Leitfaden Virtuelle Messe: Alle wichtigen Infos zur Online Messe

Eine virtuelle Messe, auch digitale Messe oder Online Messe genannt, ist eine ortsungebundene Messe. Ähnlich der Offline Messe ist die virtuelle Messe auf einen Messe- oder Veranstaltungszeitraum begrenzt und themengebunden. Wie auch bei einer ortsgebundenen Messe ist dieses Format häufig einladungsbasiert und der Zugang zur virtuellen Messe erfolgt über ein Ticket oder einen Zugangscode. Die Interaktionen zwischen Messeanbietern und Messegästen erfolgen digital und dienen, ähnlich zum konventionellen Messeformat, dem inhaltlichen Austausch, Werben und Netzwerken. Bei einer virtuellen Messe gibt es virtuelle Messestände, Workshop- und Meetingräume und Chats sowie virtuelle Präsentationen und Live Streams. Die virtuelle Messe kann im 2D oder 3D Format veranstaltet werden.

Der prägnanteste Unterschied zwischen den beiden Messetypen liegt in der Ortsgebundenheit. Die Offline Messe oder konventionelle Messe ist ortsgebunden, die virtuelle Messe nicht. Damit ermöglicht die virtuelle Messe nur eine virtuelle Begegnung zwischen den Teilnehmern, wohingegen die traditionelle Messe persönliche Interaktionen erlaubt. Die virtuelle Messe bedarf auch keiner physischen Infrastruktur und ist damit nicht nur geografisch sondern auch physisch unabhängig. Dadurch dass dieser Messetyp online stattfindet, benötigt sie keine Messebauern, kein Catering und keine Brandschutzverordnung. Zusätzliche Infrastruktur, die für die konventionelle Messe notwendig ist, wie beispielsweise Parkplätze, Security, WCs oder Messe Shuttle Service, sind bei der virtuellen Messe nicht erforderlich.

Aufgrund dieser Faktoren hat die virtuelle Messe eine leanere Kostenstruktur. Dafür ist die Basis für die Veranstaltung einer Online Messe eine Cloud- oder Software-basierte technologische Infrastruktur. Das heißt, für virtuelle Messen ist nicht nur eine Internetverbindung, sondern sind auch Tools zur Abbildung der digitalen Messehallen und Räume wichtige Voraussetzungen.

Ein Nachteil der virtuellen Messe ist der Mangel an persönlicher Begegnung und Interaktion. Die reale Begegnung ermöglicht ein höheres Maß an zwischenmenschlicher Verbindung und bietet auch eine bessere Auffassungsgabe von Gefühlen, situationsgemäßere Kommunikation und räumlicher Nähe.

Ein weiterer Nachteil der Online Messe ist der Mangel an Infrastruktur basierten spontanen Begegnungsstätten wie Flaniermeilen, Kreuzungen der Messegänge oder Besucherschlangen. Der Wegfall dieser Art von spontanen Begegnungsstätten kann allerdings zum Vorteil mit sich bringen, dass andere absichtlich virtuell abgebildete Begegnungsstätten wie virtuelle Cafés oder Chat Räume von den Messebesuchern höher frequentiert werden.  

Ein großer Vorteil der virtuellen Messe ist ihre wesentlich schlankere Kostenstruktur. Durch den Wegfall der Kostenpositionen Miete, Messebau, Sicherheit, Toiletten, Elektrik, Technik, Abwasser, Reinigung, Verpflegung und Reisekosten kann eine Online Messe zu einem Bruchteil der Kosten einer konventionellen Messe veranstaltet werden. Dies ist für Messeveranstalter und Teilnehmer ein großer Vorteil. Aus Sicht des Betreibers eines virtuellen Messestands fallen die Kosten für den Stand, die Standmiete und Bestückung sowie die Personalkosten auch wesentlich geringer aus. 

Das Segment der virtuellen Messen, virtuellen Kongresse und virtuellen Konferenzen gilt als starker Wachstumsmarkt. Veranstalter und Teilnehmer adaptieren sich zunehmend auf diese Online Formate und die Lösungen und Tools zur Darbietung dieser sophistizieren sich jährlich enorm. Das Wachstum des weltweiten Markts für virtuelle Events, worunter auch virtuelle Messen fallen, ist laut grandreviewresearch zwischen 2020 und 2027 mit einer jährlichen Wachstumsrate von 23,2 % prognostiziert.

Sehr praktischer Vorteil der virtuellen Messe ist die örtliche Unabhängigkeit. Damit wird nicht nur der Aufwand für An- und Abreise gespart, sondern auch Reise- und Übernachtungskosten. Es können so auch mehr Teilnehmer teilnehmen, da es keine Kapazitätsgrenzen gibt wie bei physischen Messen.

Ein besonderer Vorteil der Online Messe ist der Nachhaltigkeitsaspekt. Geringere bis ausfallende Reisekosten sparen CO2. Durch den Wegfall von sanitären Anlagen, Kostenpositionen für Strom, Frischwasser und Abwasserentsorgung ist die virtuelle Messe der nachhaltigere Messetyp. 

