einen Moment der Entspannung führt eine gemeinsame Atemübung im virtuellen Meeting durch - für den Anfang vielleicht sogar unter Anleitung. Bonus: eine weitere Übung, für die ihr den Stuhl verlassen und euch bewegen müsst. Gerade inmitten eines langen Arbeitstages oder direkt zu Beginn am Morgen können schon kurze Übungen das Wohlbefinden erheblich verbessern!

Bei heycater! tun wir vieles für unser Teambuilding und haben zahlreiche Kunden dabei unterstützt, auch während der Pandemie den Zusammenhalt im Team zu stärken - sei das durch Goodies für das Home Office, gemeinsame digitale Erlebnisse oder komplette virtuelle Events. Sieh Dich bei uns im Marktplatz um, von der virtuellen Yogastunde über Kochboxen bis hin zu all inclusive Virtual Events ist für jedes Team etwas dabei.

Hast Du Anregungen für virtuelle Kaffeepausen oder Mittagspausen im Team bekommen? Teil diesen Artikel gern mit Deinen Teamies und lasst euch von unseren Ideen für eure nächsten Virtual Coffee Chats inspirieren!