Die virtuelle Messe kann dadurch, dass sie digital ist, besonders gestaltet werden. Für Messeveranstalter und Standbetreiber birgt diese Form Freiraum für 2D oder 3D Visualisierung der Messe und auch enormen Interior Design Freiraum. So kann beispielsweise eine virtuelle Messewelt komplett originell designt werden ohne logistischen Aufwand. Das lässt viel Raum für Kreativität und individuelles Design. Dadurch, dass die Gestaltung der Online Messe virtuell ist, ermöglicht sie auch ein höheres Maß an Flexibilität und kann in kürzester Zeit abgeändert werden.

Besonders der Aspekt der Hygiene und Sicherheit ist ein wesentlicher Vorteil der virtuellen Messe. Es bedarf keiner Einhaltungen von Hygienevorschriften, Gäste können sich sicher von überall einwählen und in Zeiten von COVID-19 lässt sich somit eine Großveranstaltung unter höchsten Sicherheitsbedingungen realisieren. Damit sind Veranstalter von virtuellen Messen unabhängig von aktuellen Bestimmungen, neuen Wellen und der Unsicherheit, die die Pandemie für die Planung bedeutet.

Ein weiterer Vorteil der virtuellen Messe ist die Möglichkeit ein so genanntes Shadow oder Twin Event zu einer konventionellen Messe zu kreieren. Besucher können somit bei Bedarf konventionell bei einer physischen Messe teilnehmen und Messebesuchern, denen die physische Präsenz nicht möglich ist, können virtuell teilnehmen. Dies ermöglicht Reiseveranstaltern noch größere Reichweite und bietet ein höheres Maß an Flexibilität.

Eine virtuelle Messe hat auch in Bezug auf Branding starke Vorteile. Durch die Individualisierbarkeit der technologischen Lösungen ermöglicht die Online Messe den Veranstaltern an wesentlich mehr Kontaktpunkten das eigene Branding zu integrieren. Von der Registrierungsmaske, über die Messe-App bis hin zum Messestand Branding und dem Versenden von gebrandeten Messe Boxen an die Teilnehmer bietet dieses Format weitreichende Möglichkeiten. Personalisierbare Boxen für die Teilnehmer Deiner Messe findest Du hier.

Die virtuelle Messe hat theoretisch keine Begrenzung in ihrer Teilnehmerzahl. Das schafft einen hohen Vorteil in Punkto Reichweite, da sich damit geografische Limitationen komplett auflösen und Teilnehmer global partizipieren können. Durch diesen Vorteil erhöht sich das Umsatzpotenzial für die Messeveranstalter und Standbetreiber.

Ein weiterer Vorteil der virtuelle Messe ist die bessere Nachvollziehbarkeit ihres Erfolgs. Die Anzahl der Messeteilnehmer, der Zeitraum ihrer Interaktion an bestimmten Ständen, Treffpunkten und Präsentationen kann in Echtzeit und im Detail getrackt werden und Messebetreiber können somit schneller und genauer die Performance Deiner virtuellen Messe auswerten. Wichtige Messekennzahlen, Messe KPIs, werden also effizienter erfasst, und Verbesserungen können schneller umgesetzt werden. 

Wie schon oben in den Vorteilen erläutert, ist die Online Messe eine kostengünstige Alternative zur konventionellen Messe. Der Wegfall von großen, Kosten treibenden Positionen wie Miete und Overhead (Wasser, Strom, Technik, Sicherheit, Sanitäre Anlagen, Reisekosten, Beschilderung und Catering) ermöglicht es den Veranstaltern von virtuellen Messen wesentlich schneller rentabel zu sein. Wo der Wegfall dieser Positionen ein starker Kostensenkungshebel ist, ermöglicht das Online Format eine vielfach höhere Teilnehmerzahl und zieht daher einen zusätzlichen Profit Hebel mit sich.

Allerdings müssen sich die Gestalter von virtuellen Messen auf das professionelle Streaming Technik Setup in der Kostenplanung vorbereiten. Der zusätzliche Koordinierungsaufwand kann je nach Teilnehmerzahl, Anzahl der Messestände, Breakout Rooms und Bühnen die herkömmlichen Kosten erhöhen. Darüber hinaus sind Online Messen im Vergleich zu traditionellen Messen und Trade Shows noch nicht soweit verbreitet und für viele Besucher neu. Für diese erhöhte Anzahl an “Neuankömmlingen” wird gegebenenfalls ein personell höher besetzter Service Desk benötigt. Darüber hinaus braucht es bei einer virtuellen Messe eine Plattform oder Software für Online Messen. In diesem Bereich gibt es zahlreiche sehr unterschiedliche Anbieter. Durch das starke Wachstum in Segment der virtuellen Messen, werden auch mehr und mehr Unternehmen in diesem Sektor gegründet. Weitere Infos zu Online Event Plattform und Virtual Conference Software Anbietern findest Du in unserem Fachartikel dazu.

Ein letzter Kostenhebel besteht darin, dass Speaker nicht in Tagessätzen abgerechnet werden müssen. Wo bei einer konventionellen Messe Keynote Speaker persönlich anreisen und nebst dem Präsentationstag noch halbe Tage für An- und Abreise abgerechnet werden, kann eine Online Messe sogar auf Stundenbasis abgerechnet werden.

Auch für digitale Trade Shows und Online Messen gibt es professionelle Anbieter, die Messeteilnehmern etwas ins Home Office oder zum jeweiligen Aufenthaltsort verschicken. Dies können entweder Verpflegungspakete, Geschenkpakete, Utensilien aber auch Food oder Snack Boxen sein. Hier lassen sich persönliche Grußkarten oder individualisierte Merchandise Materialien platzieren. Für Dich als Messeveranstalter oder Standbetreiber auch eine Gelegenheit über bezahlte Partnerschaften dazu zusätzlich zu verdienen. Ein großes Angebot dieser Boxen findest Du bei heycater! im Marktplatz.

Die gute Planung der virtuellen Messe als Kern ihres Erfolgs. Im Folgenden wollen wir auf die einzelnen Planungsschritte zur erfolgreichen Umsetzung einer Online Messe eingehen. Die Planung einer Online Messe wird in 10 wesentliche Schritte unterteilt.

Definiere Dein Messekonzept genau. Was ist die Vision Deiner Online Messe? Wen soll sie ansprechen? Was sind die Ziele Deiner Messe, Deine wichtigsten Unterprojekte und wie misst Du den Erfolg der Veranstaltung? Schreibe ein Konzeptpapier für die Messe und beantworte darin diese wichtigen Fragen.

Gestalte die Stände Deiner virtuellen Messe. Wie sind diese angeordnet, wie groß sind sie und wie sind sie gestaltet? Plane hier auch ein, dass sich die Standbetreiber möglicherweise mit ihrem eigenen 2D oder 3D Design aufstellen wollen.

Bereite die Marketingmaterialien für Deine virtuelle Messe genau vor. Welche bezahlten und unbezahlten Marketingkanäle möchtest Du für die Bewerbung Deiner digitalen Messe nutzen? Möchtest Du einen eigenen Newsletter kreieren und Präsenzen auf Social Media Kanälen anlegen? Möchtest Du Deine Messe auch über Anzeigen vermarkten? Gegebenenfalls möchtest Du Deine Messe auch offline bewerben. Plane die Marketingstrategie Deiner Messe genau und bereite sorgfältig Deine Marketingmaterialien auf.

In diesem Schritt steht das Konzept und Marketing Deiner Messe bereits. Mit diesen beiden Eckpfeilern kannst Du nun Standbetreiber bewerben und eine Liste der gewünschten Redner angehen. Plane für diesen Schritt genügend Zeit ein und zögere nicht, Deine favorisierten Partner mehrfach zu kontaktieren.

Plane Dein Programm für Deine virtuelle Messe genau. Im Vergleich zur konventionellen Konferenz gibt es bei Online Konferenzen häufig einen nahtloseren Übergang der Programmpunkte um die Aufmerksamkeit und Partizipation der Besucher vor dem Screen möglichst hoch zu halten.

Plane die Einladungen Deiner virtuellen Messe genau. Die Frage "Ist die Teilnahme der Besucher begrenzt oder kann jeder teilnehmen?" ist genau zu definieren. Wieviele Gäste sollten teilnehmen, damit die Messe sich rentiert? Gibt es eine Unterteilung in Frühbucher, VIPs oder Gruppenbucher? Entwickle hier eine gute Strategie für das Einladungsmanagement.

Lass Dir für den reibungslosen Ablauf Deiner virtuellen Konferenz alle Präsentationen vorab zuschicken. Achte darauf, dass die Dateiformate kompatibel sind mit Deinen Tools und checke die Inhalte einmal vorab auf Rechtschreibung und Qualität. 

Plane mit den wichtigsten Akteuren Deiner Online Messe einen Dry-run. Übung macht den Meister! Bereite Deinen Teilnehmern im besten Fall die Skripte vor und versuche, einmal den Ablauf zu üben. 

Bei der Durchführung einer virtuellen Messe ist professionelles Event Management gefragt. Stell Dir ein Team zusammen mit Event Managern und erfahrenen Projektleitern.

Die Nachbereitung Deiner Online Messe ist mindestens genauso wichtig wie die der konventionellen Messe. Bedanke Dich persönlich bei allen Teilnehmern und besuchern. Hol Dir ausführliches Feedback ein und fasse Deine Learnings zusammen. Bereite Erinnerungen und Highlights auf und platziere diese nicht nur in den Nachbereitungs-Grüßen sondern nutze diese Unterlagen auch zum Bewerben der Folgeveranstaltung. Denn was im konventionellen Event Management gilt, gilt auch für die virtuelle Messe - nach der Planung ist vor der Planung!

Die virtuelle Messe ist nicht nur während der Pandemie ein Thema, sondern wird auch über 2021/2022 hinaus an Beliebtheit steigen. Die vielen Vorteile - geringere Kosten, größere Reichweite - machen die Online Messe zur attraktiven Alternative zu hybriden und In-Person Messe.